预立卷在特高压交流输变电工程档案管理中的应用

舒云 杨山 刘波

工程档案作为电网工程的重要组成部分，它是工程建设活动中形成的原始且具有保存价值的历史记录，是真实反映工程从规划、设计、施工、运行、维护、改扩建及总结评价的重要依据，对电网工程发展和技术创新、工艺优化等起到重要作用。国家电网有限公司交流建设分公司（以下简称“国网交流公司”）在总结三峡输变电工程、特高压交流试验示范工程等40多个单项工程档案管理经验后，在后续特高压交流输变电工程现场，探索并应用档案预立卷管理，旨在促进和提升项目资料在工程建设期间的同步管理、安全保管及工程竣工后的归档、移交等工作。

特高压输变电工程档案管理的特点

由于特高压交流输变电工程的专业性和特殊性，与500kV输变电工程相比，1 000kV特高压交流输变电工程建设规模大、管理模式新、参建单位多，从档案专业角度来看，其项目资料形成方式、归档要求及承载形式，在收集、整理、归档等阶段，管理极为复杂，对档案管理提出了严峻的挑战，具体情况见表1。

管理理念新，质量要求高

特高压交流输变电工程档案推行“全员、全过程、全方位”的管理理念，工程档案遵循“统一领导、统一标准、分工负责、同步完成”的原则。在工程建设的全过程管理中，全面实现“四个百分百”的质量要求：归档率百分百，要求移交的归档资料齐全、完整；电子化率百分百，要求在提供纸质文件的同时，制作全套电子文件并与纸质文件保持一致；准确率百分百，要求竣工图真实、准确，竣工草图与工程设计变更一致，施工原始记录数据准确，记录和文件签字/盖章完备，各项文件原件归档；案卷合格率百分百，要求案卷题名准确、规范，组卷系统、规范，装订整齐。

涉及对象广，责任主体多

从工程建设的四个阶段（项目前期、工程前期、工程建设和总结评价）来看，所形成并需归档的文件资料类别近200类，归档文件项目约1 600项，资料涉及的形成单位从项目法人、建管单位、工程各参建单位到政府相关部门、检测机构、物资供应单位多达百余家，竣工后所形成的工程档案近万卷。

建设工期短，过程收资紧

从建设周期来看，不同电压等级的输变电建设项目建设周期不同，如500kV输变电工程与1 000kV特高压交流输变电工程的建设工期相差6～9个月，这对于特高压交流输变电工程资料在确保准确率和归档率的前提下，对及时收资提出了更高要求。

参与人群多，流动性频繁

特高压交流输变电工程参建人员众多，从工程科研、管理人员到一线的施工人员，均是项目资料形成的主体对象。尤其是在单位工程（分部工程）完工后，参与群体的进（退）场变动频繁，且不同人群，对项目资料的认知及重视程度也不同，这给档案管理工作带来了一定影响。

特高交流压输变电工程档案预立卷管理思路、要求及流程

国网交流公司作为特高压交流输变电工程项目管理专业化公司，为落实国网公司总部统筹协调、专业公司指导支撑、省公司建设管理的新的项目管理模式，全面提升工程档案管理水平，通过不断探索和总结，在行业内率先推行应用项目档案预立卷管控措施。

预立卷管理的思路

预立卷是将应归档的文件资料以立卷形式收集、整理并分类存放，但暂不对其进行案卷技术加工的一种方式。

预立卷管理的思路是按照分阶段归档条件确认的方式替代实质性归档移交的开展，即结合工程现场实际条件，使各阶段[工程开工准备阶段、地基基础（基础施工）阶段、主体结构（杆塔组立）阶段、电气安装（导地线架设）阶段]所应形成的项目资料达到归档移交的条件。其条件确认标准：一是分阶段工程实体已完工或基本完工；二是阶段性资料达到立卷要求；三是建设管理单位已组织资料检查并完成闭环；四是通过国网交流公司验收并满足分阶段档案归档要求。

预立卷管理的要求

建立档案管理制度，做到有章可循。工程主要参建各方建立健全各层级的档案管理制度，为项目资料的收集、整理、后续归档及保管与利用等，提供管理依据和制度保障。

健全档案工作机制，明确分工，各负其责。在工程开工之初成立档案协调工作组，主要负责对工程资料全过程的收集、整理、归档等工作并进行组织协调和督导落实。健全档案工作机制的作用在于明确各层级、岗位的档案主体职责，对日常工作中的问题及时沟通、交流，解决在工程建设过程中治理的问题，确保项目资料真实、及时、有效收集与整理。

预立卷管理流程

（1）制订节点计划。开工之初，建设管理单位组织现场参建各方，结合工程档案归档范围和一级网络计划中各单位工程的节点时间，确立阶段性资料归档条件的案卷条目、节点时间，报国网交流公司备案。

（2）对过程进行管理。包括案卷装具确定、题名建立等。工程建设中，资料形成单位按归档范围开展资料收集和整理工作，分类存放工程资料，建立案卷目录和卷内目录，适时对资料的完整性、齐全性进行检查，做到随时整理核查。

（3）实施阶段（过程）检查。建设管理单位组织资料形成单位，于阶段性归档节点时间前30天内，开展本階段资料的整理、审查、闭环工作，完成预立卷案卷清册及卷内说明的编制工作。

（4）进行阶段验收。建设管理单位复查并确认闭环后，国网交流公司在阶段性归档节点时间前7天内，组织开展“档案分阶段移交条件”检查确认工作。

（5）开展预立卷工作。把满足条件的工程资料以预立卷形式，严格按照档案管理制度妥善存放于各资料形成单位现场项目部。同步完善遗留项资料的收集整理工作，做好资料变动记录。

预立卷管理通过在浙北—福州特高压交流输变电工程中探索应用、在淮南—南京—上海特高压交流输变电工程推行应用，有效解决了现场“重实体、轻档案”、文件材料收集不及时、管理混乱等问题。国网交流公司总结提炼后，进一步完善并优化预立卷管理措施，并同国家电网有限公司相关职能部门，编制完成《特高压交流工程档案管理手册》《特高压交流工程档案管理标准化手册》等，进一步明确规范预立卷在特高压交流输变电工程项目管理中的要求，提升特高压交流输变电工程档案管理水平。

特高压交流输变电工程档案预立卷管理成效

特高压交流输变电工程档案预立卷管理的应用与推广，从根本上解决了以往项目档案因事后管理而产生的管控压力，通过抓实事前、事中管理，严抓事后把关的管理模式，有效提升了项目资料全过程标准化管理水平和项目档案管理水平。

以榆橫—潍坊1 000kV特高压交流输变电工程为例，该工程作为落实国家大气污染防治行动计划重点建设的12条输电通道之一，是特高压骨干网架的重要组成部分，途径陕西、山西、河北、山东四省，新建变电站3座、开关站1座、扩建站1座，双回线路全长1 059.3km，项目资料形成单位超过120家。现场通过深化应用档案预立卷管控措施，形成近9 000卷档案，在工程竣工投运后两个月内完成移交工作，比既定的管理目标提前一个月完成，成为特高压交流工程建设史上“竣工投运后移交档案最快的工程”。档案质量满足四个百分百质量要求，一次性通过工程档案竣工验收，尤其是在工作体系、制度建设、管理创新及档案整理等方面，得到验收组的一致好评。

综上所述，预立卷在特高压交流输变电工程中的应用，有效解决了因工程现场内外因素而造成的项目资料收集、整理等管理环节中存在的收集不及时、资料缺陷、人员频繁更换等问题。同时，也提高了项目资料在工程建设全过程中收集与整理的质量和效率，提升了现场项目资料管理水平，为工程投运后的移交、专项验收提供质量保障，详见表2。

结语

预立卷管理是从项目管理本质出发，结合工程项目内容、特点及管理模式，通过工程各参建单位对现场形成的文件材料，按组卷模式进行管理的一种工作模式。从档案专业角度来看，预立卷管理能防止项目资料在收集、整理、归档阶段出现找补资料、反复修改资料、资料管理不到位等问题，有效保证项目资料的及时性和完整性，确保与工程建设同步形成。

预立卷的应用，其本质在于前端控制和过程管理，能有效预防及管控项目建设中项目资料因管理制度、技术标准、组织机构、人员素质、管理经费等问题造成的收集不及时、不齐全，整理组卷不规范、不完整的问题，确保项目资料全过程受控。从项目建设体系来看，预立卷管控能进一步优化项目档案管理体系建设，明确职责和具体要求，并能融入项目安全、质量等其他专业管理、协同开展的一种管控手段。