综合办公室的精细化管理策略探讨

李凯山

摘要：办公室工作效率和质量的保障前提是规范化的管理，企业办公室一定要有全新的观念，加强责任意识和质量认知，主动选用有效的实施举措，建设规范、高效的企业行政管理体系和运作机制，从细节着手，实行精细化管理，保障每一项任务都能够高效率、零失误的落实，实现可持续性发展。文章根据办公室的精细化管理展开了一系列的探究。

关键词：办公室；精细；管理；策略

中图分类号：C93 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2018）018-0103-01

引言

企业行政管理在广义上包含行政管理、办公管理、人力资源管理、财会管理四个层面；狭义上指的是以行政部门为主，负责行政事务和办公事务，详细包含有关制度的制定和实行推进、平时办公事务管理、秘书工作、文件管理、会议管理、公关事务管理、办公物品管理，还触及到生活后勤管理、车辆、安保管理等等。

一、办公室精细化管理的必要性

办公室精细化管理一方面是实际竞争的需求，另一方面还是办公室改变管理模式、提升管理水平的必经之路。办公室工作没有小事，办公室经过办文、办事、办会时候的所有事情、所有细节反映工作成效和服务质量，继而展现其管理水平、小事处理不好、细节处理不妥当、就会导致整个大局受影响，可能还会导致工作上严重的失误，一个电话记录做得不好就可能对校领导的工作行程甚至学校部分工作造成直接影响。一个数字、一个标记、一个字、一个词的失误就很可能影响到职员对领导意思的了解和清晰，工作人员的言行举止还有对所有工作细节的解决都有很大的关联，直接反映出办公室大体上的工作情况，服务水平和工作成效。

俗话说，细节决定成败，将来的竞争主要体现在细节的竞争上。最近几年，管理学领域重新审查和掌握传统的管理行为，在现有的管理学理论的根基上开展丰富和发展，发表“精细化管理”的新观念，办公室工作需要紧跟时代的脚步，顺应新时期的发展特征，在精细化的管理方面付出精力，建设规范的、效率高的办公室行政管理机制和运作体系。需要办公室人员形成严格谨慎、周全的工作风格，以严格谨慎、仔细的态度解决所有的文件、所有的会议、所有领导安排要处理的事务、注重细节、保障效率高且没有失误，切实提升“三服务”的实际效率和功能，落实可持续性发展。实行精细化管理还是一切办公室提升管理水平的必经之路，一是只有经过清晰的目的任务、知道自己的职责，才可以确保“三服务”全方位涉及、没有任务空隙、没有空缺位置、不遗漏任务，才可以有效减少办公营运的成本，避免损失和浪费的情况出现，二是只有经过平常基本工作的量化，才可以切实做到公平公正，平等地看待每一位职员，对员工的工作成果开展客观、公平的评定，才可以更好地展现标杆的鼓舞作用，让员工意识到自己的优势和不足，加强员工的主动性和创造性，提高员工综合素养，服务水平和工作效能。

二、办公室行政管理精细化策略

办公室行政管理精细化，不单单是工作模式的改变，还是管理思路的转变，要求管理人員在平时的工作中持续提升自我规范，按照精细化需求，转变工作思想和模式，落实行政管理工作的精细化

1.建立精细化企业文化

企业要落实行政管理工作的精细化，一定要在企业中打造精细化企业文化。长期以来，办公室行政管理质量太低，而且管理的过程中没有落实量化和标准化的内容，导致企业管理中成本效益无法获得展现。建设精细化企业文化，有助于在企业行政管理工作中打造标准化和秩序化的管理模式。营造精细化企业文化，要始终运用“制度化、程序化、规范化”全方位提高办公室精细化管理的质量，要建设“文件处理、会议任务、公关接待、轮流值班”等各个方面的标准化工作程序，关注办公室工作的精品概念，继而让办公室成员在工作里形成精细化思想，让企业办公室管理落实从制度化限制转换成文化限制，提升精细化水平。

2.用制度化推动精细化

落实以精细化管理文化来提高企业的发展水平，是现在企业管理工作的有利路径。而怎样在建立精细化企业文化的征程中，切实落实精细化从思想、制度到人们自主行为的改变，就是一个主要的问题。以办公室管理为首，要落实精细化，就一定要以合理的内部制度管理为基本，经过办公室人员规范的工作行为为保障。精细化不是一步两步就能落实的，要从精细化管理制度着手，将工作中获得的有效管理经验升级成工作制度，继而进一步提高办公室员工的精细化工作水平。比如，我们办公室在解决会务工作的时候，把平常落实的从会议目的、意义到会场的申请、再到会务的管理等多项会议准备环节，归纳出一套规范、细化的会务工作程序，继而推动往后相似工作有章可依。并且实施的精细同时准确。

3.培养员工精细化工作习性

有优良的观念、良好的制度，还应该有好的习性，长时间以来养成了粗糙的工作风格，在精细化的管理背景下明显已经不符合现在的需求，一定要培养员工精细化的工作习性。一是养成员工任何时间地点归纳工作中的有效经验，继而给精细化管理打下根基。二是培养员工严禁根据程序办事，同时对工作任务开展分解，持续推动精细化，落实工作任务的标准化设计，工作任务的量化审查。

三、结语

企业行政精细化管理是提高办公室管理水平的关键路径，对我们更好地落实办公室管理工作起着至关重要的作用。一定要建立精细化管理概念，形成精细化工作习性，经过制度化、标准化，切实推动精细化管理的发展进程。