市场经济下办公室职能作用的提升

文/何成，中石化西南石油工程有限公司

1 办公室职能作用的重要性

随着社会的进步，办公室工作逐渐被列入重要管理部门，对于一个企业来讲，办公室是作为领导中心而存在的，承担着关乎企业发展的重要任务，发挥其独特的职能。办公室职能是为上级提供准确的各种政策信息、法律服务、谋划策略等，这些关乎着其组织未来的发展方向，同时能协调和政府及相关企业机关的合作关系，为各部门的沟通协调提供有力发展平台。能起到宣传和领导作用，将发展思想和规章制度等更好的宣传落实，为企业精神文明建设提供助力，使员工更具归属感。

2 办公室的职能作用

2.1 明确的办公室管理制度

办公室管理要具有健全可行的规章制度，将主要的办事流程、规章制度以条文的方式展示出来，要求办公室人员服从各项规章管理制度，以身作则，使办公室工作有章可循、有法可依、有条不紊的进行。建立明确的评判制度，通过员工工作水平的优劣和工作质量的好坏划分等级，具有统一规范的衡量机制，内部公平竞争。明确办公室管理制度，健全个人分工，健全领导班子责任和分工明细准则、办公室会议议室规则和决策等。在制定相应的管理政策时是要把握政策性和实用性，少一些概念，多一些实用，将管理规程细化到每一项具体事务处理上，大事小事有章可循，保证工作的井然有序。工作过程中要尊重别人、相互理解、换位思考，人情化与制度化管理同时作用。

2.1.1 管理制度中注重的问题

目前管理中要着重抓紧岗位责任制，本质在明确办公室各个科室的职责所在，划分好各个岗位的职责作用，各司其职，各尽所能，从而高效率、高质量的完成自身的任务，从根本上杜绝相互推诿和拖拉等现象。在实行岗位责任制时，坚持以事定岗、从岗择人和精干高效的原则，能一个人完成的绝不两个人干，能一个科室解决问题绝不要两个科室。要求各岗位都拥有相应的权利和责任，对每个任务的实施完成都具有明确、全面、具体的责任和权利，更加严谨高效的完成任务。对业绩突出的办公室工作者要给予奖励，对于渎职和失职的工作者依情节的严重性予以惩罚或开除等，奖惩制度明确，从而调动员工的积极性。

2.1.2 会议管理制度

会议是讨论成果、研究问题、传达指示、决策管理、部署工作、总结经验的重要管理手段。会议的管理制度和高效性是办公室部门要着重加强的环节。办公室部门要组织会议需要注意以下几点：精简会议的次数，能通过简单协商解决的小问题不组织会议，这不仅浪费领导的精力也影响工作的高效开展。建立完善的会议审批制度，将具有影响力和关键性的会议提上日程，避免无关紧要的小会议的开展；其次是提高会议的质量和效率，主要表现在会前要做好充分的准备，精简内容，缩短时间。会议纪律要严格遵守，切记迟到早退。会议当机立断，议而有决，不要拖泥带水。

2.2 办公室管理的科学化

办公室工作处于行政管理的中枢地位，是领导的参谋部，主要负责内外的各种协调工作，具有协调管理、咨询服务、信息查询等多种职责，因此合理配置办公室内部管理机构是实现管理科学化的重要前提。办公室的科学化需要领导的重视和支持，从而更好的实现职能分工和管理建设。健全办公室内部管理机构，提高办公室人员的综合素质水平，使得办公室内部拥有具有高品质、高能力的精干队伍，保证各项工作的顺利开展。

2.2.1 办公室管理中注重的问题

办公室的人员要具有较好的思想道德素质，同时具备专业的理论知识和文字写作能力、公关协调能力等。不要出现办公室里“叽叽喳喳”的现象，抓好队伍的思想作风建设，以党的思想作为指导思想，乐于奉献、严于律己、为众人服务、不求回报，要践行实事求是的精神，走出办公室，走向实际，更好的进行信息的收集，为领导提供更准确、更及时的信息。在日常工作中和外来客户接待时，要热情周到、细心严谨、文明礼貌，切记言辞冷淡、盛气凌人，为企业和个人带来名誉上的损坏。针对业务素质的提高，要求办公人员具有深厚的知识底蕴，能面对各种可能发生的情况，不断学习，深化办公室管理知识，锻炼自身综合能力，满足适应办公室管理科学化的需要。

3 办公室主要负责项目职能

3.1 高质量公文撰写

办公室人员几乎每天都在与文字打交道，需要具备一定的文字写作能力，要根据上级的指示撰写出高质量的材料和报告。要做到了解国家和地方的政策方针，把上级政策与基层实际相结合，了解各项工作开展情况，抓住其难点，重点问题。明确、领悟领导的想法，保证起草的文件体现领导的意图，思路清，言之有物，做到让领导放心。

3.2 开展好调查研究

从实际出发，定期开展调研，为领导提供有效的、前瞻性的建议，推动工作的开展。要善于抓住突出的问题和领导关注的重点问题，迅速开展调研，及时撰写出有分析、有建议的报告材料。，掌握民意，以便于领导更好的开展工作。

3.3 全方位的做好服务

办公室的重要职责就是为领导、为群众服务。能不能让两者感到满意，是衡量办公室工作的标准。变被动为主动，凡事提前准备，具有前瞻性，更好的为领导提供建议。进行全面服务体系，将事前、事中、事后的工作力求尽善尽美，任何过程都要认真严谨，保证在执行过程中加强监督管理，落实工作的高效完成。

4 结语

结合上文所讲，办公室人员要具有专业素养、职业素养、道德修养，具备服务意识和前瞻意识、参谋意识，要有奉献精神和创新精神，能处理好大局和局部的关系、内部外部的协调工作，不断增强自身的知识储备，加强学习，将办公室工作做的更好，为领导提出可靠的建议，为领导分忧。