档案管理之我见

韩晓燕

摘 要：随着科技的发展，档案管理也发生着巨大的变化，计算机档案将要代替纸质档案，而且已是势不可挡，计算机档案以其各种优势“打败了”纸质档案。然而，在运用的过程中也存在这样那样的问题，主要谈一些粗浅见解。

关键词：档案管理;优势;性质;问题;方法

一、计算机档案的优势

计算机档案包括电子文本档案、图像档案、音像档案等。这就解决了纸质档案无法保存音像资料的问题，让档案资料也变得丰富多彩起来。这应该是计算机档案的第一优势。

第二，计算机档案比纸质档案更节约、更方便。纸质档案的建立过程耗费资源较严重，需要大量的人力、物力，保存起来既占空间又耗人工，也不利于单位节约开支。而计算机档案则只需一台电脑，而且查阅的时候也更方便、更快捷，有时只需“一键”便可解决问题，而纸质档案查阅起来极为麻烦。

第三，如果网络联通，还可以实现资源共享，能更好地为更多的人服务，更好地为更多的人打开方便快捷之门。

二、计算机档案应该具有的性质

计算机档案中运用最广的应该是电子文本档案，所以以它为代表，谈谈计算机档案应该具有的一些性质。

1.真实性。电子文本档案和纸质档案的性质一样，首先必须实事求是，保证档案的真实性。在建立档案的过程中，要真实准确录入相关信息，以待保存和查询。

2.系统性。运用大数据信息技术进行档案管理本就是一项复杂的系统工程，学校只有站在系统、整体和宏观的角度去审视档案管理工作，才能真正提高档案服务能力。因此，学校要从个人档案、绩效考核、岗位安排、工作流程、培训管理等各个方面予以加强，分析档案管理各个要素之间的联系，构建宏观的档案管理体系。除此之外，档案管理部门也要协调好与其他部门的关系，做好信息资源汇总归类工作的同时，也要提高档案服务质量，使电子档案具有系统性。

三、计算机档案应用中存在的问题

从20世纪开始，计算机已经开始在我国得到广泛的应用，各单位也开始逐步地将计算机技术与自身的需求结合起来，开发了不同的信息系统。不同的职能部门由于各自工作的特点不同，其所建立的信息系统也不相同。这也就形成了多类信息共同发挥作用的局面。许多单位也建立了网络版的档案管理系统，但是，不得不承认大部分的电子档案都存在扩充性、灵活性以及开放性较差的问题。电子档案无法与其他部门的管理系统协调，也就造成了信息沟通不畅，甚至是无法沟通的窘迫现状，不仅限制了电子校务的统一规划和发展，而且浪费了很多的人力、物力以及财力。所以实现电子档案与学校其他部门的档案管理系统的有机结合，以求达到信息的互通有无，是许多单位所面临的一个巨大挑战。

1.电子档案的存在和出现越来越普及，电子档案的使用及安全运营急需解决。如何存储诸多的电子档案并且分类整理，如何维护网络来安全地保存这些档案成为需要解决的问题。目前缺少专业的档案人员进行梳理，管理效率较差。管理人员档案整理技巧缺乏，专业知识和问题处理能力有限，造成电子档案系统缺少应有的先进性和系统性。同时，设备的落后也影响电子档案的建立。

2.档案管理的制度不完善，档案有泄露的现象。部分单位的档案室管理没有明确的规章制度，对于档案的查阅问题处理不当会造成部分档案的泄露。

3.档案的管理水平有待提高。电子校务的发展也带来了另一个问题，如何实现高管理水平。一般情况下，档案的信息化内容可以分为两个层次，档案目录的数字化以及全文信息的数字化。现在许多单位的电子档案只是停留在目录信息的数字化，只是简单地将档案的目录输入电脑中，只能实现简单的目录查询，这种状况无疑影响了整个单位的信息化进程。

4.档案的安全问题突出。档案安全问题是电子档案管理中的一个重要问题，电子校务的发展实现了档案部门与其他的学校部门甚至是外界系统的信息交流，有效提高了学校档案部门的工作效率，但是随之而来的是档案的安全得不到保障。网络中的各种因素比如操作问题或是人们比较担心的网络黑客入侵，都在威胁着电子档案的安全。这必须引起高度注意，在注意到电子档案安全的同时也要注意档案原件的安全，一旦大量的档案流失，造成的损失将无法挽回。

四、推进计算机档案的建立，提高工作效率

纸质档案管理耗费资源较重，不利于节省单位各项开支。因此，单位要有区分地对纸质档案进行数字化录入，推进数字档案建设。数字档案建设能够突破档案利用限制，实现资源利用的规模化。一方面除去一些具有历史价值和收藏价值的档案之外，应当将纸质档案转化为相应的电子档案，实现档案在计算机上的统一管理，减轻工作人员负担，实现单位档案一体化管理和一体化利用。同时，档案被数字化之后，单位其他工作部门在检索和借阅档案时也会较为便利，只需要在档案管理系统上进行相应的操作，就能实现档案检索和档案查询。另一方面数字档案还能够与其他新型技术手段相联系。例如，可以通过开发微信公众号的形式，将公众号与档案管理系统相连，拓宽档案服务范围，实现公众号查询档案服务，提高档案信息化水平。

建立电子档案库。在众多的数据中，依托现今便利的档案管理软件，可以建立可靠的海量电子档案库，该电子档案库要求能和纸质档案关联并且同步。同时，学校档案室工作人员应该建立完善的电子化流程，支持档案借阅、发布等，提供多种途径在线档案检索，以便于更加便捷地查阅各种档案信息。同时，学校档案室的管理员应当建立电子档案的关联，方便各种信息的获取，以便对这种办公事务进行综合性的评估和诊断，同时也能够更加便捷地提供各种统计报表，方便对档案管理进行评估。当然，电子档案的存在有利也有弊，电子档案相比较传统纸质版档案来讲，虽然信息量大、录入更加便捷，但是也具有一定的风险性，比如网络故障、电脑病毒导致的数据丢失等问题的发生，学校档案管理的工作人员要不断更新自己的电脑知识，从而灵活应对这些档案管理中的问题。

完善学校档案管理制度。学校不仅仅要配置专门的档案管理室便于各种档案干燥耐久地存放，同时对于档案管理也需要不断地完善。档案管理部门是学校的一个重要部门，应该具备完善的规章制度，应当有一个详细的档案管理流程。應该具体到不同档案的分类、人员制度的管理、档案的外借情况、档案的整理和保存制度等。比如说要做好档案管理人员构成情况的统计，按时按岗出勤档案管理工作;要及时、准确地登记档案的移交和接收，使得档案的出入有详细的表格记录，这样可以大幅度避免档案缺失的问题。还有档案不准外借的制度，如果的确因为工作需要将档案带出档案室，需要明确借阅人信息、借阅的目的和归还的日期。

掌握必要的档案管理技能和知识。档案室应该有专业的管理人员对档案进行详细的梳理，有专人负责档案统计工作，按要求填报档案统计报表，并做到迅速、真实、准确无误。相关管理人员对于档案的标注、分类、标记、装订等具有专业的技能，学校要不定期开展档案管理相关培训，以期提高档案管理人员的档案管理技能。

增强安全防御能力。信息安全问题一直备受人们的关注，电子档案的安全更是如此。为了确保电子档案的安全，可以从以下方面进行：一是严格管理制度。好的管理，才是系统安全的根本保障。学校的档案业务繁忙，这就要求档案管理人员尽职尽责，分工合作，负责好档案工作流程中的不同部分。建立严格的网络管理系统，并在档案工作的全过程中进行管理。可以通过采取防火墙、个人身份鉴别、建立数据库备份系统、权限设置等技术性措施，构筑安全防范体系。二是加强技术保障。过硬的技术是消除档案安全隐患的重要途径，通过建立完备的安全防范体系，达到保护档案安全的目的。学校的档案管理员还应该注意文件的前期管理，从源头上控制文件的质量，以保证电子档案的安全以及完整。

在信息时代，档案信息化水平决定了档案利用程度，档案管理人员应紧跟时代步伐，牢牢抓住大数据技术这一有力抓手，能够平衡档案管理质量与效率的关系。科学技术在档案管理领域仍然处于一个不成熟阶段，很多问题还有待探讨，因此，本人的认识难免会存在些许疏漏，愿与大家共同探讨，在今后的工作与研究中不断加以完善。

编辑 李博宁