浅谈加强社保档案管理的重要性及对策

黄炳辉

摘要：新的经济社会背景下，我国社会保障事业发展迅猛，同时对社保档案的管理工作提出了更高要求。本文首先分析了社保档案管理的重要性，然后指出当前管理工作存在的问题，最后阐述了几点改进对策，以供参考。

关键词：社保档案；重要性；问题；对策

中圖分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2018）018-0128-01

社保档案是社保工作开展过程中形成的文件资料，记录了单位和个人的参保情况，具有历史性和考察性。分析我国目前的社保档案管理工作，可见数量大、易变化，如何提高管理效率和质量，成为从业人员的研究重点。新形势下，只有认识到社保档案管理的重要性，并且对管理工作进行改进和创新，才能实现标准化、规范化、信息化的建设目标，以下结合工作实践对此进行探讨。

一、社保档案管理的重要性

1.维护参保人利益

社保档案管理工作的开展，终极目标是维护参保人的自身利益。对于参保人而言，从参加保险开始、到享受保险为止，期间必须有社保档案资料作为支持。一个完整的社保档案，主要包括以下内容：（1）保险卡；（2）个人资料；（3）缴纳社保费用；（4）缴费基次；（5）养老金发放标准；（6）保险关系转移；（7）基金转入转出手续。只有做好管理工作，才能切实维护参保人的利益。

2.提高办事效率

透过社保档案管理工作，能提高社保部门的办事效率，提升社保服务质量。从管理工作的内容来看，主要是收集、整理、保管、查阅等，每个环节均会影响档案资料的完整性和安全性。对于管理人员而言，应该总结经验和教训，规范管理流程、提高管理标准，为各项工作的开展提供准确依据。

3.推动社保改革

社保档案的管理，是社会保险事业改革的重要环节，管理部门和人员在完成基本工作的前提下，还应该以离退休人员为核心，承担起社会服务管理的责任。新形势下，社保改革工作不断推进，要求加强社保档案管理水平，为改革扫清障碍、提供支持，保证参保人个人资料的完整性。

二、当前社保档案管理工作存在的问题

1.档案意识薄弱

我国社保事业发展迅猛，且目前取得了诸多发展成果，但调查发现部分管理人员的档案意识薄弱，体现如下：一是在经济欠发达地区，社保项目的建立不完善，没有认识到档案管理工作的重要性。二是管理人员将工作重点放在了业务办理上，忽视档案自身的管理，难以实现标准化、规范化的管理目标。三是内部组织结构不科学，例如管理人员缺少专业知识，直接降低了管理效率和质量。

2.管理制度缺失

其一，社保档案管理标准不完善、不统一，不同地区的管理工作在范围、流程、形式上存在明显差异，容易出现脱节现象。其二，在档案的借阅上，由于制度没有落到实处，档案资料的利用率低，甚至出现损坏、丢失等情况。而且，对于这些问题，无法追究责任人，管理措施流于形式。其三，社保档案的种类多、数量大，不同部门单独开展管理工作，会导致档案信息不对称，管理工作混乱。

3.管理手段落后

一方面，社保档案管理部门的服务对象，包括商户、企业单位、个人，参保人的身份比较分散，审核工作难度增加，影响管理工作效率。另一方面，社保档案的管理场所不统一，以大部门档案为例，可在邮局、银行、财政税务单位等开展管理工作。如此一来，实际工作中存在部门交叉现象，造成资源浪费。此外，基层管理机构中，依然存在人工手动操作现象，管理手段落后。

三、提高社保档案管理水平的对策

1.增强档案意识

社保档案管理工作服务于参保人，但由于自身影响力小，因此管理人员在工作中忽视了管理的重要性。对此，一方面应该从思想上转变民众的想法，学会运用多种宣传工具，例如板报、手册、互联网等，提高社会各界对档案管理的认知程度，继而促使管理人员依法开展工作。另一方面管理部门要科学构建组织结构，制定合适的管理目标，明确岗位责权利，实施责任追究制度等，通过加强监督与控制，实现管理水平的提升。

2.健全管理制度

完善的管理制度，能为社保档案管理工作提供依据，确保实际工作有章可循。针对分散的社保档案，应该发挥网络技术的作用，通过分工协作、资源共享，提高各个部门的协作程度，避免产生资源浪费现象。此外，我国在2007年颁布了社保档案管理法律法规，且各地区相继出台了配套制度，为了解决管理口径有差异的问题，应该出台统一的管理标准，既考虑到区域性需求，又能将社保档案管理工作统一起来，实现降本增效的目标。

3.落实人才培养

加强管理人才的培养工作，是提高社保档案管理水平的前提，具体做法如下：第一，对现有工作人员进行培训，学习最新的法律法规、管理知识、操作技术，促进业务水平和综合素质的提升。第二，制定优秀人才引进计划，适当提高人才准入门槛，优先选择专业知识丰富、具备管理经验的人员，构建一支高素质、复合型的管理团队。第三，对于管理人员而言，应该加强自我修养，树立高度责任心，增强对档案管理工作的认同感。日常工作中，应树立终身学习理念，通过实践工作提升业务能力，为我国社保事业的发展贡献力量。

4.推行信息技术

社保档案管理机构应该加大资金投入力度，完善基础设施建设，尤其是硬件和软件建设工作。档案室、数据库的建设，要满足标准化要求，合理配备管理人员，建成档案管理信息数据平台，实现管理模式的创新。另外，积极引进档案管理专用软件，在档案信息的输入输出、查询调阅、传输保存上，均实现数字化、网络化操作，弥补人工操作效率低、差错多的缺陷。还要定期对硬件、软件进行更新升级，能适应新的工作需求，提高工作性能和管理质量。

四、结语

综上所述，社保档案管理工作的开展，能维护参保人利益、提高办事效率、推动社保改革。分析可知，目前社保档案管理中存在的问题，主要是档案意识薄弱、管理制度缺失、管理手段落后。对此，应该增强档案意识、健全管理制度、落实人才培养、推行信息技术，从而提高管理水平，促进社保事业可持续发展。