对传统档案编研与数字档案编研融合的思考

朱英 张凡 程燕

摘 要：档案编研是以馆藏档案资料为主要物质对象，以主动提供或报导档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕着一定的题目范围，对档案文献进行收集、筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化成为不同形式的出版物，供社会或与有关方面利用。信息时代大批数字档案应运而生，档案管理和利用方式发生了质的变化。为适应信息时代的要求，各级各类档案馆和档案部门都在积极投身于数字档案馆的建设工作中，如何做好传统档案编研与数字档案编研的融合工作，已经成为编研人员不得不深入思考的问题。

关键词：传统档案编研;数字档案编研

1 信息时代数字档案编研的机遇与挑战

1）信息技术的发展是转变编研开发方式的有力保障。在信息时代以计算机技术、网络技术、多媒体技术等为代表的信息技术具有数字化、网络化和智能化的特征，可以为数字档案编研工作提供强有力的技术支持和保障。通过网络和通信技术能够实现选题的互动化，档案编研工作可以一改传统的闭门造车现状，编研选题不再受到时间、空间和地域的限制，具有更强的社会性和时效性，可以实现全方位多层次的服务。数字化处理技术使得档案编排灵活和检索迅速，大大提升了编研工作的效率。通过多媒体技术，能够实现文字声音和图像等各种信息的整合处理，编研成果在表现形式和载体上更加丰富多样，更能满足现代人的阅读方式与需求。

2）实现档案资源的全面利用是转变编研开发方式的最终目标。构建数字编研平台，实现档案资源的全面利用是信息时代档案工作的最终目标。一方面通过网络媒介，编研成果能够以更快的速度和更广的范围进行传播。另一方面，网络环境还为档案工作者和利用者之间提供了全新的互动模式，使利用者能够方便快捷的提出自己的意见和建议，同时编研工作者也能够获得更多的档案需求，以便安排下一步编研工作并对现有编研成果进行改进。

2 数字档案编研存在的问题

1）利用需求的广泛性与档案编研服务有限性之间的差距。主要表现在数字档案编研的数量和质量还处于初步发展阶段，暂时不能满足利用者多角度、多层次的需要。数字档案编研成果相对简单，不能满足利用者即点击下载即利用的需要。另外，数字档案编研工作仍处于“以我为主”的局面，在数字档案利用界面“与我联系”、“给我留言”等这些与利用者可以产生互动的栏目中，利用者的留言很少，这种状况没有体现档案编研工作的根本属性——服务性。

2）档案编研技术力量薄弱。数字档案编研工作对档案编研设备和编研人员技术层面上的要求很高，档案编研人员除要具备专业知识外，还需要掌握现代计算机技术和网络技术的能力以及捕捉和处理信息的能力等。

3 信息时代档案编研工作的现状分析

1）档案资源缺乏，编研深度和广度不够。当前现有资源仍难以满足编研课题的需要，许多珍贵档案未开发，有限的馆藏资源束缚了编研工作者的选题范围，难以形成高水平的编研成果。由于档案编研人员对某些专业领域缺乏研究，无法深入挖掘档案中蕴含的价值，编研工作中存在只编不研的问题。编研成果以档案为基础加工而成的一次文献比较多见，二次三次文献比较少，编研内容单薄，缺乏深度广度。

2）档案编研缺乏长远规划，服务能力不足。编研工作中普遍存在随机式或任务式的工作模式，缺乏长远规划，主动服务意识不强，服务能力不足。

3）档案编研工作缺乏人才和经费的保障。档案部门普遍缺乏专职编研人员，特别是高素质专业人才，往往根据某次编研任务的需要，临时组织人员开展工作，编研人员普遍经验不足，业务生疏，影响编研成果的质量。档案编研需要调研、编纂、出版经费，如果没有专项经费保障，势必会影响编研的进度和质量。

4）档案编研成果的公示宣传不够，利用效果较差。档案编研成果是对外展示馆藏档案和档案业务水平、服务能力的重要手段，但很多档案部门对档案编研成果的宣传与公示做得还不够好，致使利用者对编研成果了解不够，编研成果受众范围不广泛，利用效果较差。

4 对传统档案编研和数字档案编研融合的思考

1）强化档案编研工作的组织体系。档案管理部门必须不断强化档案管理工作的责任感和使命感，建立与企业发展相对应的档案机构，为档案编研工作的开展创造条件，制定相应的编研工作规范并设立专项资金用于档案编研工作的支出。

2）档案征集工作和编研工作相互促进。档案编研要立足馆藏，在馆藏的基础上，敢于突破局限，根据选题积极征集馆外资料用以弥补馆藏的不足。要发挥编研工作的牵引作用，齐全完整的收集相关题材的档案资料，逐步建立专题档案资料数据库，实现档案资源的有效整合。

3）加强档案编研队伍建设。编研工作需要从业人员具备较高的文化素养、文字水平和信息处理等能力。信息时代还要求编研工作者灵活运用数字技术和网络技术。编研工作者需要有与时俱进的创新思维，用发展的眼光思考问题的能力。档案部门应重视档案编研队伍建设，精选编研人员，加强对编研人员的业务培训，并采取编研论坛等多种形式加强编研工作者的相互交流，不断拓宽思路，打造一支相对稳定、配合默契、业务能力强的档案编研团队。

4）注重编研规划和选题策划。为保证编研工作开展的科学有序，档案部门应周期性出台编研工作的总体规划，并适时制订阶段性计划。选题成功与否直接关乎编研成果优劣。在选题上要紧密围绕中心工作，密切关注经济社會发展的热点和重点，深入挖掘馆藏档案资源，选准档案宣传服务的最佳切入点和突破口，努力打造具有强烈时代精神，鲜明档案特色，内容丰富，形式多样的档案文化精品。在编研过程中着力提高“研”的比重，灵活运用各种载体等多种方式增强编研成果的可读性。

5）创新编研工作技术，凸显档案编研与开发的数字化。编研工作必须依托计算机等现代化设备，通过多媒体技术、电子通讯和传播技术，尽量减少加工的时间和传递的时差，提升编研利用的实效性，逐步向多载体、全方位、深层次的档案信息资源开发方向转化。

6）加强各类档案馆、档案部门之间的合作。多媒合作的编研新模式是当前档案编研工作的新方向。摒弃以往存在的闭门编研的现状，通过微信交流群以及相关信息共享平台，强化各级各类档案部门之间的编研信息流通速度，拓宽编研工作思路，推进编研信息和成果的共享与交流，形成编研共赢的新局面。

7）强化档案编研工作的宣传力度。档案管理部门需要建立长期有效的宣传工作机制，发挥新兴媒体在档案编研和开发利用工作中的作用，如建立档案展室，不定期举办各种类型的专题展览，全面展示档案编研工作的成果，以获得各级领导的重视和有关部门的配合。

信息技术改变档案资源的获取方式，数字存储与网络输出改变编研成果的查阅与传播方式。数字档案编研的特点和优势不言而喻。要想真正实现高效编研，不仅需要编研工作者更新理念，提高综合素质，更需要庞大的数字档案作为后盾。我们要准确把握信息时代带给编研工作的机遇，开创档案编研工作新局面。

作者简介

朱英（1967-），女，汉族，内蒙古自治区包头市，中国兵器工业档案馆，研究方向：信息资源管理，信息资源开发利用。

张凡（1988-），女，汉族，北京，中国兵器工业档案馆，研究方向：信息资源管理，档案数字化，信息资源开发利用。

程燕（1966-），女，汉族，北京，中国兵器工业档案馆，研究方向：信息资源管理，电子文件归档与检索。