浅谈OA系统对企业管理效率的提升

巩慧娟



浅谈OA系统对企业管理效率的提升

巩慧娟

（太原市城乡规划设计研究院，山西 太原 030002）

随着信息技术的快速发展，企业管理越来越重视办公自动化模式的构建。OA产业发展正如火如荼，OA系统在我国企业管理中得到了普及性应用，已渗透到各行各业。OA系统在新时期的企业管理中起着重要的作用，能够提升企业效率，促进企业的现代化、信息化以及可持续化发展。

OA系统；企业管理；信息共享；工作效率

1 OA系统概述

OA（office automation）是办公室自动化的简称，OA系统的演变与计算机技术、信息技术的发展有着密切联系。并且从定义上来讲，OA系统实际上就是现代办公方式与计算机技术相结合的新型办公模式。OA诞生于20世纪，以DOS操作系统为核心的单机版办公应用软件实现了基础的电子化办公。20世纪末期，Windows操作系统出现，同时随着Internet局域网络技术的发展与应用，OA系统成为企业办公模式的主流，并且实现了企业办公管理过程中的文件、公文流转、审批自动化等，实现了真正的无纸化办公。进入21世纪以后，信息技术日新月异，同时移动设备层出不穷，通信技术不断升级，OA系统已经趋于继承一体化的平台应用模式，这种平台型OA系统也是现阶段大部分企业所应用到企业管理实践中的系统。

2 研究背景

本次研究基于太原规划院对OA平台（办公自动化平台）的正式启用。太原规划院是一家具有规划甲级、建筑甲级、咨询甲级等资质的综合性规划设计机构，其技术力量雄厚，涵盖专业广泛，并有完善的组织体系和管理制度。

为促进规划院生产经营管理及日常办公管理的规范化，实现办公不再受时间和地域的限制，提高工作效率，节约工作成本，以实现真正意义上的办公自动化。由规划院数字中心牵头，各部门协同配合，本着实现平台的可行性和适应性原则，经过数月的反复讨论和修改，形成了适应规划院管理制度的OA管理平台的初步实施方案。

3 OA系统启用前的经营管理弊端

OA系统启用前的经营管理弊端主要有：①传统的手工统计和查找使工作效率较低；②文件的反复打印等加大了办公成本；③文件的审批、传阅，使文件的时效性降低。

4 OA系统启用后的改善提升

OA系统现已在市规划院全面启动，企业经营管理及日常办公流程更加规范化、便捷化，降低了工作成本，管理效率得到了有效提高，帮助建立了实时、高效、可控和共享的办公环境。

4.1 办公成本降低

随着OA平台的启用，办公成本的降低是显而易见的。OA系统是线上办公平台，企业日常办公实现了网上申请、网上审批、文件扫描上传、网上流转及审阅，不需要再多次打印发放。以电子化办公代替以往的纸质办公，减少了纸张使用，降低了纸张、打印机和复印机等的办公费用，也降低了人工成本，减轻了工作压力与劳累度，做到高效协同工作。

4.2 工作效率提高

企业内部各个部门都有不同的业务职责，承担各部门的业务需求，尽管业务不同，但在统一的管理体系下，工作内容都是互为依托、环环相扣的，因此，协同办公是OA系统建设的主线。规划院来文来函都是按一定的管理规定进行流转审批的，以前在接到上级主管部门或外单位来文时，管理员在收到来文后，需要先找部门负责人签字，然后找院长批示，再找业务主管领导审批，业务部门办理，相关部门阅览，最终还要将纸质文件印发，这期间至少需要1～2 d，其中任一环节的领导外出或出差，文件流转即会暂停，最终下发到办理部门已经延误了任务的办理及反馈时限。现阶段，OA系统实现网上审批，即使领导出差也可以远程办公，实现了审批不受时间和地域的限制，对于紧急工作，系统可以根据时限要求呈现自动督办提醒，文件管理员也不必拿着公文到处找领导签字了，这样的运行系统大大提高了工作效率。

4.3 企业管理更加规范化

OA系统的业务流程都是固定的，谁发起流程，谁审批，都要按步骤、按要求进行，在减少人为因素的干扰，降低办公成本，提高工作效率的同时，实现统一管理，达到科学化决策发展。如今，OA系统实现了制度流程化、流程表单化和表单可视化，整个审批流程都一目了然，责任明确，使企业管理更加制度化和规范化。

4.4 应用功能提升

以往，如果一线各所承揽业务后未与经营处及时沟通，就会导致经营处对任务管理失控，后期统计数据错误甚至无效。使用OA系统，项目启动后，必须由项目负责人填写项目立项，内容包含项目名称、甲方名称、项目类型、任务来源、建设规模、项目位置及范围等内容，由部门负责人审批后，流转至经营处，经营处编项目编号后立项。待合同签订后，由经营处管理人员录入，给合同编号，将项目与合同挂到一起，后期项目款进账，由财务处登录，项目上会、开具发票到最后归档都必须在项目流程中发起，这样一来，项目从入口到出口形成了串联，方便后期查询及统计。把管理人员从传统的手工统计和查询中解放出来，提高了管理人员的工作效率。系统模块设置了可按合同名称、甲方名称、编制所、项目类型等对项目信息进行查询的功能，并可以复合查询，并将查询结果导出编辑。系统应用中查询、统计功能强大，再也不需要烦琐的人工统计，也能大大降低出错率。OA系统查询统计功能也是系统板块中的一项重要功能。

5 OA系统在提升企业管理效率的重要作用

随着我国经济体制朝向市场经济体制的转型，社会经济在近几年得到了极速发展，各行各业的企业数量不断增长，规模也不断扩大，从总体上来讲，都已经成为了现代化企业。在信息时代，企业管理逐渐意识到现代科技的高效率优势，充分认识到OA系统对企业管理的重要作用，纷纷引进了OA系统。从实践的真实情况来看，OA系统在企业管理增效方面有着其他管理模式无法比拟的重要作用。

5.1 提升信息处理能力与效率

信息经济时代，信息的价值被无限扩大。随着社会信息化建设和发展的进程不断深入，企业管理中面对的信息数量呈现海量特征。OA系统的应用能够有助于提升企业管理对信息的处理能力和效率，主要表现为以下几个方面：①在无纸化办公方面，现代企业已经基本实现了无纸化电子办公，OA系统中包含了基础的文件读写模块，绝大部分的办公文件能够在OA系统中进行关联和处置；②在文件处理效率方面，OA系统可根据企业自身的要求自动对各类文件进行汇总、分类，大大缩短了传统的人工收集、整理、分类的时间，提高文件处理的效率。

5.2 打破企业内部壁垒，信息共享

传统办公形式不同部门之间要达到协同工作，在工作流转和审批上往往占据了大量的时间，部门与部门之间信息和资源流通不畅，导致效率低下、办公成本高。伴随着信息技术、网络技术的集成，现代OA系统平台具有极强的信息共享能力，有助于企业管理打破内部各部门的信息壁垒，提升对信息的传递效率，解决内部消息不对称的问题。与此同时，对企业管理者而言，OA系统平台的应用对于管理者建立一个统一的标准操作流程十分有益，对于企业内部管理实现规范和流程的固化、标准化有着重要的意义。当企业内部形成一个标准的、科学的办公管理模式，在信息共享的机制下，企业内部各个部门之间的信息孤岛就难以形成，会形成自上而下的沟通通路，可以更加高效利用人力资源，并且提升管理效率。

5.3 流程与管理形成有机结合

企业的日常办公可以粗略分为事务性型办公和项目型办公，事务性办公往往更具有计划性，而项目型办公则更具有管理性。OA系统可以结合企业特点、特性对企业OA系统进行相关的功能微调、完善，进而可以在企业内部建立一套科学、完善管理体系，便于对各项事务进行更为高效的管理。OA系统的应用能够有机地将企业办公流程与管理形成有机结合，并且进一步促进企业实现精细化管理。例如对于事务型办公，OA系统的流程细节应该突出计划性，将每一件事情进行目标量化、细化，并可及时知道各个部门流程、工作计划安排，同时间协同办公，任务清晰，让每天的工作流程都清晰明了。如此一来，将OA系统和企业的管理真正结合起来，有效提高了企业的管理效率。

6 利用OA系统提升企业管理效率的策略

未来OA系统将会朝智慧型、多元化的方向发展，也将会在企业管理中展现出更多的优势。在现阶段，企业管理想要进一步利用OA系统提升管理效率，还需要做好以下几个方面的工作。

6.1 建立完善的规章制度

OA系统平台的使用者往往涵盖了企业内部的每一个员工，涉及到各个部门以及人员。在众多使用者的系统内，企业管理者需要进一步建立完善的规章制度，具体做法为：①要进一步明确OA系统的运行规则、实施细则，实现对相关标准的细化和明确；②要进一步明确OA系统的账户等级体系，根据管理需求选择性进行信息共享，确保信息有效，并正确利用，避免信息过度曝光；③要建立好流程与真实管理之间的配合机制，确保各部门及人员能够充分配合协调，另一方面，部门管理者要带头坚持使用OA系统办公，并且积极将OA流程与管理手段联系起来，使之成为工作习惯，促进OA系统迅速被应用起来。

6.2 注重对数据的深入管理

随着OA系统在企业管理中应用的时间越来越长，所累积的企业管理信息和数据将会越来越多。企业管理者必须要重视对这些数据、信息进行如下深入管理：①数据安全管理，主要包括信息的保存问题，应当确保当前系统内的数据保存安全，对于一定期限以内的信息和数据采用适当的方式进行转移和整理；②要对数据进行知识管理，特别是企业OA系统升级更换过程中，要对历史数据进行有机的整合，做好数据、信息的整合工作，实现数据的无痕录入。

6.3 全面的人员培训

基于OA系统在企业内部使用的广泛性，企业必须要进一步加强对全体人员的OA系统培训工作。在企业OA系统的设计方面，企业管理者须将易于操作、人性化作为一个评判指标，进一步简化操作难度，这样在后续的人员培训方面也会相对更简单，同时在实践过程中也容易获得更高的效率；另一方面，在培训管理过程中，应当重视对员工的持续性培训，应根据系统应用实际情况进行不定期的人员培训。可采用授课和现场培训的方式进行，针对不同的管理层级（高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户）和不同的用户权限（系统管理、业务管理、行政管理）制订相应的培训方案。对于普通职员，则重要培训OA理论、操作、采集数据、录入数据等，对于管理层则还需要培训数据分析、管理策略等。通过与实践管理相结合，提升员工对OA系统的综合认识，使其能够积极主动参与进来，最终才能达到提升企业管理效率的目的。

7 结束语

面对越来越激烈的市场竞争，企业的管理效率就是企业的竞争力。OA系统借力于现代科技，能够为企业管理带来新的机遇，但企业想要利用OA系统来促进企业管理效率的提升，还需要不断重视标准化管理和数据管理，这样才能在日常管理中有序运行OA系统。

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2095－6835（2019）05－0035－02

TP317.1

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10.15913/j.cnki.kjycx.2019.05.035

巩慧娟（1985—），女，助理工程师，研究方向为电子工程。

〔编辑：严丽琴〕