刍议纸质科技档案页码编制方法与策略

陈银娥

（湖南省衡东县水利局，湖南 衡阳 421400）

科技档案即科学技术档案，主要是对于生产技术、基本建设等具有科技性质活动中形成的一些需要归档的材料、图表、证书、图纸等文件性的材料。科技档案包括有电子档案、纸质档案等，具有一定的专业性、多样种类性质等，能够在生产过程中指导生产力的发展等。所以，对于纸质科技档案的页码编制就显得十分重要，也是一项较为复杂的工作，档案管理员要运用科学、有效的页码编制方法对其进行编制，使得纸质科技档案的管理更加的规范化、标准化发展[1]。

1 纸质科技档案页码编制的基本原则

纸质科技档案主要是以纸张作为信息记录的基本进行归档的，基本上是一些具有查考利用价值的文件收集，然后将文件按照文件与文件之间的来源、时间等联系进行分类归档。因此，在纸质档案的页码编制过程中，要遵循一定的基本原则，才不至于在编制过程中出错。

1.1 页码编制应遵循一定的标准

在进行纸质科技档案的页码编制时。一定要遵循一定的编制标准，在页码编制的方法、编制的工具、编制的位置等，都应该按照统一的技术编制标准进行，不可以按照自身的方式随意进行。纸质科技档案要求准确性，页码编制过程中一定要注意编制的规范性，保证页码编制的有效性与科学性。页码编制还要求真实性，因此，编制过程中不可以没有依据随便进行编制，编制数据要具体、详细以及真实，保障纸质科技档案的可考究的性质。

1.2 不同的页码编制运用不同的方法

纸质科技档案的期限以及内容不同，所以档案员在进行页码编制时，不同的期限要利用不同的编制工具进行编制；不同内容的编制，放于不同的位置；对于页码的错误修正，不同的错误运用不同的修正方法；在档案的性质、规格、特点以及原页码方面，档案所属不一样，也要采取不同的档案编制的方法进行页码编制。总之，纸质科技档案的编制要根据档案的所有性质进行，针对不同的性质、内容等科技档案，运用相对应的档案编制方法[2]。

1.3 页码编制不能损坏档案原件

在科技档案页码的编制中，一定要注意页码编制的过程中不可以损坏档案的原件，这是最基本的页码编制要求以及原则。一般情况下，档案内的每份文件的页码编制都进行了正确的编制，最后页数相加时，要在最后一页标注清楚总页数。而且，档案内的文件在原始目录页文件封底等地方进行页码编制，有助于计算档案的总页数，可以促进在备考表中进行准确的说明。所以，页码编制要多关注编制过程中，不可以出现损坏原件的问题产生，档案编制人员一定要以谨慎、认真的工作态度面对科技档案页码编制的工作。

1.4 页码编制要保持一定的稳定

科技档案的页码编制较为冗杂，档案人员在进行页码编制后，不可以随意进行更改，不会因一切的因素，而造成页码编制的问题。科技档案的管理人员在页码编制后，要保存管理好科技档案，不能因任何原因修改页码数据等内容。在同一类型的页码编制时，页码编制的方法也要保持一定的稳定性，使得科技档案的页码编制愈加的规范[3]。

2 针对纸质科技档案页码编制的注意事项

在进行页码编制时，编制人员一定要按照规范去进行编制，依据科技档案页码编制的注意事项或者基本要求进行编制。

2.1 页码编制位置要依据国家标准进行确定

根据19年的国家标准规定单面书写的科技文件材料是在右下角进行编写页号的，双面书写的文件材料要在右下角的背面的左下角进行页号的编写；01年颁布的国家标准中规定单面书写的页号在右下角，双面书写的页号编制在正面的右下角，如果是背面，在其左下角进行页号编制；根据09年的国家标准中，没有明确页号的编制，但是，编制人员仍然要注意页号的编制，使得页码编制更加的标准，符合页码编制的原则。

2.2 页码有效页的判断应准确分析

在国家标准中规定页码应该编制在“有效页”面，因此，在页码编制时要注意有效页的判断。有效页的判断依据应该根据文件页面的图表、数据等内容进行判断，空白页不作为判断的内容；而且，判断时应该根据整个档案的主要内容涵盖进行判断文件页面的内容的重要性，从而判断有效页；有效页的判断应该将文件的目录页等页面作为有效页的编制页码；最后，作为查找依据的导引页、彩色隔页等，不能作为有效页。

3 纸质科技档案页码编制的工具

纸质科技档案的页码编制在运用的工具方面是有一定要求的，因为纸质材料的特殊性，在进行页码编制时要采用易于保存的编制工具进行页码编制。因此，档案的页码编制应该运用钢笔进行编制，所要用的墨水要选择保存持久性较强的墨水，易于页码编制能够永久进行保存，切忌使用圆珠笔等不易留存字迹的工具；其次，在一些不太确定的页码编制时，编制人员可以考虑用铅笔进行编制，便于页码编制出错时进行修改，但是所要用到的铅笔一定是黑色的铅笔之类的，不可以用彩铅进行页码的编制，造成一定的页码编制问题；在一些打印设备方面，页码编制前要确认打号机以及打印机的完好，避免使用过程中出现一定的故障，导致页码编制出现问题。

4 纸质科技档案页码编制方法以及存在的问题

4.1 进行档案的装订

在进行页码编制时，需要装订的一些卷案要按照期限一定的期限运用合适的编制工具进行编制，确认其页号的位置，使用阿拉伯数字进行页码编制，按顺序从1开始到档案的最后1页，保证档案页码编制的准确顺序性。并且，在编制过程中要注意档案的书面整洁性、数字的清晰性以及不能够出现重复或者遗漏的问题，注意新的页码编制不可以将原页码覆盖，一定要清晰分明，便于分辨[4]。

4.2 针对不装订的档案的方法

在档案的装订中，有部分档案不需要装订，但在页码编制时一定要注意编制方法。不装订的档案页码编制应该以件作为单位进行页码编制，对于每个文件的页码跟装订的一样，从1一直到文件的最后一页，用阿拉伯数字进行书写，而且要注意在文件的首页盖上归档章。对于收文笺应该将其放在文件的首页，发文笺以及底稿应该放于正文的后面。除了以上的要求之外，不装订的档案与装订档案的页码编制是一样的。

4.3 其他页码编制的方法

在对于一些篇幅较大的页码编制，要先应用折叠方式，将其折叠整齐后在其右下角的标题栏的空白地方进行页码的编制，编制结束将其折到外侧；对于一些筒子页的页码编制，应该在其右下角空白的地方进行编制页码，将其页码折向外侧；针对一些不规则的小的归档文件，要按一页进行编制计算，并在备考表写清楚黏贴的个数；在折子页的页码编制上，只需要按照一页进行编制。

5 针对纸质科技档案页码编制的策略

在进行纸质科技档案的页码编制时经常会出现一定的问题，如空白页、无效页进行了页码编制、有时候会出现遗漏页码编制、页码编制重复、页码编制错编等的问题，为了能够更好地将纸质科技档案的页码编制做好，一定要运用良好的策略改善页码编制的问题，不断完善科技档案的页码编制。

5.1 加强空白页、无效页、未编制页码情况的页码编制

在页码编织过程中，对于空白页的页码编织，一定要注意尽可能将空白的页面去除，对于不能够去除的空白页面，应该在其上面做好标记或者盖上“此页空白”的章子，不对空白页进行页码编织；对于无效页的页码编织，应该在编制时注意盖上“此页无效”的章子进行与编制页码区分，也不对其进行页码的编制；未编制页码主要是对于材料的插入部分，可以将图片放置在材料的后面，对于图片进行页码编制。

5.2 运用分段编制的方式，避免漏编、错编等情况

在页码编制过程中，经常会出现页码编制漏编、错编、重编等情况的产生。对于一些书刊的编制，它的前置部分主要包括扉页、摘要等，编制过程中要运用很多种的数字格式进行编制。在其正文的部分一般是用阿拉伯数字进行编制的，插入的部分不需要进行页码编制，书刊的后置部分是采用正常的页码编制方式进行编制。对于前置部分的页码编制可以运用分段编制的方式进行，正文的编制不动，后置的部分连接正文的编制页码，插入的部分再连接后置的部分进行页码编制，最后在备考表中注释清楚即可。对于已经发生的漏编的情况，例如如果将25页和26页之间的漏编了一页，可以将25修改为25-1，把漏编的那一页改为25-2，并且在备考表中写清楚25页是两页，然后在本档案的总页数后面加上1页；对于已经错编的情况，例如39页以后错编了，本来是39，错编成了40，可以将39改为39-49，备考表中写清楚39-49是1页，最后在总页数中减去10即可。

6 结束语

纸质科技档案的页码编制较为复杂，编制人员在进行页码编制的过程中一定要保持一定的耐心，本着负责、认真的态度在页码编制的工作中做到事无巨细，使得纸质科技档案的页码编制更加的规范、 标准。