如何优化油品运输企业ERP模块

文／裴晶晶 郭松岭

运输企业的ERP系统应符合企业发展方向，提升车辆运行效率，辅助决策，并在管理方面起到降低成本作用。

油品运输接卸过程需严格遵照规范。

成品油公路运输系统由运输诸要素组成，即在一定的时间、空间内，由成品油公路运输过程所需的基础设施、运输工具和运输参与者等若干动态要素，相互作用、相互依赖和相互制约所构成的具有特定运输功能的有机整体，且是成品油物流系统的子系统。

运输企业生产系统

就成品油公路运输系统而言，其构成要素主要包括基础设施、运输工具和运输参与者。

基础设施分为运输线路和运输节点两个要素。就成品油配送业务而言，运输线路是车辆运行路线；运输节点是处于运输线路上的承担货物集散、运输业务办理、运输工具保养和维修的基地与场所，如油库、加油站、修理厂、检测场等，还包括成品油配送车辆停靠的车场。

运输工具是指在运输线路上用于载重货物并使其发生位移的各种设备和装置。就成品油配送业务而言，主要指用于成品油运输的车辆，包括牵引车、槽罐车及单机车等。

成品油公路运输活动的主体就是运输的参与者，活动作用的对象是成品油。运输是物流活动的一部分，必须由物主和运输参与者共同参与才能进行。这包括物主、承运人、政府。

物主即货物的所有者，包括托运人（或称委托人）和收货人。比如，某地区成品油销售公司。承运人即运输活动的承担者。承运人受托运人委托完成货物运输。政府总是期望有一种稳定而有效的运输环境，以使经济持续增长。因此，政府通常采用多种方式干预和影响运输市场。

此外，还有货运代理人、运输经纪人等参与者。目前，成品油市场运输经纪人规模普遍较小。

运输企业服务生产过程

成品油运输企业与销售企业层级类似，采取三级管理模式，即战略管理层、运营层、作业操作层。运输公司是按照总体战略要求，专门为成品油销售等板块提供服务的成品油公路运输承运方。从运营层面看，成品油运输地区企业在业务上介于托运方与收货方之间，在运输地域布局、资源平衡等方面受托运方和收货方影响很大。

下属作业层则处在“装—运—卸”中间环节。在运输效率上，油库和加油站在装卸效率和运行时间等方面是运输系统效率的重要影响因素。

除石油企业内部影响因素外，政府部门的监管因素对成品油公路运输系统的影响主要体现在政策变化。比如，限行限时、限制装载重量，以及车型达标等，都对运输企业的经营成果带来显著影响。

同时，运输企业二级单位设置了若干部门。主要有，企管法规部门，调度指挥部门，安全管理部门，质量设备管理部门，人力资源管理部门，财务部门，综合办公室及其他行政职能部门，以及基层配送中心/车队。

他们都直接或间接参与到企业的生产运行过程中，在运输生产准备过程、基本运输生产过程、辅助运输生产过程和运输生产服务过程等过程中。从运输组织的实体流动过程看，各组织部门都发挥着重要的作用。

如图2所示，运输生产准备过程是成品油运输之前所做的一系列生产技术等准备过程。其主要任务有企管法规部门负责与托运单位签订运输合同，调度指挥部门落实托运计划，做好运输生产前的商务工作，配送中心/车队要调派驾驶员和运输工具等。另外，对指派承运的运输工具还要安排好加油、加水、罐体清洗，以及运行前的安全技术检查作业和做好按调度指令进行运输生产活动的准备工作。

基本运输生产过程是运输主体过程，是成品油从起运地至目的地的空间位移全过程，是车辆接到调派计划后出发，到油库排队装油、计量，途中行驶，到加油站或终端用户接收油品的过程。目前，由配送中心/车队作业层负责完成。

辅助运输生产过程，是为了保证运输生产过程顺利进行所做的各种辅助性工作。比如，司机押运人员的招聘，运输工具的维护、保养、修理，各种运行材料的供应，各种行车事故的预防与处理，营业收入的结算与收取等，涉及人力资源、调度指挥、安全管理、质量设备管理部门等。

运输生产服务过程，是指在运输生产全过程中所进行的各种服务性作业。如，成品油添加剂加入、油库及加油站清库清罐作业等等。这个服务过程由配送中心/车队完成。财务部门、综合办公室及其他行政职能等部门也是运输生产过程的间接支撑部门。他们负责资金及后勤保障等。运输企业各部门及配送单位等内部资源密切配合、有效组织，围绕运输业务生产运行的及时交互与有效沟通，是运输企业随需应变、快速发展不可或缺的基本要素。

ERP系统应用现状

油库和加油站在装卸效率和运行时间等方面是运输系统效率的重要影响因素。

运输管理系统目前已应用近十年，实现了包括车辆准入、运输计划管理、车辆调度、运单管理、运行过程管理、运费结算、定额消耗、轮胎管理、车辆维修、报表统计等功能，并实现了ERP运输管理系统的应用全覆盖，满足了企业对运输业务进行管理的基本需要。

成品油配送业务还与托运方的成品油配送业务系统形成集成对接，促进成品油配送业务管理水平的提升。此外，运输企业建成了车辆监控管理系统，功能包括车辆监控、安全管控、移动应用、数据集成等功能，满足了对运输过程管控的需要。目前，成品油公路企业运输模块主要存在四个方面的问题。

首先，ERP系统流程与实际流程未完全有效契合，部分功能未充分实现。如，ERP系统和二配系统对接仍需强化。销售公司二配系统的管理要求、业务流程等和运输公司的运行有一定差异，导致在实际运行过程中，部分单位无法使用ERP系统数据，加大了不同公司间沟通协调难度。

同时，在新开拓市场配送运距无法确定或道路变更运距发生变化时，会导致在ERP系统中部分运单无法及时录入，影响车辆的工作效率和运单录入的及时性，从而导致加油站销量发生变化、原计划车辆配送次序发生变化等等。这都将影响ERP数据的运行使用。

此外，ERP系统逻辑严密，对例外事项无法例外处理。基层单位新开辟的市场，在运距暂未确定的情况下，开始配送工作或是当地道路距离发生变化等，导致运单由于缺少部分基础数据无法手工录入，只能等待基础数据出来再补录。然而，相关报表数据此前已运行且生成，就会导致数据不准确。严重的还会导致系统尚不能实现地罐交接中油品标准体积交接数质量损耗率自动推算等。

其次，ERP系统中的操作流程没有与实际流程匹配。比如，没有通过ERP系统安排车辆运输计划。目前，还采取手工与系统操作并行的状态。系统运单不能自动生成，往往是在车辆已经运行或完成运输任务之后，运单再维护到ERP系统中。ERP系统数据仅做记录使用。类似情况还有派车维修等信息，滞后在ERP系统中体现，没有保障操作的时效性。

再次，ERP系统企业内部资源的集成与共享程度不高。各参与管理、作业的部门及单位均存在补录入信息的情况，企业内部信息难以实现实时交互。因此，借助ERP系统内部资源的集成管理难度很大。ERP系统互动协同等管理属性的发挥仍待开发和挖掘。

最后，外部环境信息变化未在ERP系统中得到反映。精益思想和敏捷反应是ERP集成思想的一部分。面对日益变化的外部环境，政策变化以及市场需求变化，在系统内没能做到快速反应。比如，对于车辆载重要求、车辆允许行驶区域等限定因素，没有自动反映在系统内。ERP系统的自动化管理程度低、智能支持辅助决策等，还有进一步提升的空间。

ERP系统优化方向

ERP系统应符合企业的发展方向，提升企业管理水平，提升车辆运行效率，辅助决策，并在管理方面起到降低整体运作成本的作用。同时，应通过信息系统的应用，提升运输企业的服务质量，为需求单位提供更加优质的服务。为此，需在以下几方面寻找优化空间。

油企要挖掘ERP系统精细化管理潜力，增强自动识别能力，提升企业接卸油效率。

其一，由分散的单一功能向系统化发展，提升整体协同性。ERP系统体现信息共享与集成的思想。要促进信息的集成应用，一方面要提高现有系统的可操作性，并促成系统用户对ERP系统的共识，充分发挥系统用户的重视程度，实现系统数据的实时性。另一方面要梳理业务流程，保持线下流程和系统流程一致性。改进现有ERP系统功能，减少操作的繁冗，促成ERP系统为工作提供便利，发挥其价值。做到各部门及配送单位的数据及时、真实、完整、可用，促进ERP系统从各部门的单一功能应用到同一平台共享数据，进行协作。

其二，由粗放管理向精细化管理发展。ERP系统的出现为精细化管理提供了良方。原来的约数可以在系统中通过精确的数据反映出来。例如，车辆的运行效率指标中，车辆状态统计都以天为单位，ERP系统可以精确到小时甚至分钟等，为进一步提升运行效率提供数据基础。

因此，要挖掘ERP系统精细化管理潜力，提升综合分析能力，增强系统的自动识别能力，加速企业的精细化发展之路。此外，ERP系统可在自动提取数据方面发挥更大作用，尽量减少人工参与的可能性。比如，员工的出勤表格按照系统运单自动生成。

其三，促进企业由区域优势向网络优势转变。除运输地区企业内部实现平台协同外，地区企业间的区域配合上也可以通过ERP优化互成网络，促进区域发展向企业网络发展迈进。

建议运输企业将目前各地区环境信息进行分类汇总，在ERP系统中动态公布，实现车辆运营环境信息内部共享，并在GPS系统内形成数据网络，为各配送企业实现跨省运行提供信息服务。

其四，加大数据深度挖掘力度，加速物流链反应效率。车辆的运行效率一方面来自运输企业内部的组织与经营，另一方面受到运输各环节的整体效率影响。

ERP系统成品油运输企业车辆运行数据庞大，是宝贵的车辆运行数据库。在成本分析、车辆安全识别、风险预测等方面，亟待进行深度挖掘、精确分析，可用于改进企业内部管理，实现科学决策。同时，这些数据的深度挖掘和可视化管理将促进上下游企业对运输业务的反映，从而提升整体运输系统的运行效率。

图1 成品油运输各参与方示意图

图2 成品油运输企业各部门参与管理运输过程对应关系图

其五，项目设计方案具有前瞻性，需实现以下内容：架构搭建技术方案论证要充分，数据覆盖要全面；系统开发功能要留有余地，便于管理提升；保证系统数据唯一性，使用唯一、源头唯一；系统要建立逻辑关系校验机制，控制明确的误操作行为；要方便各级使用方，同时便于机关部门、二级单位和配送中心个性化使用，允许个性化应用开发；预警功能、提示功能要丰富，增强合规性管理；考虑与甲方系统对接，通过系统实现延伸服务、固化市场。