名医档案建档管理的实践思考

2018-01-24 16:12黄玉增
关键词:名医医院材料

黄玉增

金华文荣医院

1 建立名医档案的意义

1.1 建立名医档案,避免资源散失

名医档案是知名专家在医疗实践活动中形成的,记载其生平历史、专业成就、社会贡献等方面内容的档案。名医档案是参与医疗等社会活动和所获成果的详细资料,是编修史志、学术研究的可靠材料,是加强档案文化建设的宝贵资源。

1.2 有利于名医资源的开发利用

“名人效应”决定了名医档案具有很高的开发利用价值。名医们的临床经验总结和医案原稿、科研成果都是宝贵财富,及时收集整理开发利用,能为后人留下可资借鉴的档案资料。名医档案工作使流散在个人手中的资料、科研成果世代相传,医方和医术得到继承和发展,同时也能够比较系统地展示名医的成长过程、生活历程,还可为编史修志提供丰富翔实的材料。

2 名医档案的整理

2.1 名医档案的归档范围

名医档案的归档范围可分为以下几类;

(1)纸质材料(主要材料)。①生平材料类:自传、回忆录、日记等;②学术成就类:科研成果、著作、学术论文等;③业务考核类:技术职务评审表、业务考绩档案、年底考核表等;④社会活动类:重要社会活动的文字材料,国内外各种报纸、杂志新闻报道、活动的介绍和评价,等等。

(2)声像材料。如照片、录音录像、新闻、网络媒体的传播资料等。

(3)实物材料。①聘书证书类:国内外医疗机构、学术机构、学校、社会团体组织发来的聘书、资格证书等。②荣誉类:各类荣誉证书、奖状、奖章等实物。

2.2 名医档案的整理

(1)建立名医档案的对象。主要有:院学科带头人;具有正高级职称的医务人员;经国家、省表彰嘉奖的医务人员;国家级学会会员;其他在社会上有名望的医务人员。

(2)名医档案整理的原则。以档案整理的方法为依据;遵循名医档案形成的客观规律;保持名医工作学习和生活的原貌。

(3)名医档案的整理方法。在整理过程中应根据实际情况采用不同的整理方法。第一,文字材料参照文书档案立档要求组成保管;第二,声像材料参照声像材料的要求及有关规定组成保管;第三,实物应根据不同形式按时间顺序组成保管。第四,利用扫描和拍照等技术,以图像的形式将各种材料存入计算机系统,形成电子文件册。

3 建立名医档案中的困境

纵观各地名医档案工作现状,不容乐观,在数量和质量上都存在着一些不足,主要表现在以下几个方面。

3.1 制度不健全

没有出台国家层面的名人档案管理办法。各级各类医院档案管理部门有关名医档案管理的规章制度不健全,对名医档案的界定、归档范围划分不够明晰。如现存的多数名医档案只是“名医”学历和荣誉的简单记录,大多带广告性质,主要用于医院宣传,而反映这些专家医疗学术水平、科研成果等方面的重要材料却没有得到及时、完整的归整。

3.2 归档意识薄弱

名医档案有些是在公务活动中形成,有些是在其私人活动或个人生活中形成,大部分人都认为这是个人财产,多数保存在名医自己手中,因归档意识薄弱,他们不愿或不主动将这些资料交由档案部门保管,使名医档案的建立更加困难。

3.3 沟通不力,重视不够

一是名医档案具有“私有”的特点,档案管理人员如果工作不主动,或缺乏沟通能力,往往得不到名医档案持有者的积极配合,造成工作无法开展。

二是领导没有给予足够的重视,档案部门在人力、财力、设备上捉襟见肘,往往心有余而力不足。

4 推进名医档案建档工作的若干措施

4.1 创造良好的管理条件,建立健全管理制度

创建标准的档案保管库房、完善机构、建立各项规章制度是做好名医档案工作的前提。首先,对名医要有一个清晰界定,对归档范围、征集方式、所有权保护、利用权限等做出明确规定,以解除名医档案持有者的思想顾虑。其次,档案部门要增加投入,提升硬件配置水平,科学设置名医档案,制定规范的管理制度,提高名医档案工作的成效。

4.2 加大宣传力度,提高做好档案工作的自觉性

一是利用各种宣传媒体,大力宣传建立名医档案的意义和作用,提高做好名医档案工作的自觉性和责任感;二是充分利用已归档的名医档案做好示范工作,让人们认识到名医档案材料集中管理的好处,让对归档的作用持怀疑和曲解的名医及家属了解并支持这项工作,也让更多人参与和支持名医档案工作。

4.3 采取灵活的征集方式

由于名医所取得的成果和荣誉来之不易,是他们非凡的生命历程的印证,有些重要的档案材料是个人珍藏,属私人所有。因此,仅靠传统的一纸行政公文的收集方式是行不通的,必须采取新的灵活性方式收集。

一是与名医建立一对一联系,直接征集。对老年名医,要抓住时机,用重点抢救的办法开展收集工作;对年轻名医,以跟踪了解为主,在不影响他们工作的前提下,有计划地上门收集。征集时,要多向征集对象宣传法规,还可以邀请他们到档案管理现场参观,使他们对档案部门的安全性、保密性及保管条件有充分的了解,从而消除内心疑虑,不断提高认识,增强其将名医档案资料归档管理的主动性和自觉性。二是要疏通渠道,多方收集。

首先,负责征集工作的人员,平时应多关注有关名医的信息,注重与名医或其家属的联系和沟通,适时宣传有关的档案政策规定,说明建立名医档案的意义,耐心解答其提出的问题。

其次,征集人员要根据具体情况,讲究工作方法和技巧,要有耐心和毅力,认真听取征集对象的意见,让名医及其家人消除顾虑,增加信任度,以确保名医档案安全进馆。

最后,征集工作要抓典型,以点带面。在本医院选一两位影响力大的名医作为典型,为他们建立一套完整的名医档案,起到引领和示范作用,以此推动名医档案的良性发展和规范化建设。

4.4 加强名医档案的开发利用

一是为医院编写院志提供丰富的材料。名医档案不仅仅记录和见证了一位名医诞生的过程,同时也见证了某一医学领域从无到有、从弱到强逐渐壮大的发展历程;不但是名医专家学术方法、学术精神和学术思想的总结和记载,同时也系统地展示了医院历届领导的管理思想,是书写医院历史沿革、编写院志不可缺少的历史材料。名医档案的集中管理,能够为编史修志提供丰富翔实的档案资料,有利于医院档案资源的充分开发与高效利用。

二是积极发挥名医档案的经济价值。名医都在医学某一领域有较深的造诣,他们勤奋敬业、敢于创新的精神,严谨的科学态度,认真负责的工作作风影响教育了年青一代。可以说一位名医能带动一个临床学科的医疗、教学和科研工作。因此,我们应继承开发名医档案,充分挖掘名医档案的价值,使名医档案为医院及社会各方面充分利用。

三是推动医院文化建设。名医档案蕴含着医院的办院宗旨、院训等文化理念和核心价值观,延续着医院自然形成的文化精神,是医院文化的特殊载体,所以将名医档案运用到医院文化建设中,能够凸显它的时代精神、历史精神和人文精神,有助于医院文化的传播创新和发展。

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