农业科技档案管理工作绩效评价研究

马明远 杨国航 耿东梅 吴琼

摘要 农业科技档案管理作为现代农业科技管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，综合分析目前档案评价体系基础上，结合农业科研院所科技档案管理工作实际，探索建立了农业科技档案管理工作绩效评价指标体系，为长效推进农业科技档案管理工作效率和质量的稳步提升提供参考和依据。

关键词 农业科技档案;管理;绩效评价

中图分类号 G 271文献标识码 A

文章编号 0517-6611（2019）23-0264-02

doi：10.3969/j.issn.0517-6611.2019.23.076

开放科学（资源服务）标识码（OSID）：

Research on Performance Evaluation of Agricultural Science and Technology Archives Management

MA Ming yuan， YANG Guo hang， GENG Dong mei et al

（Beijing Academy of Agricultural and Forestry Sciences， Beijing 100097）

Abstract As an important part of modern agricultural science and technology management， agricultural science and technology archives management is an important link of scientific research activities. Based on the comprehensive analysis of the current archives evaluation systems and the actual science and technology archives management of agricultural scientific research institutes， this paper explores and establishes the performance evaluation index system of agricultural science and technology archives management， in order to provide reference and basis for improving agricultural science and technology archives management work efficiency and quality.

Key words Agricultural science and technology archives;Management;Performance evaluation

農业科技档案作为农业科技信息和知识的主要载体，通过文字、数据、图表、声像等真实记载和反映了农业科技人员在科研活动中的辛勤劳动和智慧[1-3]。新常态下快速发展的农业科研创新工作需要为确保农业科研院所科技档案管理各项工作的执行和责任的落实，加强农业科技档案管理，对提升农业科研单位的科技创新能力和可持续发展有着重要的意义[4-5]。出于现代创新管理工作的需要，农业科研院所基本上制定了科技档案管理工作相应的管理办法，并设立专门管理部门进行科技档案的统一管理，农业科技档案管理工作的科学化、规范化和专业化水平有了显著提升。

1 工作绩效评价的必要性

随着科技体制改革的不断深化，原有的农业科研院所档案管理工作模式已不能适应创新发展的需要，必须从工作实际出发，积极探索推进管理体制和机制的创新。工作绩效评价作为一种考核制度，能最大限度地调动员工的积极性[6-7]。农业科技档案管理工作绩效评价，通过研究探索构建目标导向的评价指标体系，系统开展对包括科技项目的立项、实施、验收、鉴定等阶段档案管理工作的绩效考核，用于横向比较农业科研院所间科技档案管理工作的差距，纵向查找内部管理工作的不足，为科学谋划档案管理事业发展、提高专业化水平、提升档案资源利用效率和建立健全档案管理工作奖惩机制奠定基础，更为农业科技创新能力的全面提升提供了保障。

2 评价体系的构建原则

2.1 科学性原则

绩效评价作为对农业科研院所科技档案管理工作的考察与评估，构建的评价体系不仅要有理论依据，也要能科学合理的反映被评价对象的实际状况、存在的问题，更要为被评价单位、上级管理部门农业科技档案管理工作的开展和发展决策提供实践支撑。

2.2 系统性原则

系统性原则也称为整体性原则，它要求把决策对象视为一个整体或系统，以整体或系统目标的优化为准绳，协调整体或系统中各部分或分系统的相互关系，使整体或系统完整和平衡[8]。实际指标体系构建过程中要统筹考虑实现总评价目标与子目标;不同层级之间要层次分明，避免交叉冗余;指标选取要兼顾全面和差异性。

2.3 可操作性原则

评价体系要符合实际工作需要，做到指向明确、简洁明了、便于实施推广，以促进评价工作的长效开展。具体表现为评价体系要便于接受，评价方法要便于推广，评价数据要便于获取和归一化处理，评价结果要便于比较。

3 农业科技档案管理工作绩效评价指标体系

结合农业科技档案管理工作实际需求，在综合考虑各类档案评价体系的基础上，从政策环境、基础设施、规范化建设、信息化水平、工作成效5个不同角度探索构建了一套针对农业科研院所科技档案管理工作绩效评价的指标体系，用于对农业科技档案管理工作进行考核。该体系由3个层次组成，基本框架包括1个一级指标（A）、5个二级指标（Bi），20个三级指标（Ci），每个三级指标通过调查问卷的方式获取评价所需的具体调查数据。评价体系见表1。

3.1 政策环境

政策环境是政策制定者进行决策时所依据的各种外部的情况、条件、以及影响整个社会发展及其内部子系统发展的各种因素的聚合[9]。良好的政策环境是工作开展的重要保障，直接反映了单位对档案管理工作的重视程度。二级指标政策环境通过政策法规、发展规划、主管领导、工作会议4个三级指标进行体现，具体调查获取的是被评价单位科技档案管理相关政策法规的名称和数量，有无针对农业科技档案长效发展的规划和是否将农业科技档案管理工作纳入单位整体发展规划中，是否由单位的主要领导分管档案工作，以及是否定期召开农业科技档案管理工作相关会议落实相关工作。

3.2 基础设施

基础设施是指为农业科研院所科技档案管理工作提供公共服务的物质工程设施，如仪器设备、档案库房等用于保证档案管理工作正常进行和生存发展的一般物质条件。二级指标基础设施通过投入金额、仪器设备、库房面积、档案密集架4个三级指标进行体现，具体调查获取的是单位年度档案管理工作投入的经费，档案室拥有的电脑、服务器、扫描仪、打印机、除湿器等档案专用设备的数量和金额，用于存放农业科技档案的库房面积以及档案密集架数量，可以有效了解现有档案工作开展的物质基础和档案库房利用效率提升的潜力。

3.3 规范化程度

规范化反映的是科技档案管理工作相符于单位相关管理制度、标准的情况。二级指标规范化程度通过管理机构、人才队伍、培训与交流、三查落实4个三级指标进行体现，具体调查获取的是是否设有单独的农业科技档案管理机构，专职的档案管理人员数量，参加的专业培训次数与开展的业务交流次数，内容齐全、合乎标准、考核指标完成的科技档案和提交验收检查档案的数量，直观体现日常业务工作的规范化、标准化和精细化水平。

3.4 信息化水平

档案信息化是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用[10]。随着包括基础设施、档案信息资源、档案服务平台及信息安全等档案信息化建设的推进，传统的手工管理模式正逐步被综合应用计算机技术、网络技术的电子化办公模式所取代[11-12]。二级指标信息化水平反映的是农业科技档案管理工作的数字化、网络化和智能化发展水平，通过信息平台、电子化归档率、定期数据备份、网络服务4个三级指标进行体现，具体调查获取的是是否建有统一的档案管理信息系统和信息资源数据库，电子化归档文件数量和应进行电子化归档文件的数量，科技档案电子数据备份周期，是否提供远端的数据查询、下载等信息化服务等。

3.5 工作成效

工作成效是农业科研院所科技档案管理工作价值的体现，反映的是工作成就和认可程度。二级指标工作成效通过检索利用、归档准确率、整改落实、满意度4个三级指标进行体现，具体调查获取的是科技档案资源检索利用频次，符合归档要求的农业科技档案数量和实际归档档案的数量，是否按时完成问题档案的整改归档工作，科研人员、上级部门和领导专家对档案管理工作的满意程度。

4 数据处理与结果计算

4.1 指标权重的确定

专家打分法是专家根据经验对实际问题主观判断，通过数学处理获得指标的权重[13]。为综合考虑被评价单位负责人员、上级主管部门管理者、领导与专家等各方的直观感受，充分利用其经验和知识，本文选用专家打分法确定各指标的权重，并进行相应的百分化赋值。

4.2 数据定量化和无量纲化处理

4.2.1 定量化处理。

针对评价体系中定性指标定量化的问题，需要结合指标特性设定规则并赋予一定的数值。如针对是否设立专业机构指标，设定是为1，否为0;又如针对满意度指标，设定91%～100%为非常满意，81%～90%为满意，60%～80%为一般满意，60%以下为不满意，数据获取时被调查人根据相应的赋值区间填写具体量化数据。

4.2.2 无量纲化处理。

为避免各指标数据不同的量纲和数量级会对评价结果的准确性造成影响，笔者采用极大值法进行数据的无量纲化处理。公式如下：

Xi=（X）i/Xmax×100%

Xi为第i项指标各数据的无量纲化值，（X）i为第i项指标数据的实际值，Xmax为第i项指标数据中的最大值。

4.3 评价结果

评价等级通过最终计算形成百分制得分进行划分。农业科研院所科技档案管理工作绩效评价指数的计算公式为：

f（xi）=ni=1WiXi

f（xi）为农业科研院所科技档案管理工作绩效评价指数，Xi为第i项指标的无量纲化值，Wi为第i项指标的百分化赋值。评价结果根据实际分值区间按照优、良、中、及格、差进行等级评定。

5 结论与建议

农业科研院所科技档案管理工作绩效评价是一个了解现状、查找问题与不足、沟通反馈促提升的过程，尤其是针对评价过程中发现的问题与不足，要通过评价报告和专题沟通会的形式反馈给被评价单位、上级管理部门、领导专家等参与人员，并通过联合会商机制一同制定落实针对扣分项的整改，形成以评促管、以评促建、以评促改的绩效评价长效机制，实现农业科技档案管理工作效率和质量的持续提升。

参考文献

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