办公自动化环境下医院档案管理探讨

郇彩霞

随着科技的发展和社会的进步，办公环境自动化越来越被广泛普及，医院档案管理也在办公自动化的大环境下得到发展。如何利用办公自动化环境使医院档案管理得到更好的发展，是当前各大医院普遍面临的一个问题。本文从办公自动化概念以及优势谈起，接着讲述了医院办公管理自动化存在的具体问题，最后提出了相应的改进建议，以期对提升医院办公管理有所帮助。

医院档案作为记录医院发展历程以及先进医疗成果的重要数据参考，对于医院的长期稳定发展具有重要意义。因此，要做好相应的档案管理工作。以此来促进医院的进一步发展。伴随着医疗体系的逐渐改革以及先进科技的发展，医院档案管理向数字化方向发展，这也说明档案管理正朝着电子化、自动化的方向发展。所以说，在办公自动化环境下，不断完善医院的档案管理工作就顯得十分重要。

办公自动化的内涵及其意义

办公自动化的基本内涵。通过对计算机技术和现代化技术设备的有效利用，从而加快信息的流动，使信息能够完成自动发送、传输、接收和存储，进而增强信息的真实性和可靠性。办公自动化在改变手工归档管理方式的同时，不仅提高了医院档案管理的工作效率，而且提高了医院档案管理信息的可靠性与完整性。因此，办公自动化在医院档案管理中的作用不可小觑。

办公自动化的意义。办公自动化技术首先在提高了医院档案管理工作效率，使医院档案管理工作更加合理化，检索功能也更加方便、快捷。其次办公自动化促进了医院档案存储管理的多样性，利于档案完整保存。办公自动化的档案管理方式使医院档案管理更加科学化、系统化，不仅极大地方便了档案的查找与归档，而且有利于各个科室间的档案资源共享，使调阅档案信息摆脱了空间上的限制，同时也使得档案的存储、归档、审批和查阅更具有规范性。

办公自动化环境下医院档案管理工作面临的问题

档案管理人员水平较低。随着档案管理方式的多样化以及办公设备的越来越先进，从另一方面来讲对档案管理人员的要求也在逐渐提高。传统的档案管理对于工作人员不需要太多的知识储备，但是随着自动化的开展，要求员工必须能将传统的知识与计算机技术进行有效结合，且要提升自己的档案管理能力，如此才能更好地胜任自动化环境下的档案管理工作。

办公自动化系统不完善。当前阶段，办公自动化水平普遍较低，再加上相应的软件投入较少以及管理任务重的问题，严重限制整体水平的提高。由于办公自动化系统存在的软件质量达不到较高要求，致使其很难与企业内部系统进行有效的融合，这样就会在实际的操作运转中引发一些常见问题。此外，自动化管理系统中缺少将电子文件运转与电子档案管理进行融合的档案管理系统。

缺乏相应的管理标准。医院档案实行自动化管理在给医院带来方便的同时，也产生了很多的问题。产生这类问题的主要是由于在实际的档案管理中缺少档案管理规范和相应的制度标准。比如，随着对办公自动化的逐渐应用，一些负责档案管理的员工在对档案信息进行电子存档后，有时会忘记对其进行相应的纸质保存。再者，在对材料进行打印时，传真机在对材料进行传输和接受时，容易忽略底稿，最终拿复印件当作底稿的情形时有发生。

改善办公自动化环境下医院档案管理的解决方案

提高档案管理人员的专业素质。针对目前医院档案管理人员素质不高的问题，必须提高医院档案管理人员的专业素质，从而实现办公自动化、信息化的要求。由于医院档案管理工作非常复杂，而且档案管理信息化建设对于医院的各个科室、环节起到无法代替的作用，所以医院档案管理信息化的质量直接影响着医院各个科室工作的开展。首先要加强医院和高校之间的合作，进一步培养出专业性人才，为医院档案管理工作储备人才。其次要增强档案管理人员的认识，提升档案管理人员的责任心。满足办公自动化的需求，加强档案管理人员的业务水平，定期开展专业技能培训工作，尽可能地提高档案管理人员的专业素质。

积极构建档案管理信息化设备体系。对于档案信息进行自动化管理是档案信息化建设发展的必然趋势，也是适合医院发展的必然要求，只有将信息化适当地运用到档案管理体系中，才能够更好地促进档案发挥出巨大的作用。在这一背景下，一定要强化档案管理信息化建设，完善信息化设备，进一步将办公自动化与档案管理信息化建设合二为一、融为一体，这样就能够使得办公文件和档案管理产生联动，医生在诊断过程中生成的患者信息和档案直接输送给档案管理体系，从而保证档案的完整，还能够提升档案归类整理的效率，进一步将档案资源进行实时共享，加强了对于患者病例的全方位研究。所以医院在构建档案管理信息化体系的过程中，必须加强对于信息化设备的更新与维护，加大资金和技术的支持。如果医院档案资料保存完整，则很有可能为我国医疗事业和科研成果提供必要的素材资料，从而对我国医疗水平的发展作出巨大的贡献。

建立完善的档案管理制度。由于很多医院在进行档案管理建设的过程中存在认识不到位的情况，认为档案管理工作可有可无，所以必须要从制度层面来保障并且提高档案管理的建设水平，通过强有力的制度将档案管理系统建立起来，形成高效集约的档案管理体系，从而尽可能地促进医院的经营与发展。在制定制度的过程中，要注意遵循责任权利相互制约、相互平等的原则，这样才能够保证医院档案管理制度的统一化、标准化，进一步为医院档案管理提供必要的参考依据。在实现办公自动化的过程中，也应该注意档案管理工作的实用性、准确性和高效性，从而对业务处理能力、操作能力进行统一的规范。还要提高对于档案的归档、编号，这样可以方便今后的查阅。如果发现在档案管理过程中出现严重失误的情况，比如资料编辑混乱、档案缺失等问题，可以根据医院档案管理制度来进行问题的追责，保证档案管理系统的稳定运行。

本文通过对于我国目前办公自动化环境下医院档案管理工作中存在的问题等方面进行分析，进而说明医院档案管理工作的重要程度，使得档案管理的效率能够得到明显的提升，并且针对目前医院档案管理的发展问题提出解决依据，从而促进医院档案的管理工作更加高效、简单、实用，为我国医疗事业的发展打下良好基础，积极促进我国医疗水平与国际相接轨，为我国的人民群众提供稳定的医疗保障。