信息技术在社区教育档案管理中的应用

李亚娇

（吉林省洮南市司法局 吉林白城 137100）

随着社区教育工作的蓬勃发展，社区教育档案管理工作也在有序发展进步。随着信息技术的普及，档案管理信息化成为国家社会信息化发达程度的重要标志之一。在当今信息飞速发展的数字化时代，如何将信息技术应用在社区教育档案管理中，提高档案信息共享度、提高档案信息利用率，改进传统的社区教育档案管理工作，逐步发展电子化档案，应该是当前档案管理面临的一个发展机遇，也是今后档案管理必经的阶段。值得大家共同探索与思考。

一、当前社区教育档案管理现状

社区教育工作起步较晚，个别部门对社区教育工作重视程度不高，档案意识不强；社区教育档案管理规章制度尚不健全；社区教育管理档案仍旧停滞在传统的档案管理中，侧重纸质文件的保存；社区教育档案管理局限于收集保存鲜有开发利用；社区教育档案管理人员缺少档案管理知识技能、信息技术能力滞后。部分档案资料保存不全、查询不便。尽管有些基层单位已经建立部分电子文件进行了分类收集与整理归档，但仍未能建立覆盖面较大的档案数据库管理系统。社区教育档案管理工作面临着不容忽视的困境和难题。

二、信息技术在社区教育档案管理中应用的几点建议

1.实现档案内容采集、信息查询、档案分类、档案保存信息化。社区教育内容方式多样，包括在职人员的岗位培训、下岗失业人员再就业培训、老年人群社会文化活动、弱势人群提高生存技能培训、外来人群适应城区社会生活培训、婴幼儿教育、青少年学生的校外素质教育，科普教育、家庭教育、法制教育、富余农村劳动力转移培训教育等等。以往传统的社区教育档案内容采集、信息查询、档案分类、档案保存方式方法不能满足当前社区教育工作需求。在社区教育档案管理中运用信息技术手段，增强档案管理现代化意识，形成在日常工作中随时建立电子档案的习惯；规范档案现代化的过程管理；可以使档案内容更加完整、生动；让档案信息的查询更加方便快捷；档案分类更加清晰、准确；档案保存安全、保障。提高档案建设管理现代化水平。运用现代化技术手段实现社区教育教育档案管理势在必行。

2.搭建社区教育档案信息管理平台，实现资源共享

在国家社区教育示范区、社区教育数字化先行区建立社区教育档案信息管理平台的优势日益凸显。搭建社区教育档案信息管理平台，平台包含社区教育课程档案信息库以及社区教育师资资源库、学员档案信息库、教学资源库、公示教育发展规划、展示教育教学成果等各类资源。结合实施“宽带中国”战略和“互联网+城市”“互联网+科普”计划，充分利用现代远程教育体系，依托社区教育档案信息管理平台实现地区之间，城市之间，及各级社区教育机构与城乡社区综合服务中心（站）、社区文化中心等机构的资源共享，拓展社区综合服务中心（站）的社区教育功能，推动社区教育机构与社区综合服务中心（站）设施统筹、信息共享、服务联动。建立覆盖城乡、开放便捷的社区数字化社区教育学习公共服务平台及体系。实现社区教育数字化学习资源共享，同时为居民提供线上线下多种形式的学习支持服务。达到社区教育档案网络畅通，资源共享的目的。

3.提高社区教育档案管理人员信息化工作技能。社区教育档案管理人员掌握信息化技能是实现社区教育档案管理信息化的根本。同时决定了社区教育档案信息化的发展速度和质量。社区教育队伍是一支以专职人员为骨干，兼职人员和志愿者为主体的师资队伍。人员素质基础整体向好，但档案管理工作仍处于初级阶段，工作方式较为传统和落后，普遍缺少档案管理专业知识和信息化技能。为尽快适应当前社区教育档案管理需求，由传统档案管理模式向现代化、信息化档案管理模式的转变。对社区教育档案管理人员进行有计划的信息化培训，提升信息化技能尤为必要。培训内容应涵盖计算机、网络、信息工程、计算机系统网络安全防护等方面的知识。实现档案登记、立卷、归档、著录、检索、网络传递、开发利用全部在计算机上实现。起到节约资源、方便查询，存储安全、减少资料调取环节等多个方面的作用。

4.为社区教育档案管理信息化提供硬件支持。由教育部于印发并实施的《教育部关于推进社区教育工作的若干意见》关于保障社区教育的经费投入中规定，充分发挥政府扶持和市场机制的双重作用，建立以政府投入为主，多渠道投入的社区教育经费保障机制。社区教育档案信息化需要硬件支持。对档案管理部门加大资金投入，并完善档案信息化的配套设施，改善基层单位信息化设备老旧无法档案的信息化的需求，升级电脑配置，完善其他配套设施，如扫描仪等，信息化技术必须依托于完善的硬件和网络。实现专业性的信息分类整理、利用和收集，有效地保证电子化档案的管理过程准确有效，多元化的实现快速信息反馈和共享机制，全面地提升档案工作的处理效率。以适应档案管理软件的需求。

综上所述，通过信息技术在社区教育档案管理中的运动，对传统档案管理方式的不断改革和发展首先整合提高了资源，节约了人力、财力减少了投入的时间和空间；其次规范了社区教育档案的管理，减小了档案管理的安全隐患。提高了社区教育档案的利用率同时扩大了社区教育的社会影响，拓展了社区教育服务范围。

社区教育是运用本社区教育、文化等资源，面向本社区全体公民，以促进本社区人的发展与社区发展为目标的各类教育活动。在信息化社会中，信息技术应用于各个领域，信息服务越来越普遍，社区教育的信息化是必然趋势。目前社区教育档案管理与信息化技术相融合，已经取得了一定的成绩，但是信息技术在社区教育档案管理中的应用以致臻于完善不是一朝一夕能够完成的，社区教育档案管理工作在未来，还可以在档案信息管理系统开发等若干个方向合理发展，探索建立更加安全高效、方便快捷的社区教育档案管理工作体制机制。让信息技术更好的服务于社区教育档案管理，社区教育档案更好的服务社区教育工作。