关于创新档案管理理念实现档案管理信息化的思考

唐小琴

摘要：创新档案管理理念，实现档案管理信息化能够保障档案文件的完整性和准确性。本文首先分析了当前我国档案信息化管理存在的问题，随后针对这些问题提出了相应的解决措施，希望这些观点能够有效实现档案服务水平的高质量化。

关键词：创新档案管理理念；档案管理信息化；数字档案馆藏

引言：

随着网络信息技术的蓬勃发展，计算机等电子设备在档案管理中的作用越来突出，档案管理信息化建设已经成为不可逆转额的趋势。实现档案管理信息化，需要相关的工作人员创新档案管理理念，积极改进档案管理技术，提高文书传递的便捷性和高效性，逐步实现档案的数字化和无纸化，此外，还要注重改变档案编研工作方式、存储模式和数据库检索方式，以全面推进数字档案馆藏，提高档案管理工作的效率。

1当前我国档案信息化管理存在的问题

1.1重視程度不足

档案管理信息化的实现需要完善相应的基础设施建设，而这些硬件和软件的建设必然会消耗大量的人力和物力，但是当前很多单位的领导似乎没有意识到档案管理信息化的潜在价值，其发展资金多投入到生产经营之中，并没有将信息化管理技术、档案数据库、管理系统以及安全防护系统纳入到企业的战略发展体系，难以为设备的更新、软件的升级和设备的维护保养提高充足的资金支持[1]。

1.2信息安全有待提高

档案信息的安全管理时档案管理信息化过程中非常重要的环节，相关管理人员必须采取相应的措施以抵御人为恶意入侵导致的信息泄露、篡改和损毁。造成我国档案信息安全性不高的原因在于：首先，企业由于缺乏对档案管理信息化设备的资金支持，导致了部门企业的档案信息设备老旧，存在安全漏洞，抗风险能力较差，能以为译码数据提供强有力的保护，从而为档案信息带来不必要的损失。其次，网络环境和操作过程中的安全防范措施有限，企业缺乏高水平的信息技术人才，难以在具有开放性的网络环境中，抵御威胁档案安全的活动。

1.3缺乏相应的规范

当前我国的档案信息化建设还不够成熟，缺乏相应的标准化规范，甚至在一些国家力量较为薄弱的地区，我国已有的档案信息化标准都不能得到有效的贯彻，从而导致了数字化档案的各自为政、互不兼容、重复建设等现象，造成了国家资源的严重浪费，极大的限制了我国档案信息数字化进程。此外，我国的档案管理软件的适用性、通用性和灵活性较差，一旦外部环境发生了变化，其软件就不能良好的运行，难以保障各部门之间的信息资源共享，从而使得我国的档案管理信息化建设陷入“瓶颈”。

2创新档案管理理念实现档案管理信息化的措施

2.1加强宣传，提高重视

实现档案管理信息化需要不断创新档案管理理念，树立档案管理信息化建设的思想保障。首先，相关管理人员要充分意识到档案管理信息化建设并非是一蹴而就的，是一个较为长期的过程，在这个过程中，需要加强对档案管理的宣传力度，敦促档案管理部门的相关工作人员，转变管理理念，让人民群众充分认识到档案管理信息化建设对经济发展和社会发展的重要价值，并在宣传过程中，落实信息的公开化和透明化，有获取人民群众的广泛支持。其次，要提高企业领导的重视，企业领导对档案管理信息化的前瞻性认识，将有效推进档案管理信息化建设的进程，有利于保障政策帮扶和资金供给，从而为其建设提供坚实的基础。最后，要制定科学合理的档案管理信息化建设方案，并将其工作纳入到日常管理之中，提高人民群众对档案管理信息化工作的全面认知，以保障档案管理工作的有序开展[2]。

2.2完善档案信息资源管理制度

在构建档案信息化标准体系规范准则的过程中要遵循前瞻性原则、兼容性与开放性原则以及系统性原则：前瞻性原则是指依据实际档案信息化发展现状以及对未来发展方向的预估，充分把握各标准制定的时机，建立具有成长性的档案信息化标准；兼容性和开放性原则是指档案信息化标准要与信息技术行业和档案管理行业相匹配的同时，对各项开放性标准予以次啊带，以避免重复性劳动；系统性原则是指要在充分发挥各项标准的规范作用的条件下，强化标准之间的相互关联和补充，使之成为一个有机整体。值得注意的是，完备的档案信息化标准体系，应该包含档案数据标准体系、答案信息资源标准体系和档案信息管理应用系统标准体系，在构建过程中要注重遵循国际和国内数据交换格式标准要求，不断拓展电子档案功能，遵循《全国革命历史档案数据采集标准》和《健康档案基本架构与数据标准》中的相关规定，优化资源库、软件系统工作平台的各项标准，落实电子商务和电子政务的广泛应用。

2.3落实档案网络信息安全保障

落实档案网络信息安全保障能够有效抵御病毒和黑客的攻击，提高档案管理信息化建设的质量和效率。首先，要保障硬件设施的安全。对于档案信息化中性的硬件设备要做好定期和不定期的设备巡检，及时检验服务器和网络设备的运行状况，并及时更新档案日志。另外，注重对不可控事件的预案规划，完善数据备份中心，避免由于环境变化、线路问题以及设备故障造成的数据遗失。其次，要落实网络安全，重点检验服务器和客户机中的文件，并设置档案文件的访问权限；基于网络管理平台，构建在线报警系统，提高网络安全处理的及时性；从外网和内网两个层面，优化防火墙技术，强化安全访问控制力度，以保障档案信息应用的安全性；严格遵照相关规定时限内外网络的物理隔离。最后，要经理具有安全性和稳定性的应用系统。相关技术人员要建立用户范围权限平台，严禁用户的越权操作行为，落实身份认证和对关键技术的加密和防密码盗窃。与此同时，还要建立日志文档中心，落实数据库更新日志、用户访问日志以及管理软件更新日志，以有效实现对安全事件的排查和追踪。

结论：

综上所述，在实现档案管理信息化的过程中，要完善档案保管保密制度、档案利用制度、档案归档制度，切实强化档案管理信息化人才队伍建设，大力引进先进管理人才，落实思想教育和专业教育，以不断提高档案管理的数字化、智能化和信息化。

参考文献：

[1]刘迎迎.信息化建设在事业单位档案管理中的应用分析[J].城建档案，2018（04）：62-63.

[2]谈芳吟.高校档案管理信息化建设的现状及存在问题对策[J].管理观察，2018（06）：140-141.