新形势下大中专毕业档案管理工作的若干思考

李晓菊

摘要：信息化时代所呈现的就业方式多样化的今天，大中专毕业生档案管理工作已经跟不上时代的要求，加上档案管理人员业务水平不高，管理理念落后，管理机制不健全等问题的存在。因此，对大中专毕业生档案管理工作应引起足够的重视并采取相应的措施来符合时代的要求。

关键词：大中专毕业生；档案管理；措施

一、新形势下大中专毕业生档案管理现状分析

大中专毕业生档案是反映学生的综合素质以及受教育情况和辨别评价人才的原始记录资料，是大中专毕业生在社会中的重要名片。国家和企业大中专毕业生的就业方向、工作经历也可将其档案管理作为重要的参考依据。国家以及地方政府部门可以参考其效用制定人才战略、就业计划、公益性岗位设置等。当前大中专毕业生的就业渠道已从单向型向多元化转变。县级人才服务和公共就业中心及时调整了大中专毕业生档案管理的管理战略。但是由于传统毕业生档案管理机制还不完善且缺乏灵活的就业环境。在档案创新方面大中专毕业生明显不足。国家正在对各行各业大力推行信息化改革，希望能以信息手段来实现大中专毕业生档案现代化管理。逐步建立规范化、系统化、信息化的管理模式。当前大中专毕业生档案管理正处在转型发展期，在很多方面还遗留着很多旧的管理模式，人事档案管理的任务越来越繁重，虽然有所进步但还尚未使大中专毕业生档案管理的价值充分发挥的效果。因此，大中专毕业生档案管理能否与时俱进，在新时期使档案管理得功效得到彰显，目前还有很多工作要做。

二、新形势下大中专毕业生档案管理存在的主要问题

大中专毕业生档案向人事档案的过渡期称为大中专毕业生档案管理，其就业方式、时间以及用人单位保管档案等都会影响到档案管理。大中专毕业生档案管理的重要性和困难程度作为人才服务与公共就业部门应有充分的认识。并对毕业生档案管理工作能够创造性的工作。在当前档案管理改革的形式下，对大中专毕业生档案管理工作中存在的问题进行分析。

1、从管理人员分析。档案管理的过程比较繁琐，需要管理人员具有极强耐心和细心。随着大中专毕业生数量的增加和国家对档案管理工作越来越重视，需要档案管理人员的认识也应随之提高。很多档案管理人员认为档案管理工作非常枯燥乏味，工作内容无非是抄写工作和保管工作。能够对档案管理做到简单的转递、外调、查档就可以。但随着管理理念和管理模式的改进，尤其是引入信息技术对档案进行信息化管理，这对档案管理人员的素质能力提出了更高的要求，而档案管理人员使用新技术的能力普遍不高。不能使信息管理系统的效用充分发挥。有的档案管理人员对档案管理工作积极性差且常常被动的疲于应付。

2、从管理机制分析。大中专毕业生档案管理制度已经赶不上当今信息化时代的发展要求。尤其是县级人才服务部门还停留在传统计划经济体制的档案管理机制。由于当今大中专毕业生流动性强，就业渠道多元。旧的管理机制已经不符合新的发展环境。当前人才服务中心和公共就业部门主要负责毕业生档案管理工作，由于许多县级人才服务中心大中专毕业生档案管理制度尚不健全，以致具体工作中缺乏规范和指导，致使其档案管理工作效率低下。未及时更新归档、调档、查档等环节的管理制度在运用计算机和网络时容易导致丢档、改档、信息失真现象发生，因此，要健全管理制度。大中专毕业生档案调动因档案管理地的管理模式差别较大，生源地人才交流中心会对未办理档案关系或高校代管期满的毕业生档案进行托管。需要及时更新中专毕业生就业、考试等信息。大中专毕业生查阅、复印档案资料，增添档案资料等，也需要完善的管理制度来约束。

3、从管理方式分析。我国当前的大中专毕业生档案管理受制于传统的“重保存輕服务”思想，致使大中专毕业生档案管理服务意识差，在档案管理过程中缺乏创新精神，使之不能辅助人力资源服务更好的发挥作用。只能提供简单的查询服务，如基本信息、简历、职称的方式和纸质查询服务。由于大中专毕业生档案管理呈现出滞后性。工作往往具有被动性。甚至有的县级大中专毕业生档案管理在推进信息化管理的同时还在采用原始的人工信息录入的方式进行登记管理。对于单位配置的计算机、照相机、扫描仪等先进的设备没有充分使用，档案的记忆功能决定档案管理质量的高低。使用电子信息设备进行数据电子签章、签名以及识别码，可以大大提高管理质量和工作效率。另外，当前的档案管理的信息收录比较单一，不能全面的反映大中专毕业生的教育经历和个人能力，只注重毕业生“人事性”的材料而缺乏收集学生的兴趣爱好、特长、参与社会活动、发明创造、社会经历、个人成果等材料。档案管理未做到人性化和全面化。

三、新形势下大中专毕业生档案管理工作的改进建议

1、创新档案管理理念，提高管理人员素质。

大中专毕业生档案管理的难题要想得到彻底的转变，引进并创新档案管理理念非常重要，要想使大中专毕业生档案管理满足现代化人力资源管理的需要，需要进食引进先进的管理技术和管理方法，建立专业的档案管理队伍，对大中专毕业生档案管理人员的管理要规范化，制度化。加强各大中专毕业生档案管理部门的协调和合作。相互学习并借鉴成功的管理经验。档案管理人员的培训和交流要不断加强，使档案管理人员的业务水平不断提高，使其对人才信息管理系统的使用方法熟练掌握。保障大中专毕业生档案管理信息化建设的人才储备。目前县级大中专毕业生档案管理人员中既懂管理又会电脑操作的复合型人才较少，为此，及时掌握现代化的档案管理知识与技术是大中专毕业生档案管理人员必须赢具备的素质。同时还应在档案管理工作中树立主动性和服务意识，敢于面对档案管理工作中的各种困难。

2、完善档案管理机制，规范档案管理工作。

目前大中专毕业生档案管理工作走信息化管理道路是必然趋势，但是在采用信息化管理模式的同时要建立一套完善的相对应的管理制度，遵循“严格审核、严格管理、严格认定”的原则改进和修补以前制度中的漏洞和不足，保证档案管理机制的时效性，在管理制度的保障下及时将档案管理中无价值的信息删除并更新信息数据，否则可能出现“造假”或“丢档”的问题。档案的建立、收集、整理、归档是一个复杂的过程，在这个过程中还需要对材料进行补充，建立完善的监督机制可以使档案登记、转递、查询、借阅、利用等环节实现规范化管理。

3、加强档案信息化建设，拓宽档案资源利用空间。

档案信息化建设是解决大中专毕业生档案管理工作滞后性最有效的手段。为了促进档案管理的现代化进程许多县级人才服务中心已经建立了人才信息管理系统。该系统对档案管理的效率的提升，建立国家学籍档案，学历证书信息管理的对接有很重要的现实意义。能使计算机网络批量管理的优势得到发挥。利用计算机的信息访问端口和权限管理机制可以使中专毕业生档案管理的保密性和安全性得到提高。从而减轻管理人员的工作量，用户通过身份识别后，能够快速的查询并使查询记录保留。对于大中专毕业生的人才流动和就业情况，人事部门可直接通过人才信息管理系统来了解，从而根据其流动情况制定相应的人事政策调整。人才服务中心档案管理部门运用信息化管理将大中专毕业生档案管理信息纳入人才信息管理系统可以为当地的人力资源带来便利，使其自动化管理和资源共享得以实现。也便于企事业单位在人事管理部门门户网站根据需要选择招录对象。使用人单位和毕业生的距离缩短，从而拓宽大中专毕业生的就业渠道。

四、结语

综上所述，新形势下我国大中专毕业档案管理工作还存在诸多问题。这主管单位和具体的管理人员要求在信息化管理下提高认识和自身素质，健全管理制度等工作来做好大中专毕业档案管理工作。

参考文献：

[1]解梅.后大众化阶段高校毕业生档案管理的问题及对策[J].兰台世界.2016（19）.

[2]刘焕伟.高校毕业生档案管理中的问题与革新方式探索[J]. 环球市场信息导报.2016（41）.

[3]高建明.信息化视角下高校毕业生档案管理几点建议[J]. 档案天地.2016（10）.