浅谈办公室的协调功能

周雯

[摘 要] 办公室是单位的综合办事机构，也是一个多方位、多功能的综合管理机构。协调各职能部门和业务部门认真贯彻领导的决策和意图，是办公室的主要功能和重要职责。如何进一步强化领导办公室的协调功能，这是值得各级管理者探讨的一个重要课题。

[关键词] 办公室 协调 管理

中图分类号：TP271 文献标志码：A

一、办公室的综合协调，是领导管理行为的延伸和补充

办公室既是领导与各职能部门及业务部门之间的中介，又是领导的参谋和助手。领导的许多意图都是通过办公室向下面贯彻落实，下面的各种信息也是通过办公室向领导反馈传递。领导的组织协调是宏观的、原则的和决策性的，而具体的协调工作只能由办公室去承担。因此它始终处于承上启下，联系左右，沟通内外的交叉点上，这一特殊的位置决定了办公室的综合协调功能是其他部门所不能代替的，是领导管理行为的进一步延伸和补充。

二、转变观念，树立办公室协调工作的权威性

长期以来，在传统观念和习惯方式的影响下，片面强调办公室的服务功能，认为办公室不过是领导的“指挥棒”、“传声筒”。加之客观上，办公室的协调工作往往渗透在各项具体工作之中，很多协调工作确实都淹没在大量的服务工作里面，不易被人觉察。主观上办公室自身的参与意识不强，主动协调思想比较淡薄，因此容易被误认为办公室仅仅是个“中转站”、“收发室”。为了适应改革的客观要求，强化内部的管理，必须促进办公室协调功能的进一步增强。

首先是要转变观念，充分认识到协调工作是办公室的基本职能。随着一个单位或部门内外部形势的发展和公司改革的深入，各种新矛盾、新问题不断涌现，单位内部各职能部门之间的原有分工出现变化，许多新的工作，有时无法落实主管部门。边缘性工作，交叉性事务越来越多，有时上面布置的一项工作，往往需要几个部门共同协作完成，各种各样的协调工作就应运而生，而办公室作为领导的参谋和助手，要切实为领导服务，为领导减政，不能不担负起协调工作的重任。

其次是要树立权威，协调是综合性的管理，涉及面广，政策性强，难度较大。要真正发挥办公室的协调功能，必须树立其应有权威。一方面要强调办公室在单位管理中的地位，有责任有权力去协调处理各职能部门或各业务科室之间的各种事务。另一方面领导要适当放权，在一定的场合把某种权力授予办公室，使办公室能按照领导的意图去全权处理，能理直气壮地代表领导去说话，去办事。这样既可使领导从繁杂的事务中解脱出来，又能增强办公室的协调力度，提高其协调权威性，使其大胆工作，积极协调。与此同时，还有一点，办公室负责人也要在办公室内部适当放权，确保单位上下和谐统一，步调一致，齐心协力地为完成单位的总目标、总任务而努力。

三、加强修养，提高办公室人员的协调能力

协调是一门集公共关系和领导艺术于一体的综合性管理科学，办公室要担当这一重要任务，客观上就要求办公室成员具有一定的素养和能力与之相适应。换言之，办公室人员的素质决定办公室协调工作的成败。其素质要求主要包括以下几个方面：

（一）知识面广

办公室协调工作涉及面广，综合性、应变性极强，要求办公室人员不仅具有本部门一定的业务专业知识，而且必须具有一定的行政管理、公共关系以及社会学、心理学、逻辑学等方面的知识，博学多才，才能善于协调。

（二）道德素养好

在协调过程中办公室人员必须坚持实事求是、廉洁奉公的原则，处理问题公正、客观、不偏不倚。不能玩手段，耍花招，既不迎合迁就不合理的要求，又要积极采纳合理化建议，因此职业道德是办公室人员的基本素质。

（三）政策水平高

做好协调工作，提高协调质量，就要求办公室人员具有一定的政策水平，一方面要熟悉掌握单位内部的各项规章制度、工作程序。另一个方面要正确理解和了解上至党和国家，下至集团公司和公司的有关方针、政策、法律、法规，这样才能正确运用政策，大胆开展协调。

（四）工作能力强

协调工作虽然繁杂，但往往都是创造性的工作，由于所协调的对象千变万化，协调的事情林林总总，需要协调人员根据不同问题，不同情况，提出不同方案。且要根据不同的协调对象，牢牢把握住协调过程的主动权。所以要求办公室人员具有一定的创造能力、组织能力和社交能力。

四、改变作风，在協调中体现服务

办公室的协调工作既是管理工作，又是服务工作。因为，一方面办公室的协调工作都是领导各项意图的进一步贯彻落实，有时是领导的代言人和执行者，办公室工作人员到基层科室去，并不仅仅代表着个人的身份。这种意义上说，办公室的协调工作是领导工作的一部分。但另一方面还必须明确，办公室的这种领导是从属性的、服务性的。它的协调是要在领导的指导下，按照领导的意图去进行，切不可越俎代庖，随意越权。同时，这种协调又是多方位的服务，它包括对上对下，对内对外的各种服务，由于服务对象不固定和广泛性，更增加了办公室协调工作的复杂性。而要在协调中体现服务，在服务中搞好协调，更是办公室协调工作的艰巨性所在。这要求办公室在协调中注意改善工作作风，讲究协调方法，牢固树立服务意识：

（一）对上协调，认真负责，不卑不亢

日常工作中，办公室经常会遇到某些工作由于领导之间意见不一而难以处理，往往左右为难，不知听谁的好。在这种情况下，办公室应从事业的高度出发，以自己既明了情况，又不介入矛盾的特殊的位置，及时为领导之间提供一条联系的纽带，帮助领导沟通思想，融解分歧，消除误区，增进班子团结。当然这种协调难度比较大，办公室同志既要多谋善助，又要不卑不亢，更不能挑拔离间。平时与领导融洽相处而不庸俗，协调起来才得心应手有成效。

（二）对下协调，亲切诚恳，不骄不躁

办公室对下面的业务基层部门的协调，大多是比较具体而繁杂的事，有的需要某一部门顾全大局，牺牲局部利益；有的需要几个部门同心合力，协作解决。诸如此类，都要求办公室协调人员深入基层调查研究，多方听取意见，充分尊重基层部门，体谅他们的实际困难，帮助他们解决一些具体问题，合情合理地提出工作方案，动之以情，晓之以理，才能使大家同心同德，共赴困难。切忌在协调中盛气凌人，唯我独尊，以“钦差”自居。工作上的简单、急躁、刻板、陈腐，都会造成协调工作的失败。

（三）同级协调，平等相待，不偏不倚

无论是贯彻上级的某项工作，还是开展一项具体活动；无论是重要会议的组织，还是重要文件的起草，比如每年的职代会、本部门或单位承办的大型行业会议等，都需要某个主管部门或几个职能部门去具体落实。在这过程中往往少不了办公室的协调，对于这类协调，办公室必须先吃透上级精神，认真准备，提出预案，然后再请有关部门讨论协商，以便进一步明确责任、分头落实。在这类协调过程中，办公室只是召集人，切勿以领导自居，对各职能部门发号施令。否则，各部门之间就会难以达成共识、默契配合、顺利完成预定方案。

（四）对外协调，热情友好，不推不拖

办公室是单位管理的中心，又是对外的一个重要窗口，外单位的各种联系，无论是行政性的还是业务性的，往往都会找到办公室，寻求解决的办法。而单位需要对外联系或向外求援的事，一般也通过办公室与外单位协调联络。所以办公室有时确实是个“不能不管部”，只要是与单位有关的，其他部门可以不管，但办公室却不能不管，且说话办事都又代表单位的对外形象，事无巨细，都应认真对待，热情接洽。只要人家找上门来，即使不属于办公室的主管范围，也要先与内部有关部门协调后，再与外单位协调，及时给予解决，不拖拉，不推诿。否则，即便是一件小事，也会造成难以弥补的不良影响。

总之，协调工作是办公室的一项极为重要的工作，是办公室作为领导参谋助手的具体体现。内外协调工作的范围之广，要求之高，影响之大，要求充分挖掘办公室的协调潜力，强化其协调功能，完善其协调机制，还需要各级管理工作者加以重视、予以支持、不断探索、不断完善。

（作者单位：中国石油乌鲁木石化公司武装保卫部）