新时期档案管理工作的规范化和标准化策略研究

凌 波

一、强化医院档案管理规范化和标准化管理的意义

医院在发展过程中会产生大量的档案数据，比如行政、医疗、药品等管理产生的信息资料，还有科研、教学等诸多领域所产生的信息资料，这些都需要转换成档案并进行保存。文字、音频视频以及各类实物构成的历史资料，是医院开展决策和实施计划的重要凭据，也是医院后续发展不可或缺的参考资料。由此可见，档案管理在医院管理工作中显得极为关键，必须要得到全体管理人员的重视。以科技发展医院的指导思想，更是要求管理者们强化档案管理工作，推动档案资料完整化、制度化、标准化的管理，有效提升档案管理工作水平。因此，在新时代环境下，需要紧密结合医院特点，研究档案管理的新模式和新方法，无疑是管理人员必须要达到的目标，只有这样，才能够有效提升医院管理现代化水平。

二、医院档案管理工作的问题分析

（一）管理制度不够完善

当前，档案管理工作在实践中还是有各种缺陷，在医院管理工作中，档案管理并没有得到应有的重视，这导致了档案管理制度存在着很多缺漏。在医院里，相对于临床科室制度而言，档案管理制度缺乏细节，内容不够丰富。所以，需要紧密的结合现代医院发展要求推动档案管理制度的完善。

（二）档案内容不够明确

当前，医院有着不同的等级和规模区别，可是不管何种规模的医院，其内部档案库的构成都应该根据相应科室进行细分，如内外科、妇科、儿科等。然而，当前很多医院并没有对档案进行分类，档案资料十分分散，这显然不利于档案资料的应用。

（三）档案管理不够重视

很多医院的档案科室形同虚设，将其视作可有可无。在这种思想观念之下，充分显示了医院管理工作者缺乏正确的档案管理重要性意识。基于此意识开展档案管理，显然很难丰富档案内容，档案的利用率显然也很低。

（四）管理人员专业能力不强

当前，医院的档案管理人员很多都非专业出身，大多领导认为，档案管理工作相对简单，所以不大重视档案管理专业性培训。与此同时，很多档案管理工作人员也不求上进，缺乏专业性，很难让档案信息发挥自身的作用。

三、医院档案管理规范化、标准化建议

（一）推动档案内容及其范围的规范化和标准化

档案价值往往体现在案卷材料的完整性。由于当前医院档案资料内容相对模糊，为此，强化档案采集范围以及内容，就是实现规范化和标准化管理的前提。档案管理内容不仅涉及到照片、文书、人事等方面的信息，还应该将胶片、科研、病理切片、实物以及声像、电子数据等资料纳入其中。还有，涉及到医院经营方面的资料，如租赁、招标、合同协议类资料也应进行归档。当然，在归档过程中，必须要将具有联系的资料纳入到同一个卷宗，确保事件的完整性，借助于该卷宗，能够映射问题的全部过程，这样，档案资料的再利用价值才会凸显。同时，归档之后，文档资料又能充分体现规范化和标准化。为了实现这两点，不仅要做好分类工作，还需要明确相关的卷宗标题，设立目录，明确页码，让相关信息内容填写完整，这样不仅有助于档案资料的科学保管，同时还可以提升信息化档案利用效率。

（二）管理流程的规范化和标准化

在档案管理工作中，还需要制定规范和标准的工作流程，也就是说要让涉及到档案管理的诸多环节按照科学的方法，统一的程序进行。比如档案收集、整理、鉴定以及保管等。采集档案是否完整，对档案资料价值有着决定性影响。而立卷的防范，装订质量，也会对档案工作的标准化和规范化带来显著影响。所以，在推动档案管理过程规范化和标准化时，必须要做好立卷工作，明细分类，构建标准化的索引。此外，还需要提升装订品质，确保卷皮清晰明了，不能存在活页，只有这样，才能确保档案管理流程实现标准化和规范化。

（三）档案管理团队建设的标准化与规范化

强化档案管理团队建设，促进其标准化和规范化，就需要做好以下的工作：第一，强化档案管理重要性意识，将其重要性升级到临床类科室地位，明确档案科主任具体的管理任务，以及相应档案管理科的具体责任，从制度上完善档案管理的标准化和规范化建设。第二，打造综合素质高的管理团队。管理团队素质的高低，会对档案管理水平的高低产生直接的影响。医院工作就是提供高水平的医疗服务，可是在过去相当长的时间里，很多医院都缺乏档案管理，档案管理人员的设置也具有相应的随意性。为了让医院档案管理实现标准化，作为医院，就需要加大档案管理人员的培训力度，制定相应的人才培养计划，从而有效提升档案管理工作人员的业务能力。此外，还需要构建管理人才梯队，让档案管理工作能够在更长的时间里保持高水平。