电力基建项目档案管理现状及对策

高亚娟

浙江省电力建设有限公司

电力基建项目建设与基建项目档案是密不可分的关系，两者相辅相成。电力基建项目档案应满足建设项目各项工作以及竣工后生产运行、设备维护、改（扩）建的需要，也要具有给其他同类型基建项目参考的价值。

1 电力基建项目档案管理现状

电力基建项目具有施工工期长、工程量大、参建单位多、涉及范围广等特点，导致电力基建项目档案管理出现档案意识薄弱、制度不统一、监管力度不够、全过程控制力度不够等问题。

1.1 全员档案意识薄弱

一是领导层面档案意识薄弱。项目领导者的档案意识决定了项目档案管理的工作质量。在实际建设过程中，领导重视工程建设进度、质量、安全、造价，往往忽视档案管理。二是普通员工档案意识薄弱。员工只关注项目实体建设情况，对档案管理普遍存在应付态度。

1.2 制度不统一及监管力度不够

在项目建设过程中，参与建设的施工单位较多，部分单位对档案管理的标准、规范不熟悉，制定的档案管理制度和业务规范缺乏操作性和指导性。在实际工作中，有些参建人员无视制度，档案形成与工程建设不同步，普遍需要后期补档案，严重影响档案的真实性和有效性。监理监管力度较为薄弱，审核文件材料不认真，往往存在缺漏现象。

1.3 超前意识及全过程管理不够

电力基建项目档案管理会出现文件收集不全、归档滞后及大量返工的现象。比如，招投标文件是特别容易收集不齐全的，它们可能散落在工程人员、计划合同部或者招标代理机构各处，而且招投标工作时间较长，容易造成文件缺失。比如，设备文件存在未及时移交现象。比如，施工文件归档滞后也是普遍现象，档案管理比较滞后靠后，文件质量也会打折扣。文件的大量返工主要由于签章不全、表式及编码错误而引起。

2 电力基建项目档案管理的对策

2.1 增强全员档案管理意识及素质

领导层面，不仅要重视项目建设实体，也要重视项目档案管理。积极组织员工学习档案管理的相关法律法规等，在日常工作中支持项目档案负责同志，帮助其解决遇到的棘手难题。档案管理人员是档案的直接管理者，档案质量的好坏很大程度上取决于档案管理人员。要通过档案管理上岗培训和继续教育，不断提高档案管理人员的业务工作水平。同时，要创造机会，支持鼓励档案管理人员参加档案专业技术交流，增加档案管理工作经验。

2.2 统一管理制度，加大监管力度

《档案法》规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则。这就要求建设单位制定统一的管理制度和业务标准，有效地避免标准不统一的现象。各参建单位可以根据自身企业管理特点制定实施细则，以实现更好的管理。管理制度应严格明确工作流程和职责范围，谁施工谁负责，谁形成谁负责。应建立以项目建设单位为主的档案管理网络体系，把项目文件的收集、整理、归档职责纳入各参建单位及有关部门的职责范围或岗位责任制，建立考核机制，实行统一管理。档案管理网络体系的组成包括由各参建单位主要负责人组成的档案管理领导小组，由各参建单位专兼职档案人员组成的档案管理工作小组，它们各司其职，确保制度的有效实施。

要秉承“小业主大监理”的理念，充分发挥监理监管作用。监理应充分发挥优势履行好职责，对所有施工文件、调试文件把好第一关，除了要保证文件内容的有效性和真实性，还要检查文件表式、签章是否齐全等，在源头上杜绝不合格文件，避免质量问题造成的返工。在每个单位工程开工、竣工验收报审、土建、安装、调试中间交接、各阶段验收时，认真检查参建单位的施工文件是否齐全，对缺漏的不予进行下一步工作，做到档案管理与建设工程同步。

2.3 加强档案超前管理和全过程管理

档案管理人员应该有超前管理的意识。加强电力基建项目档案全生命周期管理，紧紧抓住工程建设前期这个时段，主动与有关部门联络，掌握招投标工作计划和施工图出图计划，确定负责移交招投标文件和催要施工图纸的联系人，及时向联系人收集完整的招投标文件及合同和施工图，避免到施工阶段或后期再去催要，这样可以有效避免文件资料的缺失。

档案管理需要全过程控制。在事前控制方面，档案管理人员要确保每家参建单位用统一的表格样式、编码体系，避免后期因表式及编码问题而大量返工。在事中控制方面，要建立台账，对文件的收集情况和流动情况做到心中有数，也能方便因人员流动而进行的交接工作。在事后控制方面，对于各项检查及需回复的联系单，在检查结束及联系单发出后进行追踪，及时闭环。

2.4 打造“模板工程”，把好质量关

为保证施工单位移交的竣工档案质量标准统一，可以推行“模板工程”归档移交办法。建设单位可以在监理单位的帮助下，根据施工进度，选择一个早期竣工的土建单位工程，将其打造成符合档案归档要求、案卷质量高的“模板工程”，供其他参建单位参考，可以直观地指导竣工档案归档。统一聘请专业扫描公司进行档案数字化扫描，确保竣工文件扫描质量，实现电子版档案与纸质档案同步归档。

建设单位档案管理要把好每个阶段工程文件的质量关。项目档案管理虽纳入合同管理，但对施工单位来讲，合同并不能完全起到约束作用，关键还得靠工程款的约束。要逐步将施工文件收集归档的及时性和文件质量作为办理施工单位工程决算、支付工程款的前置条件，从而更好地保障施工竣工档案的质量。