闭架馆藏预约技术和调拨策略研究

李 丹

（西安交通大学图书馆 西安 710049）

引言

在图书馆进行馆藏数字化和引入更多电子资源的同时，纸质文献仍是高校读者主要的阅读介质，而纸本馆藏的借阅量也是图书馆证明自身对学生学业和成功具有较大影响的重要指标之一。一些图书馆提倡扩大借阅开架范围，但是由于大部分高校图书馆物理存储空间有限，限制了图书馆馆藏资源的最大化利用。

馆藏发展政策是界定图书馆现有馆藏范围，提出未来馆藏发展规划，确定馆藏优势，阐明馆藏收集依据及其与图书馆发展目标间关系的规范性文件[1]。在图书馆转型之际，各图书馆纷纷采用读者主导的及时馆藏发展模式，兼顾共享空间发展和实体馆藏的及时发现。

2000 年4 月，原西安交通大学、原西安医科大学和原陕西财经学院合并组建成新的西安交通大学，原三校图书馆随之合并重组，形成了多校区、多分馆的格局。2014 年底，西安交通大学图书馆累计藏书511 万册（件），根据教育部高等学校图书馆情报工作指导委员会提供的2016 年830 所高校图书馆纸质资源购置费统计数据显示，西安交通大学纸质资源购置费总额为860 余万元，纸质资源仍占了图书馆文献资源订购的较大比率。

闭架借阅是读者不能直接从书架上选取图书，需要检索图书信息后，到馆填写图书预约单，由馆员提取图书，通知读者后，读者才能办理外借手续。

为了兼顾读者需求，改进原有纸质登记预约闭架图书工作流程，克服旧的图书预约方式缺陷，缩短读者获取图书时间，文章以西安交通大学图书馆闭架馆藏管理模式为例，把读者借阅需求与二线馆藏工作相融合，以闭架图书预约系统作为获取读者利用馆藏情况的平台，围绕如何充分提高闭架图书利用价值进行研究，将闭架图书预约从手工登记改为实时系统预约，实现馆藏信息的多角度管理和揭示。

1 研究基础

图书馆普遍提供图书预约服务，但是预约服务的研究多集中于在架图书预约。而众多高校和公共图书馆如中国国家图书馆、清华大学图书馆、北京大学图书馆、西安交通大学图书馆等仍保留着闭架借阅服务。西安交通大学图书馆不仅提供图书的借阅服务，同时承载着文献收藏职能，在兼顾藏与用之间，馆藏体系分为典藏阅览本、闭架提存本、开架外借本。随着新书的购进，开架外借本要定期进行剔旧，退到提存库，做调拨处理。

目前，关于图书馆闭架图书预约服务的相关研究并不多，主要集中于3 个部分。①预约系统的应用开发。结合本校读者需求，自主开发预约系统或引进成熟的第三方管理系统，开展图书预约服务。北京大学图书馆基于Symphony3.3.1 系统提供按需预约借书服务，实现了闭架图书在架预约功能，并逐步实现各分馆的通借通还服务[2]。2018 年，北京大学图书馆上线闭架图书叫号系统[3]，该系统基于FOLIO（The Future of Libraries is Open）微服务框架[4-5]，采用校内统一身份认证系统认证登陆，方便读者，提升闭架借书体验。②预约关键技术的探讨。主要集中于读者身份认证方式、图书到馆通知方式[6]以及多校区多分馆模式下馆藏图书预约方式[2]等。③图书预约数据分析与馆藏调拨优化，高校图书馆的特色馆藏是智库信息来源的基础。例如哈佛大学图书馆不断丰富的馆藏，已成为服务哈佛大学各智库组织的信息资源中心和研究支持中心。伊利伊诺大学香槟分校的Chazatowski 利用每次使用成本（Cost Per Use）方法得出结论：订购馆藏中仅有3%的纸本没有被使用，因此馆藏调拨时，馆员可以使用纸本利用率确定下架的纸本[7]。一些图书馆采用印本剔旧替代品的联合知识库，采用共享馆藏管理方式保存印刷型图书，以此优化馆藏[8]。

为了提高闭架馆藏利用率[9-10]，减少因闭架而带来的读者入库限制、借阅手续冗繁等问题，拟实现系统化预约图书。面对不同的预约系统和读者的多元化需求，预约系统功能如何设置才能更方便读者使用，读者如何得知提取图书进度；如何划分时间段，最好地展现本校读者的借阅特征；如何在预约系统中统计多次借阅记录，为馆员制定合适的图书动态调库策略提供指导性意见。

把图书从一线书库调至二线提存书库或者转移到密集书架，虽然清理了一线的书架空间，但同时也失去了图书被阅览的机会，闭架存储还使得读者查阅图书费时。近年来，本馆二线书库的图书预约率明显上升，2018 年1—10 月闭架书库图书阅览、借阅量达1 900 余册，比2014 年阅览、借阅量同比增长约77%，闭架图书利用率的提升已成为一种新趋势。进入二线书库的图书价值有多大,哪些图书是有必要调拨的，而每个图书馆都面临优先资金的制约，如何使得密集书架仅存储低利用率的图书是值得思考的问题。

针对这些精细化服务难题，文章尝试实现了图书馆闭架图书预约系统，整合数据，确定合适的图书动态调库策略，进而挖掘馆藏价值，优化馆藏。

2 图书馆闭架图书预约系统设计

2.1 系统需求分析

传统闭架图书预约方式是：读者通过检索馆藏获取图书题名、索书号等必要信息，到馆后在流通台“提存、典藏图书登记本”登记，馆员查看登记本，把登记的图书从各个闭架书库取出置于相关流通台口或阅览室，并在登记本上记录取书结果，读者需要隔段时间再次到馆，查看登记图书是否提取。

首先，传统闭架图书预约方式受时间和馆藏地的限制，影响了读者对馆藏文献的及时有效利用，读者需要多次到馆，而不能实时查看图书处理状态；馆员不能实时了解某时间段内图书馆各闭架图书的借阅情况，不便于动态调整馆藏结构。其次，纸本登记存在字体识别差异现象，部分读者甚至自行在登记本上打勾，填写处理结果，造成馆员认为图书已取而实际图书未到流通台的情况。再次，预约图书的记录仅仅采用纸本登记，统计消耗时间，很难进行大数据分析，除此之外，馆内集成管理系统不直接提供闭架图书流通信息统计分析功能，故自主开发闭架图书预约系统变得极为迫切。

2.2 系统架构设计

通过在读者、馆员群体中做调查，同时查阅大量资料，调研预约图书系统框架和实现关键技术，结合本馆使命和用户需求，设计出图书馆闭架图书预约系统，图1 显示了系统各功能模块以及相互之间的关系。系统由数据层、支撑服务层、业务层和用户接入层组成，提供图书预约功能、读者实时查询预约图书处理状态功能、馆员查询和处理取书结果功能以及馆藏价值统计等功能。

系统探讨现有闭架图书从登记到馆员提取再到读者借阅的系统化实现方法，读者可以实时登记图书，随时随地查看取书结果，一次到馆借阅。

图1 图书馆闭架图书预约系统架构

2.3 功能模块设计

闭架图书预约系统主要包括四个功能模块：闭架图书预约管理模块、登陆模块和系统设置模块，各模块关系如图2 所示。

闭架图书预约管理。闭架图书预约管理包括图书预约、取书状态设置、图书下架提醒和馆藏价值统计四个模块。其具体功能如下：①图书预约模块主要实现图书信息登记、预约图书状态实时查看功能。②取书状态设置模块主要实现查询和预约图书取回设置功能。其中，查询子模块实现图书信息和读者信息的条件查询功能；预约图书取回设置子模块实现“待取”图书的取书结果设置。③图书下架提醒模块主要用于获取已经到期，但读者未取的图书信息。④馆藏价值统计模块包括统计排行和馆藏调度两个子模块。其中，统计排行子模块主要实现图书预约排行和读者预约排行功能，主要用于分别按照图书和读者统计预约排行信息；馆藏调度模块用于动态调库管理建议的生成。

图2 预约系统功能模块设计

读者注册。读者首次登陆预约系统注册时，通过图书馆集成管理系统读者库进行认证，无需管理员审核，方便读者的同时简化了馆员的工作流程，实现预约读者库和图书馆集成管理系统用户库的信息一致，读者账号开通流程如图3 所示。

图3 读者注册

系统设置管理。为了实现预约系统的多用户操作，系统通过管理员权限设置实现不同管理员登陆后可操作对应权限的功能，见图4。

2.4 系统功能流程

读者预约图书流程。读者预约图书流程如图5 所示，读者首次使用该系统时，通过浏览器在线提交个人信息，系统依据图书馆集成管理系统读者库的查询结果认证读者身份，认证成功后，读者在线提交闭架图书预约申请，根据图书索书号或者图书名称在图书信息表中查找，添加图书信息，完成登记，查询已经预约成功的图书信息，包括图书名称、图书索书号、登记时间、最晚取书时间、馆藏地和取书结果。如果不是图书馆集成管理系统的有效用户，比如校友或者持馆际互借证读者，可通过填写注册信息成为预约系统的合法用户，进行预约。读者个人信息首次通过验证后，其填写的学号和密码会自动写入到图书馆预约系统的读者数据库中。

图4 系统设置

图5 读者预约图书流程

图6 管理员取书设置流程

管理员处理取书结果流程。管理员处理取书结果流程如图6 所示。馆员通过管理入口进入系统，查询待取图书，入书库找到后，记录取书结果，完成读者预约审核。根据读者预约的图书情况采取不同的处理结果。

3 图书馆闭架图书预约系统实现

3.1 运行环境和软件

系统服务器所在的网络环境为校内局域网，服务器使用的软件有JDK1.6、Tomcat 8.0、MySQL 5 等软件，本研究采用JAVA 语言进行开发。

3.2 功能模块实现

读者首次登录成功后，系统把从图书馆集成管理系统数据库中读出的读者身份信息写入读者信息表，同时显示到读者信息页面。这样读者再次登录时不需要访问图书馆集成管理系统Web Service API 接口,只进行本地数据库认证即可。图书预约信息表（cs_bookreservation）、图书信息表(cs_book)和读者信息表(cs_reader)，通过readerid、bookid、id 进行关联，通过这三个表获得图书预约信息。定义图书预约管理模块的Action Form 类，创建图书预约管理的Action 实现类Reservation，完成与数据库三个表交互的类的实例化，通过HttpServletRequest 获取不同参数值，执行不同模块方法：图书预约取书状态设置、图书下架提醒和馆藏价值统计。

3.2.1 图书预约模块实现的具体算法

①根据从页面获取的读者学号在读者信息表中查找读者信息。②调用ReservationDAO 类的reservationinfo()方法，通过图书预约信息表查询读者已预约信息。③根据图书索书号，调用ReservationDAO 类的insert Bookinfo()方法把读者登记的图书信息写入图书信息表中，写入时以索书号为主键确保图书的唯一性，同时调用insertReservation()方法添加图书预约信息，该方法中获取系统当前时间为预约时间，3 天为图书最晚取回时间，否则管理员会做下架操作。

3.2.2 取书状态设置模块实现的具体算法

①通过Javascript 验证输入表单查询条件中字符串的合法性。主要用于根据不同的查询条件组合查询字符串，调用ReservationDAO 类的reservationQuery()，根据查询字符串，进行数据库多表联查，并显示对应的查询结果。②如果馆员进行“设置取书结果”操作，模块调用bookretrieval()方法，该方法首先根据查询结果中的读者一卡通号查询读者信息，根据查询结果中的读者借阅id 从数据表cs_bookreservation 中查询出当前预约信息的读者id 和图书id，再将图书取回信息保存到图书取回信息表cs_retrieval中，最后将图书预约信息表中的取书结果字段ifretrieval的值设置为1，表示取回，如果在书库中未找到图书或其他原因，馆员将图书预约信息表中的tip 字段作相应的设置，如：书名与索书号不符，未找到等提示信息。值得注意的是，该模块需要获取管理员的操作id，防止非法用户登录系统。

3.2.3 图书下架提醒

①查询全部到达取书日期的预约图书信息。将图书预约信息表、读者信息表、图书信息表多表联查，获取到期取书时间小于等于当前日期的图书预约信息。②基于图书馆集成管理系统图书信息，得到步骤①中获得图书的出借状态，提取其中状态为“未出借”的图书信息。对于馆内阅览的图书一般采用次日下架，除非读者仍有阅览需求则保留在架。③将结果保存到HttpServletRequest 对象中，显示在图书到期下架提醒页面。

3.2.4 馆藏图书调拨模块实现

①首先获取图书预约排行信息，将返回结果保存在HttpServletRequest 对象中，最后显示在图书预约排行页面中。难点在于实现该功能时的多表联查方法，查找思路如下：对图书预约信息表按照bookid 进行分组，同时统计每本图书的预约次数，制定别名为reser；通过从图书信息表，馆藏地信息表，图书类型表等多表联查，查询出图书完整信息，并指定别名为book；将reser 和book 连接，按照预约次数降序排序。由于实践中，典藏图书的阅览量很难统计，该模块通过读者预约次数来统计阅览量，从而发现典藏图书的价值。

②调拨策略。根据图书预约统计排行，在保种的基础上采用调库策略将图书在一线书库和二线书库之间调度。借鉴印刷型期刊使用效果排行每次使用成本公式[11]，以及亨特（Hunt,1990）引入的制度成本率（ICR，Institutional Cost Ration）方法中的期刊订购费用公式[12]，引入图书使用调度策略公式，评估馆藏。公式1 为图书一线、二线调度策略。

公式1(a)中，P为价格，M为该种图书管理费用，L为图书的书脊高度，S是单位长度上架费用。公式1(b)中，∂为调整因子，CPU表示图书使用成本，COST为订购成本和管理成本的累积，USE为同种书被借阅的次数。

另外，USE不是唯一决定因素，还有其他需要考虑的因素，如：图书对本校教学课程的重要程度、读者的阶段性需求等，故此处引入调整因子∂。用户的实时需求是主要影响因素。

③实证分析。选取预约系统近一年半的预约数据，同时结合图书馆集成管理系统中提存图书流通记录以及书目记录进行分析。

首先实施数据预处理，预处理数据时，存在同种书著录记录中有多个价格，多个出版年的情况，这是因为订购了该书的修订版或者再次印刷版，而图书内容是一致的，书目记录中905 字段有体现。为了准确了解闭架图书的借阅情况，需逐条确认图书价格字段、出版年字段。

根据图书年代计算调整因子，由于图书预约信息是针对每一册图书的记录，故需要以索书号为主键，累加“借阅总次数”得到“同种书借阅总次数”，经数据清洗、缺省值分析、异常值处理后，最终获得有效图书预约数据1 000 余条，结合公式1，计算出图书使用成本，给出拟调度图书。将预约图书属性和公式各变量属性这两个类别组成分析变量，见表1，预约图书属性包括变量题名、索书号、主题、价格、尺寸和出版年。公式各变量属性包括∂、COST、USE、CPU。其中，调整因子需考虑图书年代的影响，相对较新图书从闭架书库调至一线书库的必要性更大。如果CPU值高即图书每次使用成本高，则把图书从一线书库调至二线书库，反之成本越小，把图书从二线书库调至一线书库，意味着读者借阅率阶段性上升。

表1 闭架图书预约和调拨分析变量

以表1 确立的各字段为分析对象，选取与公式相关的∂、COST、USE、CPU变量为聚类字段，采用K-Means 聚类算法对以上字段进行聚类。由于聚类变量单位不同和数值差别大，因此对聚类变量采用标准化变换。聚类个数为2，获取最终聚类中心如表2 所示，以表2 中2 个聚类在4 个变量属性的均值为参考值，根据聚类中心特征，生成两个图书调度类。

表2 图书聚类中心

图书类ⅰ：使用成本高型图书（18 种图书，1.72%），该类图书订购成本偏高，但每种图书借阅次数偏低（均<3 次），其中，借阅次数为1 次的图书占该类图书67%，可以暂时存储于二线书库，必要时在保证保种的前提下可以考虑剔除。出版年距2019 年间隔时间均值仅14 年，说明往往相对较新的图书反而借阅需求不高。

图书类ⅱ：使用成本低型图书（1 027 种图书，98.28%），该类图书借阅次数占近两年图书馆闭架图书外借总次数的99.98%，表明该类图书近阶段仍有借阅需求，可考虑从二线书库调至一线开放书库。出版年距2019 年间隔时间均值16 年以上，说明一些经典图书价值仍然很高。

同时，可宏观了解读者借阅需求，读者的借阅需求随着时间段的变化呈一定规律变化，如：开学首月、学期中、考试月，读者需要借阅的图书种类会有所不同。提存库中部分图书存在被多个读者多次借阅的现象，在这些读者借阅的图书中大都是基础课程的经典教材。

4 结语

伴随着图书馆空间转型，大量图书移至密集书架，加之数字资源的普及对读者阅读习惯的冲击，以及近年稳步增长的闭架图书借阅量，馆藏策略化品质管理（Strategic Quality Management,SQM）显得尤为重要。高校图书馆只有善用馆藏规划、选择、分析方法，了解读者阅读需求，充分提高馆藏利用率，才能发挥对教学协作服务的职能，进而体现其文化传承的价值。

本研究旨在将闭架图书预约、调拨策略应用于馆藏品质管理，重点在于最大化利用图书价值。一方面通过闭架图书在架预约系统，改变传统闭架图书纸本登记的预约方式，另一方面使用数据进行实证分析，提供图书预约排行信息，给出开架、闭架书库图书调拨策略，弥补传统图书调库的盲目性。笔者仅以西安交通大学图书馆闭架馆藏管理模式为例进行说明，预约方式和调拨策略具有一定的通用性和可扩展性，其思路可用于和其他图书馆集成系统的整合。未来，在深化馆藏服务中，需考虑结合读者专业等人口统计信息对馆藏优化的影响，以及本馆的使命、读者和学校对图书馆的需求等因素，进一步完善图书调拨策略，以实现馆藏信息资源的最优化管理与揭示。