对新形势下做好企业档案管理的研究与创新

张宇芳

摘 要：档案管理作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，企业档案管理应实现标准化、科学化，是一种基础性信息资源，这对企业发展有着非比寻常的意义，对企业管理等各方面也有着非常重要的作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时，档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点，体现公司规范化、科学化管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不影响企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的作用。本文基于对新形势下做好企业档案管理的研究与创新展开论述。

关键词：对新形势下;做好企业档案管理;研究与创新

企业文件是非常重要的信息资源，是企业宝贵的精神和物质资产，是历史经验的积累和证词。档案工作是企业生存和发展的管理基础，为了提高档案管理科学化水平，必须充分掌握其发展现状，根据存在的不足，采取有针对性的措施完成。要落实管理规章制度，明确管理者的责任，提高管理者的综合素质。有效地响应文件管理需求，防止文件数据丢失，更好地满足用户需求，并促进文件管理级别和文件服务质量的提高。

一、企业档案管理发展现状

改革开放以来，我国经济的飞速发展，在市場经济条件下，档案管理对企业有着新的重要意义，但档案管理工作长期滞后，在激烈的市场经济中未能有效提高企业的竞争力。我国企业文件管理水平的参差不齐的发展主要表现在以下几个方面。国有企业的档案管理一般优于私营企业，国有企业的良好基础，在一定程度上参考了国家机关业务单位的管理模式，一般可以得到档案局的监督和指导，私营企业大多数处于初级阶段，有些甚至不进行真正意义上的档案工作。企业文件管理领先的民间企业文件工作也不少。国有企业在主导权、制度、创新方面仍亟待完善。各种行业参差不齐的开发水平，通常对比制造业和建筑业、制造企业文件的认识弱，决策者通常意识不到文件的重要性，也意识不到文件利用的好处，没有主导文件管理，而建筑企业由于文件归档按照国家档案管理法律规范的要求，文件管理现在具有一定的管理水平。

二、档案管理的意义

在企业生产经营工作中，档案管理工作虽然不产生直接的效益，但对提高企业工作质量和工作效率大有裨益，是梳理企业历程、反映发展规划的一项基础性、必要性工作。从企业档案管理可以大致看出一个企业的业绩与管理水平。档案记载了企业发展走过的每一步，从企业经营的重大转折，到产品的改进创新，是研究企业经营和发展轨迹的第一手资料，是企业认清自我、科学分析、扬长避短、未来规划的参照。档案管理工作是一项平凡重要、琐碎且高度信息化的工作。近年来，OA系统、合同系统、财务系统、ERP、PDM、HEC等信息网络体系已经成为人们工作中必不可少的工具。在爆炸性的信息化时代，涌现出许多新系统、新观念、新方式，给档案管理工作者带来了很多挑战。目前，在信息化、互联网的浪潮带动下，企业已进入快速扩张发展时期，不仅产生了爆炸性的数据，给档案管理工作带来了难题，还有移动互联网给企业内部业务单元带来了变化，也对传统档案分类造成了困难。档案管理工作是现代企业发展中不可忽视的一环，是企业工作的重要组成部分，对提高企业工作质量、效率有着积极的促进作用。科学规范的档案管理工作，是企业高层管理人员了解企业状况，制定和调整经营策略的重要依据;同时也有利于向社会各方进行推介，为企业争取更多的有益资源。现代企业大多实现了信息化，打造了自动化、智能化的办公系统。相对于目前日益电子化、数字化、服务网络化的办公环境，档案管理较为落后，不能同步跟上信息化的发展，不能适应现代企业的发展需要，需要与时俱进地升级调整，可以参考制造业的质量品控流程，对档案工作进行创新发展。

三、相关措施

（一）在企业档案工作管理体制上创新

现阶段，在开展企业管理的时候，最为显著的特征就是有明确的权利责任，有清晰的产权结构。随着时代的发展社会的进步，企业的档案管理工作也要满足市场的需要，不断改进创新档案管理制度。想要使机构更加完善，就需要对传统的管理方式进行改进，使其得到优化，形成一体化的档案情报信息中心，集成信息、情报、图书、档案为一体。随着信息化的深入，情报可以作为档案进行保存，也可以来源于档案，想要实现电子档案，最为核心的就是信息技术。目前，在开展工作的时候，一定要将计算机网络技术充分利用起来，实现信息资源共享，这样就能够更加便捷的查阅信息资料，使工作效率大大提高。

（二）做好开发利用信息资源，保证优质服务

档案信息化的基础是建立档案的数字库，通过数字化来对档案的内容存量进行管理工作，在数字化过程中建立目录数据库有利于档案的寻找，重视了档案人员基础信息，在互联网加的时代下，智慧化的信息资源利用也是不容忽视的，在庞大的数据库中实现数字资源的融合与共通，在人员管理系统中可以自行查看自己的基础档案资料，如果是人为进行收集，那时间和人工成本庞大，各部门之间没有达到良好的沟通，实施起来困难，所以要建立相应的信息化平台，让档案与人们链接，针对中国现有的档案管理模式和应用层次，根据档案管理现行办法和法则等规章制度，结合当前档案管理现代化程度，如何提供准确、完整、可用、安全的档案资源信息，并使人们突破手工、技术、地理的限制，更好地利用信息资源管理系统。但是，许多企业往往出现信息资源重复建设的问题，他们脱离了实际的轨道，让多个档案共存，其最主要是因为缺乏统一的技术标准，版本内容过多，存在多个数据库，无法通过信息手段对平台进行整合，这不仅增加了企业的工作难度，还增加了企业的工作负担，为了避免档案的重复性，应该重新对档案进行清理和处理，制定相应的信息管理标准，在存储数据时，先对这些数据进行检查、处理、编码、再录入到系统中去。

（三）创新企业档案管理机制

档案管理人员要积极探索新的档案服务机制，对其不断进行创新实践，对服务手段要不断进行完善，使企业的档案需求尽可能得到满足，为领导提供更加准确的决策信息，促进企业的健康发展。近些年，虽然档案机构取得了非常显著的成果，但随着市场经济的发展和信息技术的进步，企业档案工作也面临更多的挑战。

四、结语

随着企业改革的不断深化，国有企业的改革日见成效，已经由计划经济彻底转变为市场经济。在当前新形势下，企业管理中的档案工作起到非常重要的作用，已经与传统计划经济体制管理发生了根本性的改变，企业需要制定统一的目标，促进企业的稳定发展。该阶段做好档案工作，就必须要具备与时俱进和开拓创新的精神，紧紧围绕企业的发展战略，结合市场的发展情况，找到档案工作与企业的结合点，将档案信息的优势充分发挥出来，打造档案工作的新状态。

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