浅谈公租房电子档案管理现状及问题对策

文/马俪原，盘龙区保障性住房管理服务中心

在房价居高不下的当下，购房难、购房贵已经成为了绝大多数人落户安家的重要阻碍。在此背景下，很多地方政府为了能够有效缓解低收入群体的住房问题，纷纷响应号召，推出了公租房项目，而公租房项目的推出，确实为一部分无房群体解决了住房问题，对于促进社会公平、构建和谐社会产生了一定积极作用。但是公租房制度要能够以一以贯之得到有效推进，良好的内部管理工作不必可少，而在公租房内部管理中，公租房档案管理又是其中的重要环节，对于公租房制度的落实程度以及公租房管理的有序性和规范性都有重要影响。当前，随着信息化时代的来临，很多公租房档案管理都已经开启了电子化时代，大大提升了效率和准确性，但是实际管理过程中，依然有一些较为显见的问题，需要寻找对策进行解决，从而不断提高公租房电子化管理的水平。

1 公租房电子档案管理的问题

公租房档案通常包括公租房申请主体的基本资料、补贴台账、政府减免房租台账以及相关的管理工作台账等资料。而电子档案是将原有的纸质文档进行扫描，再将相应的扫面件传入到计算机，这一过程中就能够保证档案内容能够原原本本的被传输进电脑，同时，电子档案在归档方面，可以通过计算机程序进行归档，不仅速度大大提高，准确性也能够有所保障，不需要用人工方式进行繁琐费力的归档编排，在档案呈现的时候，也能够清晰直观地在电脑屏幕进行显现，提高利用效果。但是从实际情况来看，目前在电子化管理过程中还是有一些问题，主要如下：

1.1 系统更新升级缓慢

电子档案管理系统并不是一个新鲜事物，而很多公租房管理单位也早就启动了电子化档案管理改造项目并已经上线运行多年。然而目前随着客观形势的变化，公租房档案的电子管理也面临着新的要求，但是目前的系统还是存在较大的局限性，比如不能够通过移动设备进行操作，在操作物理空间上有一定局限性；再如不能够远程操作，如果需要调阅往往需要往返两地，耗时耗力等等。而目前很多公租房管理单位往往缺乏与时俱进的意识，系统的更新进度还是比较缓慢，影响了系统在当前背景下的高效运用。

1.2 电子档案管理系统运用和维护方面问题

由于电子档案管理系统相对来说出现时间并不太长，而很多公租房管理单位因为自身体制因素，一些档案管理人员都是从原先的纸质档案管理习惯中过度而来，有些管理者因为认知和习惯的因素，并不能很好地利用电子档案管理系统，造成档案内容更新不及时、内容残缺等问题。其次是很多单位对档案管理系统只有使用的意识，而缺乏维护的意识，这就使得一旦当系统出现问题，不能够得到及时处理，影响档案管理工作和公租房分配工作的正常运转。

2 提升公租房电子档案管理水平提升的对策

2.1 不断加强电子档案管理系统的升级优化

一是序时推进电子管理系统项目的持续更新建设，对公租房档案电子管理系统的各项功能要不断进行扩展和优化，要基于当前电子档案管理技术的发展以及业内在电子档案管理方面所形成的一些新思路、新经验，不断对系统进行优化升级，着力突破过去在管理中的各项限制，实现档案检索、调阅、登记、归还、维护、更新、以及修改等一系列功能的升级，进一步优化档案管理人员以及其他相关人员的使用体验。二是要加快电子档案管理系统的移动化开发进程，尽快实现移动管理功能。使得电子档案的查询、调阅等工作能够通过APP或者是移动平台实现。尤其是可以探索推进“远程线上档案室”项目的建设，并按照现有系统梳理、功能升级、双轨运行这三期来实施，该项目建成后，只要是具有相关工作联系的部门或者岗位，除了档案的录入不能够在远程系统上完成，其他业务均可在“远程线上档案室”完成，这对公租房电子档案管理事业来说是具有战略意义的一件大事，它如果能够成功上线，将标志着以电子化为公租房档案管理的战略构想得以全面落地，同时，也是推动档案管理“智联化”建设中的一项重要工作。

三是在持续对电子档案管理系统进行更新升级的过程中，也要在配套设施上及时跟上，相关硬件设施、人员配置、培训、管理制度等保障措施要同步跟进。

2.2 加强业务培训，规范系统运用

针对当前公租房档案电子化管理背景下要对电子档案管理员的管理水平提出的新要求，作为公租房管理部门，应当要针对目前人员在现代化管理理念、管理水平方面的不足，通过开展具有针对性的培训活动，使其能够进一步提升计算机技术、信息网络技术、系统使用和维护技术等，有效适应当前电子档案管理的要求。其次，要针对档案电子化管理的新情况，对原先的档案管理制度进行不断的修订完善，尤其是要对电子管理系统模块下档案的调取、查阅进行一定限制，防止有关隐私信息遭到泄露，产生不必要的声誉风险。第三，要对电子档案系统的权限进行一定的设计，防止档案利用者通过系统随意删除、修改档案信息，影响公租房管理工作的正常进行和有关人群的正当利益。

3 结语

综上所述，做好公租房电子档案管理，对于公租房制度的有效落实和整体管理水平都有重要影响，上述是笔者关于公租房档案电子管理问题及对策的一些思考，希望可以为广大从业者提供一些有价值的参考和借鉴。