企业档案管理中存在的问题及解决对策

张锦玉

摘 要：企业档案管理是企业内部管理工作中的重要内容，档案管理的水平能够对企业的生产、经营和管理等活动产生直接的影响。企业档案是企业非常宝贵的资产，记录了企业发展的全过程，对档案进行合理的开发和利用，对于提升企业的经济效益和促进企业的改革具有非常重要的意义。本文就目前我国企业档案管理存在的主要问题进行粗浅的探讨，并提出几点解决对策，以此进一步促进企业档案管理工作。

关键词：企业;档案管理;问题;对策

一、管理公司档案文件的主要问题

（一）档案管理工作与企业经济发展不同步。

我国市场经济体制的不断改革与完善，企业为了在市场中取得不败之地，根据市场的变化，更多的将精力放在不断的提高自身管理水平，然而在企业改革过程中，由于多数企业档案意识还很薄弱，企业多看重与生产经营有关并能给公司产生经济效益的工作。档案工作并不能为公司产生效益，所以档案管理工作不受重视，在人员配置上都是相当匮乏的，从而导致在企业档案管理工作中经常会出现各种漏洞，以至于大家对档案工作热情不高，兼职档案人员居多。

（二）档案管理方式单一。

现在，我国很多企业的档案管理工作中仍一直沿用纸质档案的方式。在实际的档案管理工作中，一个档案主题会涉及到不同相关部门和单位的资料，如果将这些资料一并移交到存档时，必然会有很多档案是重复的，这样就会加大档案存储的压力。怎么能更好使存档资料对公司有利用价值，这就是档案管理人员需要去完成的工作。而如果还一直采取手工作业的方式，无疑会加大档案管理人员的工作难度和工作量。虽然目前也有企业开始引进现代化管理设备，利用计算机对档案进行管理，但是也仅局限于一些基本功能的使用，比如：档案目录的编制、统计、检索等，却并不具备综合处理的能力。随着企业档案的不断增加，这种落后的档案管理方式必然无法适应企业发展的需求，然而使得企业档案无法充分的发挥利用价值。

（三）档案管理人员专业性不强。

档案管理工作是一项专业性、系统性较强的管理工作，其管理人员不仅需要掌握一定的档案管理知识，还必须了解本企业的生产经营范围和特点。才能把本企业的档案工作做好。然而目前大多数档案管理工作，多由企业行政、人力、财务等部门人员兼职，缺乏专业的档案管理人员，以至于从客观上导致档案收集不完整、遗失等问题发生，致使真正有价值在企业发展中承担指导作用的重要信息资源，逐渐流失，无法更好的利用，遏制了企业档案的发展与管理。

二、解决企业档案管理问题的对策。

（一）加强公司对档案管理工作的重视

企业领导需要加强对档案工作部门建设的重视，提高档案管理人员在档案管理工作中的意识，提高档案管理人员的专业素质，提升档案管理质量。企业可以从资金的投入和档案管理人员的专业素质看出公司对档案管理工作重视的程度。只有充足的资金投入才能保证企业档案管理的顺利进行，提高企业档案管理水平，才能适应现代企业发展的需要。

（二）利于数字化信息技术更好的管理档案。

随着信息网络的高速发展，计算机信息技术在各行各业中有很广泛的作用，在很大程度上推动了各行各业的发展。把档案数字化应用在企业档案管理中，可以把传统的纸质檔案扫描为数字化信息档案，大大提高档案管理利用价值。因此，在企业档案管理中，我们应该充分利用计算机技术和网络技术对档案进行有效的管理。同时建立和档案数字化建设相适应的档案管理体制，从而提升档案信息资源的开发和利用价值。

（三）建立完善的企业档案管理制度，加强岗位职责

建立一个完善的企业档案管理制度，贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编制档案检索工具，加强档案检索系统建设，并采用科学手段，逐步实现档案管理数字化。提供利用工作和档案数字化等档案管理的相关工作。每个企业有自己的特点，企业档案管理人员应根据企业经营范围及特点，由被动变主动，开发档案资源的价值。例如：公司先进技术成果展览、公司大事记整理、公司团建活动的音像视频等资料、公司各类宣传片的收集保管，发挥企业文化档案资源的收集利用，提升档案资源的文化地位，将企业档案资源视为企业文化的一部分。这就要求企业档案管理必须要与时俱进，学习和更新档案管理的先进技术，建立和建全适合本企业的档案管理工作体系。

同时，档案管理部门还需要明确档案管理人员的工作职责，提升档案管理人员的信息技术应用水平，使其在实践中学习、提高专业知识和岗位技能，掌握档案资源建设发展的先进方法，肩负起企业档案资源建设的重任。并将档案管理和档案管理人员的绩效考核挂钩，这样才能够有效提升档案管理工作水平。另外，企业的档案管理工作者还必须要根据相关的法律法规，并结合公司自身的开发需求，为企业开发相适应的档案文件管理系统，这需要企业档案文件管理人员在工作中遵守“统一领导，分层管理”的原则。

（四）通过专业的学习提升升企业档案管理的水平

针对档案管理工作专业性质，企业在选择档案管理人员时，不仅要选择懂得档案管理知识的专业人才。还要懂得企业的基本经营范围、技术知识的复合型人才。企业领导应该积极选送档案人员参加档案专业知识培训并参与企业的日常经济管理中，还可以通过企业之间交流学习以此提高档案人员综合业务素质。同时，还要稳定档案专业队伍，以促进企业档案管理工作不断发展。

三、结语

综上所述，随着时代的不断进步和发展，现代企业在发展的过程中会面对越来越多的新挑战。在这样的背景下，企业要想得到稳定的发展，因此，有必要将企业档案文件管理作为企业管理工作的重点，不断完善企业档案管理系统，加强对企业档案管理的重视。同时还需要引导企业全体人员树立正确的档案管理观念，提升档案管理人员的专业技能，不断的创新档案管理方式，使企业档案管理可以适应现代企业发展的需要，促进企业的可持续发展。

参考文献：

[1]张丽娟.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].企业改革与管理，2015，（18）：228.

[2]金华.优化企业档案管理体制改革的方法与对策思考[J].吉林农业，2012，（11）：268.