关于提升企业档案管理工作质量的思考

赵艳芳

摘 要 近年来，企业档案越来越受到企业各层管理者的重视，管理好企业档案对提高企业的服务效率、经济效益、竞争力、社会地位等大有益处。在企业档案实际工作中，存在很多问题，企业档案工作开展难度大、进展缓慢、效率低下。针对这些问题，笔者认为，企业档案管理应遵守一定的质量标准，并纳入企业管理的整体标准体系中，与其他标准体系相互协调配合，共同为企业服务。

关键词 企业 档案管理 作用 对策

企业的发展需要档案管理做基础，档案对于一个企业的发展至关重要。但是，目前还有很多企业没有认识到其中的重要性，对于档案管理一直是忽视的，所以导致我国很多部门的档案管理工作出现滞后等现象。不仅表现在相关工作人员知识的匮乏上，还体现在归档效率低，管理缺乏规范化、科学化等问题上。档案主要记录的是一个企业的发展历程，包括它所获得的一切先进成果。档案为本企业的现状分析以及未来的发展趋势提供了有力的凭证和依据。我国正处于高速发展时期，做好档案管理工作尤为重要，因为它不仅记录了一个企业的发展历程，同时也体现了一个企业的先进理念。所以，关于档案管理工作我们应该勇于创新、敢于探索，这对于企业的发展具有重要意义。做好档案管理的相关工作不仅会影响一个企业工作的发展，对于促进经济的全面发展以及提升竞争力都具有重要意义。档案管理的科学化、规范化已经势在必行，唯独坚持与时俱进的原则，广泛接纳和吸收先进的档案管理的研究成果，才能够提升自身的档案管理水平。做好档案管理工作，不仅是适应新形势的必要选择，也是实现档案管理部门的自身价值的重要体现，同时也是档案管理人员实现历史责任及人生价值的重要途径。

一、提升企业档案管理工作质量的重要性

（一）企业档案管理质量体系有助于提高档案管理水平

企业档案管理质量体系是对文件从形成、归档、整理、保管、利用、销毁或永久保存的全过程进行严格质量控制，使档案管理工作的各个环节都有章可循、有规可依，从而弥补了以往档案工作中的薄弱环节，保證档案工作的有效性和连续性。企业档案管理质量体系的建设要求领导重视，全员参与，这样可使每一位档案工作人员树立起档案质量意识。可通过多项措施如讲座、培训、继续教育等方式来提高工作人员素质。基于标准的档案质量管理体系注重档案人员业务能力、创新能力、服务水平的培养和提高。

（二）企业档案管理质量体系是企业发展的要求

随着人们对档案信息资源的依赖性日益增强，对档案质量的要求也越来越高。因此，提高档案质量及档案管理质量成了当务之急。档案管理标准体系的建设让档案工作渗透到企业业务工作中，健全了档案管理制度，扩大了档案管理的队伍，确保了业务档案的完整及准确。建立档案管理标准体系，不仅对搞好企业档案管理，开发档案信息资源有积极的作用，同时对全面加强企业综合管理，推进企业建设，促使科研成果转化为生产力产生积极的影响。因此，企业为了保证工作效率，应该建立档案管理标准体系。

（三）企业档案管理质量体系是全面质量管理的内涵之义

全面质量管理是指以质量为中心，以全员参与为基础，目的是通过让顾客满意和本组织所有成员及社会受益而达到长期成功的一种管理途径。档案管理是企业管理中的一个重要环节，按照企业全面质量管理的思想，以及质量管理标准的要求，企业的档案管理应当也必然要纳入企业的质量管理体系当中。

二、提升企业档案管理工作质量面临的一些问题

（一）企业档案管理观念薄弱

立足企业管理实践，管理者对档案资源的认知度不高，忽视档案管理的重要性，档案管理不到位，整体发展现状不乐观。档案管理工作，需要投入大量成本，如资金、设备、人力等，同时管理流程复杂，环节较多，档案管理工作更显系统性与复杂性，管理难度较大。另外，在企业内部，普遍存在“重效益、轻管理”的现象，尤其是档案管理，将其视为与经济效益关系不大的环节。在这种思想的影响下，企业档案管理缺少优质的发展环境，很难推动档案工作的有序开展。

（二）企业档案管理功能不完善

立足企业，很多资料都需要以文档形式进行存储与管理，尤其是对于一些重大事件、重要决策以及大型活动，需要以档案管理要求为基础，结合需要，进行资料的统筹与落实。但在实际操作中，档案管理不完善的问题时有发生，不利于档案质量的查阅与使用，很难有效发挥档案资源的价值。因此，档案管理功能不容忽视，一旦出现资料不完整的情况，隐患随之发生，直接影响资源的共享与应用。

（三）企业档案信息化建设滞后

企业档案管理工作的开展离不开相关技术的支持，尤其是随着信息技术的推广与应用，信息化应用水平成为制约企业档案管理工作的重要因素。但立足当前企业，由于对档案管理重视程度不够，其在信息化建设方面的工作不到位，相关投入严重不足，很难保证信息化管理与企业发展的同步性，从根本上拉低了档案管理的整体水平。

（四）档案管理模式过于单一，缺少针对性和综合性

很多企业的档案管理方法十分陈旧和传统，基本是按照单一的档案管理模式进行的，在档案体制管理上采用的还是高度集中的统一化管理方法，这样企业的档案管理工作就被上了枷锁，无法在现代企业制度中站稳脚跟，单一化的档案管理模式已经不能很好地适应企业发展的需要。企业的类型有很多，经常会有跨越地区和跨越所有制的大型企业出现，这些集团档案若是要采用传统的集中统一方式管理根本无法实现。另外，国家的事业单位也进行了整顿，一些专业主管机构开始出现撤销合并现象，因此，企业无法按照统一的分类大纲进行集中全面的档案管理。在市场经济条件下，企业若想拥有良好的体制管理还需要做好多元化的工作分析，在符合国家规定和法律规定的前提下进行企业自主行为的管控，做好档案管理工作。从目前实际情况可以看到传统档案管理体制过于烦琐，档案保存依靠人工方式，并且保存时间较长，这已经不符合企业的现代化发展需要。