浅谈企业如何规范合同管理及防范风险

文/董利平，重庆弛源化工有限公司

1 合同管理在企业管理中的重要性

合同管理是企业在市场竞争条件下取得优胜的重要环节，企业内部管控是以管理制度为基础，以防范风险、有效监管为目的，通过建立全过程控制体系、描述关键控制点和以流程形式直观表达由生产运行业务过程而形成的管理规范。在具体的企业内部管理过程中可通过对整体发展规划的控制管理及整体经营分析的预先评估，保障企业生产过程的顺利进行。而合同管理是内控制度中重要的一个环节，其通过对企业内外部生产经营环境的变化进行有效分析，结合相关合同信息，为内部管理的优化提供有利的依据，便于整体企业内部管理模式的优化。

2 合同的审核

在合同管理中企业审核人应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。企业必须要建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，组织财会部门、审计部门、法务部门、业务关联的相关部门进行审核，主要对方当事人是否具有签约主体资格；是否各方谈判、协商的意见一致；是否违反集团公司的规章制度；是否超越权限；合同约定内容是否完备；合同条款之间是否冲突；合同表述是否准确有无歧义等内容重点审查。企业内部各相关部门应当认真履行职责。慎重对待审核意见，认真分析研究，慎重对待，对审核意见准确无误的加以记录，必要时对合同条款作出修改并再次提交审核。

3 合同的谈判

企业要充分考虑在合同实施过程中可能发生的种种情况，对合同全过程进行风险分析，并设计好相应对策、在合同中予以体现，对对方提出的不利条款，应坚持原则，取得对方的理解，尽量将风险转移。在谈判前要收集对方的资料，充分熟悉谈判方的情况，做到知己知彼，深度考察企业的真实意图，以便在合同谈判中取得有利地位。要重点关注合同的核心内容、条款、支付方式和细节，具体应包括合同标的的数量、质量和技术标准，合同价格的确定方式和支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决、合同变更和解除等，合同的每项条款都应仔细斟酌。

4 合同的订立

合同签订前，合同承办单位（部门）应对合同相对方的资质、履约能力进行调查，如有必要，可以聘请中介机构进行尽职调查。调查内容包括：合同相对方是否具有订立合同主体资格；合同相对方相关资质、授权委托手续是否完备齐全；合同主体的资信和履约能力，包括当事人是否具备履行合同所必备的人力、物力、财力，如经营状况、资金状况、债权债务状况、货源情况、技术条件、加工能力、商业信誉等；根据合同性质需要调查的其他内容。合同文本内容应包括：当事人名称、住所、法定代表人姓名及职务、联系方式；标的名称、型号、规格等；数量和质量，包括适用规范、质量标准和验收方式等；价款或酬金、单价、计价方式；履行的期限、地点和方式；合同各方的权利、义务；合同条款的解释；保密条款、违约责任；合同争议的解决方法；合同订立的时间、地点；根据法律规定或合同性质应当具备的其他条款。对数量、质量、履行期限和方式等有特殊要求的，应当在合同中予以特别明确。

5 合同的履行和结算

合同的履行和结算是问题的高发阶段，合同履行环节未能对合同进行持续跟踪管理监督，导致未能对对方合同履行情况进行有效控制，比如未按期发货、发货产品规格不符、运输途中的损失等均会影响合同的正常履行，进而影响公司的正常生产经营及资产安全。

在合同实施前进行合同交底，使全体管理人员都对合同有一个全面、完整地理解和认识，对风险点及薄弱环节制定相应的控制措施，在合同实施过程中利用好对自己有利的条款，规避自己不利的条款。管理部门应建立合同分类台账，制定详细的履行计划，严格按合同约定付款及催收到期欠款。对合同对方的合同履行情况实施有效监控，若发现有经营状况严重恶化、转移财产抽逃资金、丧失信誉、故意违约的情况应及时书面上报公司，并采取有效措施。禁止未签合同而先履行，必须应签订书面合同而双方未签订的，应当立即补签合同，作为结算、付款索赔的依据。对印章的保存和使用应实行专人专管，建立起科学合理的用印审批制度并做好记录。

6 合同的变更及解除

合同变更应当签订书面协议。对合同做出实质性变更（指已生效合同中的标的、数量、质量、价款和报酬、履行期限、地点、违约责任、争议解决方式等条款发生变化，以及合同发生全部或部分转让的情形）的，应当履行合同审查审批手续；对方因不可抗力致使合同无法履行或履行已无任何意义，提出书面解除合同要求时，应立即中止合同的履行，并要求对方提供有关证明文件。

7 加强企业合同管理人员的培训

因此，加强电力企业合同管理人员的培训，让相关人员具备严谨的态度和强烈的责任意识，具备良好的敬业精神。在电力企业发展中，只有企业员工具备了一定的法律意识，才能在签订合同时避免各种合同风险问题的发生。因此，企业相关领导应该定期对内部员工进行电力企业合同管理方面的培训，在培训过程中最好结合企业在合同管理中存在的实际问题认真分析

总之，合同管理对企业来说非常重要，企业必须树立正确的风险防范意识，在合同签订前要将合同条款逐条吃透，条款明确且严谨，在一定程度上降低了法律上的风险，降低甚至避免企业的经济损失。考虑风险预备费用，在执行中采取技术、经济和组织措施制定风险对策，规避风险并加以索赔管理，有效维护企业自身的合法权益，以取得良好的经济效益和社会效益。