基于信息技术的档案管理创新路径研究

唐华

摘 要：档案管理是企业管理工作中的重点内容，其中包含着员工、领导的个人信息资料，还包括有关于企业发展的重要信息，对档案资料进行高效的管理，可以保证企业的稳定发展。随着档案资料不断增多，档案管理工作难度也不断加大，在信息技术的催化下，档案管理工作模式出现了变化，给档案管理工作模式的创新带来了重要的动力。本文深入分析了在信息技术的引导下档案管理的创新路径，以期可以提升档案管理的质量以及效率。

关键词：信息技术 档案管理 创新方法

信息技术是21世纪以来发展最为迅速、影响也最为广泛的一种科学技术，给各行各业都带来了深刻的影响。科技革命催生了多种技术，如大数据技术、人工智能技术等，都是信息时代的产物，为人们的生活和工作带来了极大的便利。信息技术不仅可以存储大量的数据，还可以对数据进行分析和处理，为人们自动展现信息资料所展现的规律。信息技术和档案管理工作有着较高的适配性，可以辅助管理人员整合、归纳、采集数据。在信息时代下档案管理人员需要认识到信息技术使用的重要性，在工作中积极使用信息技术，使档案管理工作可以适应时代的发展。

一、利用信息技术搜集整理档案信息

在以往进行档案管理时，都是将以纸质资料的形式存放档案，将档案信息放到档案袋中保管。这种管理方式容易導致档案资料受到外界环境的影响，进而出现损坏或者信息丢失的现象，如风干或者受潮等，并且纸质档案随身携带较为麻烦，不利于档案资料的使用。在引进信息技术之后，可以将纸质资料中的信息转化为电子数据，并上传到企业的数据中心。信息技术还可以对档案资料中的图片、文档信息进行扫描，之后将其变为数据，在一定程度上提高了非结构化信息的使用效率。这种档案存储模式可以解决纸质档案的存储局限，提高档案资料的存储数量，减少了纸质档案整理起来的困难程度。数据存储到网络上后，档案管理人员或者其他工作人员在使用档案信息的时候，可以直接从网络上下载即可，或者将数据拷贝到U盘中，提升了档案信息的使用效率。企业的档案信息类型很多，信息技术可以对档案进行智能化的分类，让档案管理工作变得更加有序，也可以更加方便档案的查找和管理。

二、对档案管理实施安全保护

在信息时代背景之下，网络上会出现很多病毒或者盗窃技术，很有可能也会威胁到档案资料的安全性。为了提高企业内部员工身份信息以及企业资料的安全性，应当建立完备的安全防护系统，保障档案资料的安全性。档案管理部门应当积极使用数据安全保护技术，为存储档案信息的管理系统提供有效的安全防御，如病毒检测技术、防火墙技术、数据恢复技术等。档案管理部门需要将档案资料进行备份处理，将存储资料的数据库进行加密，通过限制访问用户来提升档案资料的安全监管效果。档案管理工作人员可以提高用户审核的严谨性，当用户要检索档案资料或者下载资料时，需要经过指纹识别、面部识别之后才可以获取到权限，如果档案资料极其重要可以使用瞳孔识别的技术。在信息时代，信息的安全性是极其重要的，档案管理工作人员必须要重视安全监管的必要性，改善档案管理工作的模式，提高档案管理的安全监管效果。

三、利用人工智能技术转化隐性信息

在以往的工作观念中，档案管理工作人员只需要负责收集档案资料，对档案资料进行整理和分类即可，因此很多企业内部的档案管理人员往往缺乏工作的积极性。档案管理工作还需要对档案中的隐性信息进行分析，评判档案的信息价值，从档案数据中获得个人或者企业的发展规律。隐性信息工作转化难度较大，且工作量大，管理人员可以使用人工智能技术来解决这一问题。人工智能是模拟人脑进行思考的一种新型科技产物，如生活中常见的智能家电、微型手术机器人都属于人工智能的范畴，可以模拟大脑进行推理、思考。利用人工智能分析档案资料会更加快速准确，只需要在人工智能中植入专家系统，就可以让其按照评定专家的思维对档案信息中的隐性资源进行提取、分析和处理。

四、结语

档案管理工作效率低下的问题是一直存在的，并且随着档案管理工作压力不断地增加，这一问题也表现得更加明显，甚至影响了企业的可持续发展。档案管理工作是企业可持续发展的重要基础，通过对档案信息的分析，可以更好地整合相关的信息资源，为企业的未来发展提供重要借鉴。信息时代的背景下要求企业档案管理工作要利用信息技术不断改进方法、提高效率、提升管理水平，从而体现社保档案管理的重要价值。

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