关于电子学籍档案管理的思考

彭艳晶

浙江省杭州第二中学

随着电子学籍管理工作的不断深入与推广，新的文件形式、新的业务流程不断挑战着传统的学籍档案管理方式，大量电子文件的形成，也对新形势下的学籍档案管理工作提出了新的要求。

1 新形势下学籍档案管理的新变化

1.1 管理对象发生变化

“互联网＋”模式下，档案管理工作流程延伸至文件形成之前。由于电子政务的需要，对现行文件的要求，不仅出现在传统的管理环节，更提前至文件形成系统的规划、设计、开发环节，档案工作的参与人员也拓展至电子政务系统的设计开发人员。而在后期的档案管理中，由于“互联网＋政务服务”的推广和应用，政府的部门与业务流程发生整合变化，这必然导致传统的档案文件分类方式发生改变，“一张网”模式下的联合办公，将打破已有的部门档案分类，催生更多的联合档案、联合卷宗，以及联合的档案存储与档案开发应用服务中心。

1.2 管理方式发生变化

电子文件的归档可分两步进行，先实时进行逻辑归档，然后定期完成物理归档。逻辑归档是指文件的形成部门定期将文件的逻辑地址通知档案管理部门，而文件本身并未发生转移。物理归档则是通过各种途径、载体将文件实体转移到档案主管部门的存储设备中。在网络平台上，档案管理者不一定要拥有档案实体才能实现对档案的检索、统计、开发利用。档案管理权限转移的延迟导致档案管理的周期划分变得模糊，传统的档案管理原则与方法也不再适用。

2 现行学籍档案管理模式中存在的问题

2.1 档案更新有赖人工

电子学籍系统的推行保证了学生学籍信息更新的快速同步，但它依然存在对管理员采集信息的依赖性。目前的学籍系统，并没有同步开放学生用户登录权限，学生无法实时地修改自己的个人信息，而必须依靠全省大量的学籍管理员的主动采集与主动录入。这就导致学籍档案信息失去了时效性与准确性，高中毕业证书上的照片还是学生戴着红领巾的照片、学生信息里的家庭住址联系方式已失效多年，诸如此类的问题时有发生。

2.2 缺乏统一有效的认证

学籍信息系统和各个学生成长管理信息系统各自运作，形成的电子档案有各自不同的有效性认证方式，有的是水印，有的是电子签章，有的则需要打印后由学生重新确认、签名才能完成档案的认证。如学生办居住证需要的学籍证明，根据公安部门的要求，要先由学籍系统打印基本信息表，再由学校确认、签字并盖学籍管理专用章方可生效；而学生办医保需要的在读证明，则无统一格式，只需学校出具证明并盖学校公章即可。在整体的学籍管理流程中，对档案的连续性和一致性缺乏整体的考量，对档案的原始属性造成了一定的伤害。

2.3 系统资源利用低下

电子化的学籍管理，衍生出了诸如学籍管理系统、综合素质评价系统、考试报名系统等多个子系统，普通高中学生毕业档案需多个系统之间进行信息整合方能形成。电子档案最终还是要以纸质档案的形式呈现，以致纸质档案的制作成为多个系统信息更新之后的最后一个环节，也是电子资源未被彻底利用的表现之一。

3 新形势下完善学籍档案管理的对策建议

3.1 实现文档一体化管理

根据文件连续体理论，档案工作者可以在文件运动的任何阶段对文件进行管理，即可以把档案工作提前到文件管理的前端环节。在现行的学籍档案管理模式下，文件和档案的管理是分开进行的，而电子文件由于具有流动性、不稳定性、系统依赖性以及与载体的可分离性等特征，致使档案管理部门很难确保电子文件作为档案具有的原始性和凭证价值。如果学籍管理部门从源头开始介入电子学籍文件的管理工作，担负电子学籍文件的全程管理，将使文件的真实性、完整性、可读性得到有效控制。在电子学籍管理系统中设立覆盖全系统学籍管理流程的档案控制环节，将学籍档案管理工作前置，将实现有效的文档一体化管理，从而解决学籍档案的认证、更新等问题。

3.2 完善集中管理规范

随着“互联网＋”模式下政府功能的重新整合，以及“最多跑一次”改革的积极探索和推进，学籍档案管理工作也应向着更便捷的方向优化。学籍管理部门应及时调整思想，转变思路，摒弃不合宜的、墨守成规的学籍档案管理方式，制定新的学籍档案管理流程与标准，明确档案管理的组织与职责。对现有的多个学籍信息系统进行整合，建立各个系统之间的数据联系，保证档案信息更新的时效性与一致性。

3.3 进一步加强技术保障

要使电子档案拥有档案的凭证价值，就要保证电子文件的真实完整。捍卫电子文件的真实完整是学籍系统电子化面临的一大难题，解决了归档工作的“快”，更要保证归档工作的“准”。而电子文件的易更改性、软硬件依赖性都会给电子档案的凭证价值带来损害。要专门就电子申请、电子签名、电子证照、电子归档等制定相应的规定，规范数据的入口与出口。如：设计符合安全规范的电子签名，与本人签名具有同等效力，可以作为档案真实性、有效性的认证；使用电子印章系统，使电子学籍文件转化为纸质档案的时候不必重新盖章认定。

综上，“互联网＋”形势下的电子学籍管理是一个系统工程，它的探索先行，不能落下学籍档案管理这一重要环节。作为学籍档案部门，既要遵守学籍档案管理工作的优良传统，对于档案的真实性全面负责，又要积极探索开创新的学籍档案管理工作思路，从观念与方式、标准与规范上努力创造与新形势建设相适应的条件与环境，将学籍档案工作融入“互联网＋”学籍管理的建设之中，共同应对所有的问题与变化。