建筑工程企业档案的科学化管理策略研究

张成华 山西西山金城建筑有限公司

一、建筑工程企业档案开展科学化管理的重要性

（一）工程档案管理是建筑工程的重要内容

现代建筑工程施工规模较大，涉及众多的专业知识领域，除了基本的施工之外，也包括工程档案管理工作。建筑工程项目建设流程越来越规范，从项目决策、工程设计、施工以及竣工等内容都有相对规范的流程的标准。而这些流程和标准主要是通过工程方案进行体现，各个阶段都需要有文字记录，整理后形成建筑工程档案。如果缺少了工程档案，那么建筑工程就必然存在缺陷，即使工程主体建设完成，缺少了工程档案也意味着工程项目是不完整的，也无法进行正常的使用。

（二）工程档案管理是工程质量重要的衡量指标

建筑工程的质量确定需要专业的管理机构进行验收，验收过程中除了要检查工程材料质量、施工工艺以及施工技术落实情况之外，还需要检查工程档案是否完成。因为建筑工程中有很多的分项目工程和工序，这些分项目工程和工序完成以后都需要进行质量检查，然后各方负责人要进行签字确定质量情况，这些都会成为工程档案。最终工程质量验收阶段如果没有这些工程档案，或者工程档案丢失，那么就会影响工程最终的质量评定，因此工程档案管理是工程质量重要的衡量指标。

（三）工程档案管理能够提高施工效率

现代建筑工程项目建设受到很多因素的影响，包括施工材料、机械设备、施工环境以及施工人员和施工技术等。这些也是施工企业比较重视的，但是很少有施工企业重视工程档案管理工作。实际上，建筑工程项目建设的这些影响因素中都和工程档案有紧密的联系，材料的采购领用和使用、机械设备的操作、施工人员的情况以及施工技术的落实情况等都是有相关的档案记录的。在施工过程中可以根据这些记录在出现问题的时候进行追溯，找到相关的责任人进而解决问题，确保建筑工程施工的顺利，提升工程施工效率。

（四）有效的提升建筑企业的管理水平

传统的建筑工程项目建设中对档案管理工作重视程度不够，企业内部组织架构中也缺少专门的档案管理部分，往往是行政人员身兼多职复杂档案管理工作。在这种情况下，工程档案管理工作效率就会降低，而且也容易因为人为因素的影响导致档案管理工作出现问题，在这种情况下，建筑企业为了确保建筑工程施工效率和质量，同时也为了企业的长远发展，就需要对组织架构进行完善，尤其是需要增加专门的档案管理部门和档案管理人员，然后引进档案管理设备和信息化技术，这也会提高建筑企业整体的管理水平。

二、建筑工程企业档案的科学化管理策略

（一）提高对档案管理工作的重视

虽然档案管理工作是建筑工程项目建设中重要的组成部分，但是很多建筑企业对于档案的管理工作并不重视。因为如果要做好档案管理工作需要组建专门的管理部门，设置档案管理岗位和人员，同时还需要有相应的管理设备，这些都是需要资金投入的，建筑企业为了节省成本，并不愿意在档案管理方面做过多的投入。针对这种情况，建筑企业领导阶层首先要认识到档案管理工作的重要性，组建专门的档案管理部门，并且招收专业的档案管理人员，按照岗位职责进行档案管理责任的划分。同时还需要加强档案管理人员的教育和培训工作，提高管理人员的档案管理意识，企业领导要起到带头作用，共同做好企业的档案科学化管理工作。

（二）提高工程档案管理风险防范意识

现代建筑工程规模很大，施工过程中受到多种因素的影响，而且施工内容很多，因此档案管理工作内容繁多，在管理过程中很容易出现疏漏，甚至造成档案的丢失。针对这种情况，建筑企业要采取科学化的管理模式，提高风险防范意识。首先，完善工程档案管理制度，落实相应的责任制，加大档案管理的力度，任何工程项目工序都要进行严格的记录并且及时的进行整理归档。其次，成立专门的管理部门，对工程档案管理开展专项管理工作，企业领导层要安排专门的管理人员负责档案管理工作的监管，而且要求档案管理部门要进行档案的备份工作，防止出现意外情况。档案的管理也需要采取多种方式，不同种类的档案要进行严格的分类，并且要优化档案管理编制方法，从而消除档案管理的风险，提高应急能力。

（三）建立高素质档案人才队伍

随着时代的进步，当前建筑工程档案管理理念也有了很大的变化，对于工程档案的重视程度不断提高，而档案管理工作的技术设备也有了较大的更新。这就要求档案管理人员需要跟上时代的脚步，提高工程档案科学化的管理意识，不断的学习新的档案管理技术手段，从而提高自身的档案管理水平。建筑企业在进行档案管理队伍建设中，说先就要提高档案管理工作的门槛，在招聘环节严格把关，招收档案管理方面的专业性人才，并且对应聘人员的档案管理知识进行考核，了解其以往的档案管理经验，同时还有考察档案管理人员对于现代化档案管理工作的见解，进而为创建高素质档案管理队伍打下坚持的基础。其次，对现有的档案管理人员进行培训，培训内容一方面要有档案管理 的专业知识，使档案管理人员掌握现代化的档案管理技术，能够熟练操作档案管理的相关设备。另一方面要加强档案管理人员的素质教育和法治教育，提高档案管理人员的管理意识和法律意识，能够在档案管理工作过程中认真负责，了解自身的工作失误带来的严重后果，能够严格按照档案管理的流程规范开展具体的档案管理工作。

（四）加强档案管理的网络化建设

目前我国档案管理工作由于起步较晚，在管理技术和理念方面还存在一定的问题，主要体现在档案管理的设备落后，科学技术水平不高，这些问题都制约着企业档案管理的现代化进程。因此，企业档案管理要充分利用先进的科学技术，改善物质手段，设备更新换代，提高技术水平，要现代化档案管理的建设工作纳入企业的总体规划和预算当中，有利于加快档案管理的科学化步伐。档案管理部门利用其自身建立的网络数据库为社会服务，取得一定的经济效益，再投入到档案管理的网络化建设中，实现档案的经济价值。档案信息管理作为一种特殊商品，实现网络化，可以使其社会效益和经济效益不断提高。

三、结束语

综上所述，现代建筑工程项目建设过程中，建筑企业不仅要重视施工技术的有效应用，同时也要认识到档案管理工作的重要性。因此建筑工程施工企业有必要深入对建筑工程档案管理现状进行研究，及时发现当前工程档案管理实践中存在的各类问题，不断对工程档案管理策略进行创新型调整，制定具体的实施方案，将与工程档案管理相关的规章制度落到实处，使得工程档案管理工作得到健康有序的发展，为我国工程档案管理水平的提升做出努力。