贸易类企业法律风险管理工作框架构想

李研

贸易类企业越来越注重法律风险的防控，同时，贸易类企业法律风险控制环节也很多，涉及的交易主体也很多，面对的环境比较复杂，法律风险控制较难。目前，实务操作过程中，许多法律人士不精通管理工具，许多管理人事不精通法律，造成法律风险控制方法和结果不对应。本文旨在打破该种局面，全面梳理企业面对的所有过程的法律风险，并进行动态管理，最终以文件的形式落地，以便企业按标准操作，同时不触碰法律的底线。

法人从“出生”至“死亡”无时无刻不涉及法律关系，同时并存法律风险。各种类型及规模企业根据自身不同情况，会选择不同的企业法律风险管理方式。本文以中型贸易类企业为平台，来探讨企業法律风险管理框架，以期更好的防范该类企业的法律风险。

一、建立法律风险管理方针、目标及准则

企业法律风险管理方针为企业方针下位概念，服务于企业方针并促进其实现，是企业法律风险管理工作对外的承诺。企业在制定其法律风险管理方针时应考虑以下方面：

企业战略目标；

法律风险管理价值理念；

最高管理者对法律风险管理的承诺；

企业的法律风险偏好；

与企业各项管理方针协调一致；

企业整体管理水平；

持续改进的承诺。

企业每年根据法律风险管理方针、上一年度法律风险管理目标完成情况及法律风险环境变化情况，制定本年度法律风险管理目标。企业法律风险管理目标是其法律风险管理方针的细化，企业法律风险管理目标应能够确保法律风险管理方针的实现，该目标应能够实现可测量，并与企业其他年度目标协调配合。企业在制定其法律风险管理目标时应考虑以下方面：

法律风险管理方针；

法律风险管理目标与企业的目标及其它风险管理目标的关系；

法律风险管理目标的层次分解和细化。

在法律风险管理工作开始实施前，企业应制定企业法律风险准则。企业法律风险准则是企业法律风险管理的行为依据，依赖于企业风险管理方针，体现了企业法律风险管理目标、价值理念、资源、偏好和承受度，企业法律风险准则不是一成不变的，是随着企业方针、面临的法律风险环境等的变化而变化的。企业法律风险准则应包括以下方面内容：

企业法律风险管理的范围、对象、法律风险分类标准；

法律风险发生可能性、影响后果以及法律风险的评价方法；

法律风险『生质的划分标准；

法律风险应对策略的分类标准；

利益相关者可接受的法律风险或可容许的法律风险性质等内容。

二、明确法律风险管理组织职能及资源配置

企业应根据企业法律风险管理方针及目标设置与其相匹配的组织架构，并提供相应的资源保障。企业可以根据现有的组织结构和管理设置原则，调整目前的法律风险管理的组织架构、职责和内容。应考虑：

本企业法律风险管理的组织结构和人员组成。企业应根据本企业法律风险管理方针、企业经营规模、本企业法律风险管理现状、法律人员能力等，考虑是否外聘外部法律顾问、是否设立法律部门、是否设立专职法律岗位。同时需要考虑法律岗位之间、法律部门与其他部门之间、内部法律人员与外聘外部法律顾问之间的关系；

明确执行法律风险应对计划、维护法律风险管理体系和报告相关风险信息人员的职责；

明确全体员工在其本职工作中有关法律风险管理方面的职责；

建立审批、授权及转授权制度；

建立法律风险管理绩效考核。

在确定法律风险管理组织职能时应避免将法律部门作为“筐”，所有问题都往里面装。法律风险管理应分清层次，全体员工在法律风险管理的不同层次中承担着不同的法律风险管理职责。法律风险产生于企业经营管理的各个环节，因此法律风险管理需要企业所有员工的参与并承担相关责任。法律风险管理应建立二级平台管理，法律风险管理部门作为法律风险管理的宏观部门，宏观管理公司法律风险，各部门作为法律风险的微管部门，各司其责微观管理公司法律风险。

公司应根据本企业自身情况、业务经营特点、业务复杂程度、风险管控偏好，确定是否引入信息化信通管理平台，例如合同管理平台、文件管理平台、法律法规管理平台、法律监控管理平台、内部沟通管理平台等，提高信息沟通和管理的效率。

三、明确法律风险环境信息

企业法律风险环境信息是指与企业法律风险管理相关的内外部信息，包括外部法律风险环境信息及内部法律风险环境信息。企业明确法律风险环境信息是后续法律风险管理活动得以顺利实施的必要基础，其应是一个动态的过程，并应保持持续更新。企业各部门根据其各自的工作范围及内容收集企业法律风险环境信息，上报企业法律部门，企业法律部门组织各个职能部门及对应岗位进行识别，评价，汇总后归档。

四、对企业面临的法律风险进行评估

企业明确了其在经营活动中面临的法律风险环境信息后，应根据本企业经营活动涉及的外部主体及经营活动流程对法律风险进行识别及评价。法律风险识别是法律风险评价的基础，法律风险识别应尽量全面，法律风险评价应依据法律风险管理准则确定的标准进行。

1、法律风险识别

贸易类企业应通过两个层面对公司面临的法律风险进行识别，其一是根据公司与相关主体之间的活动进行识别，其二是根据公司与相关主体之间的活动识别相关法律信息，目的是确保企业法律风险识别的全面。

（1）}艮据公司与相关主体之间的活动进行识别。根据公司与相关主体之间的活动进行识别包括，外部主体、企业内部的部门及岗位、业务类型、流程名称、流程中的活动名称、法律风险代码、法律风险内容描述、引发隐患直接行为、直接后果。具体识别过程如下表1所示。

（2）根据公司与相关主体之间的活动识别相关法律信息。根据公司与相关主体之间的活动识别的相关法律信息包括，法律关系、法律风险分类、作为/不作为、政策、法律规范、法律风险事件等内容。法律关系是外部主体与公司之间形成的权利义务关系；法律风险分类根据具体企业的实际情况进行确定，可以选择违规行为、违约行为、侵权行为、不当行为、怠于行使权利法律风险等；根据引发法律风险的行为方式进行区分分为作为与不作为；政策、法律规范及法律风险事件是梳理某一法律关系下适用的法律规范及案例。具体识别过程如下表2所示。

2、法律风险评价

根据法律风险识别结果，公司应进行法律风险评价，法律风险评价应考虑的因素包括，发生可能性、影响后果、法律风险水平、权重、法律风险性质等内容。发生可能性是指已识别出的法律风险发生的概率，公司应根据具体情况确定维度并进行定性、定量分析；影响后果是指已识别出的法律风险的影响，包括财产损失及非财产损失，公司也应根据具体情况确定维度并进行定性、定量分析；法律风险水平是根据发生可能性、影响后果两个维度进行确定，并进行定量分析；法律风险性质是指公司能够承受的法律风险程度.权重是公司为防止定量分析出现偏差，设定权重进行调整。具体法律风险评价过程如下表3所示。

五、企业应对公司法律风险制定应对计划

根据法律风险识别及评价内容，公司应制定法律风险应对计划，应对计划应考虑的因素包括，法律风险应对策略（包括接受、防范、研究、转移策略）、法律风险状态、现行控制措施、残余风险、补充控制措施等内容。法律风险应对策略就是对已经识别的法律风险选择应对措施和整体策略；法律风险状态是公司目前控制已识别出的法律风险的状态，即时补充未辨识之法律法规或前期法律法规执行偏差；现行控制措施是目前公司采取的具体控制方法；残余风险是对现行控制措施的在评估，评价现行控制措施的有效程度；补充控制措施是由于现行控制措施未能有效降低法律风险水平时制定的补充的具体控制方法，公司应根据补充控制措施调整相关文件。具体制定法律风险应对计划过程如下表4所示。

六、企业应建立法律风险监督、检查机制

企业文件中注入法律风险控制措施后，为了检查、验证法律风险应对计划的效果及各岗位执行文件的程度，公司应建立法律风险监督、检查机制。法律法规的监督检查机制分为三个层面，公司高层、法律风险主管部门、基层部门及岗位，该机制应建立自检与监督互检相互配合，同時要考虑到公司高层面对特殊法律法规的偏好与公司战略的要求。公司应成立法律风险监督检查小组，并赋予职责，建立工作流程，形成文件，对监督检查发现的问题，公司应根据情况对具体的责任部门及责任人员进行考核，此机制应作为公司的长效机制存续。法律风险监督检查小组成员应相对稳定，公司法律风险应对计划能否落地，落地的程度大部分靠法律风险监督检查机制能否有效的运行。

七、法律风险培训

公司层面及部门层面应定期、不定期对企业员工进行文件培训，确保公司全体员工掌握文件、执行文件，同时根据法律法规、政策的调整、新法律风险事件的发生，公司法律风险管理部门应临时组织培训，讲解法律风险。通过培训便于形成公司全员法律风险防控意识，公司通过不懈的努力，最终形成法律风险管理文化。

八、企业应建立法律风险沟通机制

企业在法律风险管理过程的每个阶段都会与内外部利益相关者有效沟通，以保证实施法律风险管理的相关人员和利益相关者能够充分了解企业面临的法律风险及其给企业带来的影响，正确理解企业法律风险管理决策的依据，并根据相关信息做出恰当决定，有效执行管理活动。企业应根据本企业实际情况决定是否单独建立沟通文件或将沟通流程体现在其他文件中。

同时，企业应单独建立法律风险应急响应流程文件，确保公司及时应对法律风险事件或隐患，以期公司在此时把握处理主动权。

九、企业法律风险管理机制应为可持续改进的机制

任伺一个机制建立以后不能停滞不前，否则就说明机制落地存在问题，企业应对法律风险管理机制定期进行评价，随着外部环境及内部环境的变化而变化，《法律风险事件库》及公司文件也应随时进行更新，在此环节主要是通过法律风险监督、检查机制得以实现。

企业通过法律风险管理机制的建立并运行维护，使企业全体员工形成统一认识及平台，以期形成公司特有的法律风险管理文化，法律风险管理文件建立的过程也许会使企业痛苦，也许会使企业经历一段长期的过程，但建立一个适合本企业法律风险管理的文化将取得事半功倍的效果，这应是所有企业努力的方向。