探究信息化技术在行政办公中的应用

吴 知

（江苏护理职业学院 江苏淮安 223001）

引言

世界的发展变动节点实际上都是以变动传统行为和物质的基本模式为特征，而信息化技术就是现代社会中变动特征最为明显的技术发展分类。以行政办公为例，其工作中涉及到的信息整合、指令下发、档案调动等内容在常规工作流程的状态下，体现为实体工作、文本记录、口头传达等行为模式。[1]

一、行政办公系统评价体系的构成

1.完善综合评价方法。一是加大对企业行政办公系统“一致性、高效性、有效性、安全性” 建设的支持力度和推进程度的评价。二是在评价指标设置、权重分配中充分考虑任务承担工作量和完成质量等因素，引导行政办公系统将工作重心转变到建立能力、完成任务上来。 三是充分量化指标，避免模糊性表达及指标设定，以便各业务条线在推行及自检过程中有据可依。 四是尝试在部分条线推广交叉复核机制的运用，在评价过程中促进行政办公业务条线相互学习和借鉴。（2）优化综合评价结构在综合评价的整体框架内，简化业务条线评价维度，优化条线设置，针对企业职能设置的实际情况，设置类似督办工作、接待办会、信访工作、公文管理、档案工作、外事工作、信息工作、保密工作、值班工作、治安保卫、公务用车等多个行政办公业务条线。[2]

二、目前信息化技术在行政办公应用中的问题

1.信息的防护水平低

由于科技的飞速发展，计算机技术与网络技术得到了有效的刺激，网络早已走进了千家万户，实现网络管理规范化的难度大幅度增加。在信息办公环节，非法分子借助行政机关信息办公中存在的漏洞，盗取或篡改有关资料，导致行政办公系统无法正常运行以及资料丢失等风险的发生。此为目前信息化办公环节内亟待解决的主要问题。就目前形势而言，国内行政办公的信息化建设依旧存在许多的不足，对于信息化建设环节产生的安全问题，并未给予合理的应对与预防措施，对于信息安全的防护不够重视。行政单位在网络平台的构建环节内，因为技术的缺失与投入的精力较少，并未配备相应的防护机制与技术保障机制。[3]

2.行政机关获取信息渠道较少

在获取信息渠道方面较缺乏主要体现在政府的网站上，现阶段有60%的政府网站上的信息内容都是有限的，特别是在一些开发较落后的地区基本就是将政府中的公函展示在行政办公的网站中，其主要的原因是我国政府对信息资源的开发力度不够，进而无法对信息数据进一步处理而展示给民众。除此之外，还有些政府网站中形同虚设，个别网站还存在着实质性内容不多而商业性广告占据了大篇幅的现象，同时还存在着网站中的分栏点击后根本没有任何内容。总之，我国行政机关需要加大力度来获取信息，对行政信息资源进行有效整合。

3.对信息化技术的认知存在问题

各政府机构对办公的信息化建设不够重视，对信息化的行政处置方式不够了解。信息化的办公形式，让行政办公的效果必须做出改善，办公环节必须变得更为透明化与标准化，此为行政机构与各阶层工作者反对与不重视信息化建设的重要因素。信息化建设提高了对行政人员的监管力度，让他们必须提升自己的专业素养，导致随着办公透明程度的不断加深，行政工作者的权力也受到了一定的约束。信息化行政网络的构建能够促使国内行政办公的合理化与标准化，从根本上提高国内行政体制建设与办公效率。有些行政工作者仅重视自己的利益，却忽视了国家的利益。

三、改善国内行政办公信息化建设的有效措施

1.强化对行政信息的保护力度

强化对行政信息的保护力度方面，可以从强化网络防护技术和安全技术这两个层面做出努力，并在这个前提下，构建健全的应急中心。如此就能降低政府信息被盗和篡改的可能，从而在某种水平上将信息泄露的危害控制在最小水平。此外，针对政府内的局域网包含的信息应当给予充分的重视，因为这些信息在联网之后，才会实现资源共享，如此在联网之后就会面临被黑客攻击的风险，所以在日常办公的环节内，应当指派相关的计算机专家对政府内部的计算机做好防护工作。

2.对行政信息资源进行有效整合

为了更好的对行政信息资源进行整合，首先要加大政府信息资源的开放力度，向民众公开行政办公的流程以及每个对应部门的职责，进而能够保证行政办公的公开化与透明化，进而使得政府信息能够发挥出其存在的价值，有效促进了政府的社会效益和经济效益。同时，还需要将地方政府的行政信息的关闭形式进行改善，加强对信息资源的开发力度以确保对政府信息资源库更好的整合。加强行政办公的通信设备，为我国行政办公信息化提供有利的根底。

3.提高相关人员职业素养

为提升行政办公人员的职业素养和工作能力，政府机关必须通过多种方法在提升人才保障方面努力。常用的方法有社会招聘、考试等，此外还可以通过奖励、激励等利好制度来维护当前的专业人才。针对工作培训的内容，切入点可以是行政办公信息化技术、知识与职业道德等不同内容，目的在于提高当前在职人员的综合素质，有效提高行政办公的办事效率。由此可见，由于当前计算机科技与互联网技术的飞速发展，迫使行政办公人员不得不快速提高个人的工作能力。此外，行政机关可以建立对员工终身教育的模式，从而全面实现提高在职人员综合办公能力的水平。并且，办公信息化的落实，极大程度上缩短了办公人员处理日常业务的时间及精力，从而为员工终身学习创造了机会。

结语

现阶段，国内越来越重视行政管理工作中的信息化建设，同时带来的还有诸多的问题，阻碍了行政网络信息化程度的构建。当前由于信息技术的进一步普及，加上国内关于行政办公电子化及信息化建设的需求，以及信息技术能够显著提升办公水平的现状，导致进一步深化行政办公的信息化势在必行。在行政信息化的构建过程中，需要从不同的层面分析问题出现的原因，为相关单位树立正确的观念，不断完善自身。此外还要采取有效的安全方式确保信息的安全性，进一步提升行政信息的安全性及系统构建的完整性。