谈如何做好电子信息档案管理中的安全防范

高宏璟

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）11-091-01

摘 要 档案信息化成为了管理档案的最快捷方式，它提高了档案利用的效率，但电子信息档案数据很容易被入侵，同时在电子档案管理利用等各个环节，也不可避免地会产生误操作、丢失、病毒、黑客侵犯等问题，这要求我们必须重视电子档案信息安全防范工作。鉴于此，本文对如何做好电子信息档案管理中的安全防范进行了分析，以供参考。

关键词 电子信息档案管理 安全防范 方法

计算机与互联网的普及运用，虽然方便了信息资源的获取与利用，但也增加了信息资源的安全隐患。因此，如何趋利避害，合理取舍，找到两者之间的平衡点，既要充分利用企业电子档案信息资源，又要确保其安全、防止失密泄密成为企业亟待解决的重要问题。

一、电子档案的独特性

电子档案的应用在生活中随处可见，不管是家庭、工作、学习都必然存在其中。电子档案之所以被现代人类所认同，是因为电子档案拥有独特的特性。例如，可以在不同的计算机内进行流转，可以与档案制作时期的载体进行分离，不拘束于传统纸质档案的邮寄形式。可以确保档案在流转过程中的绝对安全，避免数据流失。区别于纸质档案的流转方式，避免中间环节出现的问题。另外电子档案的数据内容可以进行实时更改和替换，这样一来，数据流转到另一方时，如果档案内的数据需要更改，可以根据指定内容区域修改，区别于纸质档案的必须重新覆盖，以及数据更改不方便的问题。同时也保证了数据的实效性和精准性。

电子档案可以允许错误操作的发生，如果电子档案内的数据资料因为某些客观因素导致错误性删除，那么可以根据计算机技术在硬盘内进行复原恢复，避免麻烦的加大，区别于传统纸质档案，纸质档案如果因为意外操作导致档案原件丢失或者毁坏，那么必须耗费大量的人力物力资源才可以达成档案复原恢复，还不能保证恢复后的档案完整。电子档案最为重要的特点是易于保存性，电子档案的保存方式，要远远超过纸质档案保存的方法。电子档案的保存需要U盘、硬盘、云平台等现代化存储工具作为支撑，相对于纸质档案的保存环境来说，操作性降低，但是劣势是更容易被损坏。不过这一点瑕疵并不能使其应用性降低。相对于纸质档案保存环境需要的湿度、温度等条件，电子档案便利的保存方式引起人们的认同。

二、防范电子信息档案管理的有效方法

（一）构建强大的信息安全防范体系

主要包括为电子信息档案管理系统服务器和用户终端安装防毒软件和防火墙系统以及对重要电子信息档案进行定期备份等。通过在服务端和用户终端安装杀毒软件，能有效避免电子信息档案在使用管理过程中，被病毒侵害以及被非法盗取、任意篡改等情况的发生，最大程度减少电子信息档案管理工作的损失。然而，安装强大的防火墙系统也十分必要，通过该系统能有效阻挡来自外部网络的非法用户对档案管理系统的入侵及破坏，为电子信息档案管理工作构建又一道安全屏障。由于恶意病毒对电子信息档案的破坏无处不在，所以对重要电子信息档案进行定期备份也相当重要，通过定期备份，能极大降低信息数据由于系统崩溃而造成无法还原的现实，一般可选择服务器备份及光碟或移动磁盘备份等形式。

（二）强化技术监控

电子档案依赖信息技术生成。因此，必须采用先进的信息安全技术对电子档案全过程加强监控，为电子档案管理筑牢安全屏障。如，管理人员可在档案管理系统内增设管理监视子系统，对电子档案的存取过程进行全程监管。在实际的系统设计之中，工程人员可将智能传感器、无线网络、数据库检测作为一个整体的系统来构建，通过实时的物联网网络链接，系统可实现对电子档案24小时无间断的监管。在保证计算机系统安全运行方面，可采取安全检测和监控监测、防火墙技术、访问控制技术等手段。在保证数据安全方面，可采取加密技术、数字签名技术、数字水印技术、文件备份与灾难恢复技术、防病毒技术等手段。

（三）强化风险防范意识

思想是行动的先导。要确保电子档案信息安全，筑牢思想防线是根本。档案部门要强化主体责任意识，切实加强组织领导，成立安全工作领导小组，将电子档案安全列入主要领导、分管领导、档案人员的岗位职责和绩效考核的重要指标，层层签订安全责任状，层层压实安全责任，筑牢风险防范意识。要始终将电子档案安全工作摆上单位重要议事日程，定期研究电子档案安全工作，保障相关经费落实，解决影响电子档案安全工作的重大问题。档案监管部门要落实监督责任，定期对档案部门开展档案管理安全检查、指导和监督，发现问题及时督促整改，发生重大安全责任事故要严格落实档案安全问责追责制度。

三、電子档案管理的未来趋势

电子档案管理的未来是十分可观的，将会为高校的工作带来极大的便利。未来或许只要简单地在电脑的系统上的操作中输入几步简单的步骤就能够进行档案的上传，可以自主选择通过关键词、日期等简单的内容进行保存，也可以经过人为的设定，建立起文档树，将各类文档进行保存，甚至可以看出事件发生相关的进展。对于已经存有的纸质可以通过扫描录入电子文档系统进行保存管理，规范一直以来的所有文档，便于文档的统一管理，文档的调阅可以通过网络的在线申请，申请的请求可以发送到主要负责人的工作电脑上，经批准后可以直接同意或否决，然后相关的文件便可以根据设置给予申请人一定的权限，永久或者短期。整个过程的操作会是简单的。效率大幅度提高。

四、结语

不同的领域内，会产生不同的信息数据，存储于电子档案中，现如今电子档案已经逐渐替代纸质档案的传统应用模式。档案安全是档案工作的底线，是档案事业的根基。档案人员要针对电子档案管理工作中存在的风险与不安全因素进行识别和分析，制定有效合理的防范措施。

参考文献：

[1]王玉墁.电子信息档案管理与防范措施[J].现代农业研究，2018（05）：115-116.

[2]王京一.电子信息档案管理与防范措施[J].现代农业研究，2018（04）：116-117.

[3]朱允彤.浅谈电子信息档案管理的风控方法[J].办公室业务，2018（03）：47.