浅谈宝鸡峡林家村渠首加坝加闸工程资料整理与归档

张树英

（陕西省宝鸡峡引渭灌溉管理局，陕西 咸阳 712000）

0 前言

宝鸡峡林家村渠首加坝加闸工程位于陕西省宝鸡市以西约4 km处的渭河峡谷出口处，年调节水量0.8亿m3，为宝鸡峡灌区水库补水1.48亿m3，是陕西省重点水利工程。兼具蓄水、防洪、发电等多项功能，涉及铁路防护、道路桥梁等多项外部工程，跨多个专业领域，参建单位多、工期长，产生的档案资料数量繁多、种类庞杂，档案材料的收集整理是一大难点。而工程档案是工程运行管理、维修养护、更新改造以及处理各种工程纠纷、质量责任追究最原始、最可靠的依据和凭证，全面高效地收集工程建设档案，做到材料分类清晰、内容准确可靠，并科学规范地整理，对建成后工程的运行、维修、改造及产权归属证明等具有不可替代的作用。

1 水利工程资料归档的要求

水利工程档案资料的整理归档应严格按照国家档案局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）和水利部发布的《水利工程建设项目档案管理规定》以及省级水利行政管理部门制定的有关工程档案管理制度执行，应重点做到以下几点：

（1）完整性。要确保工程档案资料的齐全完整，系统成套，防止遗失或形成帐外文件，这是对工程档案管理的基本要求。

（2）可靠性。收集的档案资料必须真实可靠，客观地反映工程建设的全过程。

（3）原始性。工程档案是在工程建设中直接产生的第一手资料，也是可靠性的基本保证，其它经过后期加工、复制的版本均不能作为档案收存。

（4）规范性。对收集的工程资料按照有关规范经过严格科学的整理才能成为档案。整理过程中必须严格执行国家档案局、水利部和本省水利工程档案整理标准，做到分类清晰、立卷规范、排列有序和便于查找。

2 宝鸡峡渠首加坝加闸工程档案的收集与整理

2.1 档案工作机制

在工程筹备阶段，档案部门提前介入，与工程建设指挥部达成了“由档案部门负责制定档案收集方案、各项档案管理制度并全程进行业务指导和监督检查。工程指挥部成立资料组进行档案收集与整理”的工作机制，在工程建设过程中档案部门与指挥部保持了良好的沟通和配合，及时解决档案收集和整理工作中存在的问题，为做好工程档案工作奠定了基础。

2.2 制定档案收集方案

制定合理的收集方案，是做好档案材料收集的前提。档案部门事先做了大量的基础工作，全面掌握了工程从立项到竣工各个阶段的时间节点、参建单位、单元工程、标段划分、设计变更等信息，为制定收集方案提供依据。该项工程产生档案材料的单位有业主、设计单位、施工企业、监理单位、设备制造单位等，形成的档案材料种类包括移民类、拆迁征地类、水文资料、地质资料，工程前期资料（与立项相关的资料）、招投标资料、设计资料、施工管理资料、竣工验收资料、试运行资料和设备资料等。从档案材料的载体来分，又可分为纸质材料、声像影像材料、电子文档等。作为业主方，我们统筹考虑了以上因素，制定了一个科学、合理、严密的档案收集方案，并在工作中不断完善，将工程建设中各个环节产生的档案材料一件不漏地纳入到收集方案中来，为后期档案整理打好了基础。

根据水利部《水利工程建设项目档案管理规范》和《陕西省水利工程项目档案管理规定》，结合宝鸡峡林家村渠首加坝加闸工程实际，在制定档案材料收集方案时，按照工程项目的提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设的自然顺序为框架设立6个一级类目：

（1）工程前期资料。

（2）勘察设计资料。

（3）招投标资料。

（4）施工资料。

（5）设备资料。

（6）竣工资料。

结合每个建设环节中产生档案材料的时间顺序或者按单元工程在一级类目下根据实际情况划分若干二级类目，例如在工程前期资料下可再分立项资料、征地资料、移民拆迁资料等。还可在二级类目下将单元工程再细分，设置三级类目，例如在工程前期资料（一级类目）--移民拆迁资料（二级类目）下，再按移民所在地（乡镇或村组）分第三级类目。是否需要设三级类目要根据实际情况来确定，有些类别的档案材料数量较少，层级关系相对简单，设二级类目即可。一般来说，三级类目的档案收集方案可满足大多水利工程建设档案收集需要，分类既不能太粗，也不宜太细，都不利于后期档案的整理。

宝鸡峡渠首加坝加闸工程档案收集方案示例：

（1）工程前期资料（一级类目）-a.移民拆迁资料（二级类目）-a1.坊塘村移民拆迁资料（三级类目）

（2）勘察设计资料……

制定收集方案时，事先做充分的调研，该方案覆盖了工程建设的各个方面，在工程档案材料的收集中发挥了重要作用，在执行中未发现明显的漏洞。但是在收集过程中，还是发现个别档案材料未纳入方案，及时进行了修正。档案材料收集方案即使在理论上已经很完善，但在实践中要不断调整和改进，防止档案遗失。

2.3 准确区分不同门类的档案

在档案收集过程中最常见的问题是档案分类不清，这类问题中最易出现的错误是文书档案材料和技术档案材料分类不清。在宝鸡峡渠首加坝加闸工程档案收集过程中，这类情况出现较多，这是由于大多专业技术人员缺乏档案专业知识造成的。比如立项批复文件在形式上具有文书档案的明显特征，但在类别是属于技术档案。正确区分工程技术档案和文书档案，我们从以下几个方面进行鉴别：

（1）工程技术资料一般产生在工程技术部门，如生产技术、质检部门等，而文书档案一般产生在办公室、人事、后勤等行政部门。

（2）工程技术档案资料记录的是工程建设、技术管理、科研等活动的全过程，是与工程技术密切相关的。而文书档案材料是工程建设中的行政管理资料，与工程技术无直接关系，如业绩考核、考勤管理、行政会议记录、领导视察活动等形成的资料。这是二者的本质区别。

（3）工程技术资料是以某个工程项目为单位组织整理的，大型水利工程形成的资料往往是跨年度的，但在整理时并不以年度作为第一级目录来整理。而文书档案资料是按年度来组织整理的，即一个是以“工程项目”为单位整理的，一个是以年度为单位整理的。

（4）在实际工作中也会遇到这样的情况：有些文件材料既有行政管理内容，又有工程技术内容。在宝鸡峡渠首加坝加闸工程档案工作实践中，我们的做法是：在工程技术档案和文书档案中各存一份，如果只有一份文件，原件存入工程技术档案，复印件存入文书档案并在备考表中注明原件归存处所。

2.4 加强档案工作的日常管理

工程指挥部和档案管理部门要求每个参建单位都应至少设一名资料员，人数视工程量和产生资料的数量而定。但是在实际工作中，工程建设资料几乎产生于所有的工程技术人员而非资料员，因此档案材料收集的关键在于提高工程技术人员的档案意识和以《档案法》为基础、以地方性档案法规、行业档案管理规定为依据的法制意识，制定各个环节的档案材料收集制度，落实各个岗位的资料收集责任和追责机制。在宝鸡峡渠首加坝加闸工程中，在档案部门的主导下，先后制定了《宝鸡峡渠首加坝加闸工程档案资料收集办法》、《宝鸡峡渠首加坝加闸工程参建单位档案收集责任制》、《宝鸡峡渠首加坝加闸工程专业技术人员档案资料移交须知》等规章制度，由档案部门和各参建单位的资料员定期或不定期进行检查、指导和催收，对照收集方案，检查资料收集是否齐全，整理是否规范，保管是否安全等，发现问题及时补救，存在过失的，对相关单位和人员启动追责程序，确保工程档案资料齐全完整，以免遗漏、形成帐外文件或档案资料流落在个人手中，做到“颗粒归仓”，一件不漏。

2.5 档案材料的整理归档

在工程建设过程中收集的工程资料在整理前叫做档案材料，经过科学系统地整理后才能转化为档案。收集是否齐全决定了档案资料的完整性，整理质量则对档案提供利用的便利性起着决定性作用。即便前期档案材料收集齐全完整，但是后期整理如果分类不清，编号混乱，就会形成“死档”，即有档案实体却无法查找的档案，也叫休眠档案。

工程档案整理最重要的两个环节是组卷和编制档号。组卷应与档案收集方案相对应，如果收集方案合理，则组卷工作就相对容易，反之会事倍功半。组卷的基本原则是在收集方案的最低一级类目下按某一具体事由进行组卷，卷内文件按档案产生的自然顺序排列。

编制档号是档案整理工作的难点，在宝鸡峡渠首加坝加闸工程中，我们按照国家档案局《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《陕西省水利工程建设项目档案管理规定》以及本单位的《档案分类编号方案》，制定了《宝鸡峡渠首加坝加闸工程档号编制规则》，并对档案整理人员进行了业务培训。

档号编制过程中应熟知本单位的档案分类和各级类目的代字或代码，一般分为四级类目，档号的排列顺序是由一级类目到四级类目依次排列。宝鸡峡渠首加坝加闸工程档号编制方法是由于该项工程档案在本单位档案分类中属基建类，档号示例：JJ.01.01. 01.0001。

JJ代表基建类，其后第一个01代表宝鸡峡渠首加坝加闸工程在本单位基建类档案中的排序，第二个01代表该工程下的一个单元工程的序号，第三个01代表单元工程下的一个子项目，0001代表案卷号。档号编制见图1。

图1 档案编制示意图

各级类目及其下的并列项目均在《编号规则》中规定了代字或序号，为了保证每一件档案编号的唯一性，整理人员不得擅自改变代字或序号。

组卷和编号工作完成后，按相关规范装盒、题写案卷题名，并在备考表中填写案卷存在的问题或其它注意事项。档案整理应按照档案材料形成的自然顺序，保持档案材料之间的有机联系，做到分类清晰，编号准确，排列有序，便于查找利用。

3 结语

档案部门提前介入制定了档案收集方案，保证了档案的完整性。在整理环节按照有关规范要求结合本工程实际制定了整理标准和档号编制规则，使档案整理工作具有便利的操作性。档案管理部门在工程建设档案收集整理过程发挥了主导作用，并落实了相关单位和人员的责任，为做好工程档案工作的奠定了基础，确保了工程档案齐全完整、原始可靠、分类合理，编号准确，条理清晰，排列有序，便于查考。由于加强各个环节的管理，宝鸡峡林家村渠首加坝加闸工程资料整理及归档工作顺利完成，并通过了省级验收。