如何开展城建声像档案的收集及管理和利用

王洪林

摘 要：城建声像档案收集对于城建工作科学化实现，后期城建提升工作效率等方面起着非常重要的作用。基于当前城建声像档案收集存在问题，强化实际分析，旨在为进一步提升收集、管理和利用水平发挥有效促进作用。

关键词：城建声像;档案收集;管理利用

城建声像档案作为我国现今工程施工建设档案管理的重要组成部分，其存在的价值能够深刻反映整个城市发展面貌，对于城市规划和建设管理活动的进行具有十分重要的借鉴意义和保存价值。一般而言，城建声像档案管控主要有照片、底片和录像带等多种形式，多样化的载体对声像档案进行管控不但最大限度保存了第一手资料，提升了资料保存的真实性，而且具有直观性和完整性、生动性的优势，对于城建工作科学化展开具有非常重要的意义。城建档案管控中，声像档案作为纸质档案重要补充，由于其存储形式不同，能够将许多纸质档案无法存储的信息内容保存下来，对于我国城建工作建设现代化档案感控体系起着非常重要作用。声像档案相比以往纸质档案管控对于城建档案管理而言有了很大的改变，但是在实际落实中，由于管理体制未能健全、声像管控技术和相关设备应用比较落后再加上职责管控范围未能有效明确，这些问题导致城建声像档案无法高效实现。而在实际针对以上问题有效改革也成为当前城建声像档案工作顺利进行重大难点之一。

一、城建声像档案管理和利用工作改进难点分析

当前，城建声像档案管理和利用工作改进是一项非常困难的工作。由于我国城建声像档案管理相比以往纸质档案管理很大层面上是档案管理的创新，这就决定了对档案管理形式和模式要改变创新。但是，对于档案管理工作而言，长期实施的管理模式已经形成了较为稳定的生态循环局面，一旦冲破其中某一方面，必将激起来自其他方面的变化，给整个城建档案管理工作产生不可预估的影响。而且，城建声像档案管理工作科学化进行，需要从主观和客观、内部和外部多个层面上改进落实。这样而言，无论是城建声像档案管理机制、加强声像档案管理重视度、配备专业化的档案管理人员以及提供强有力资金支持，积极引进先进的声像档案管理技术和设备等方面都需要形成系统化规划，从多个职能部门、多方面利益主体协调出发，整个工作是非常烦琐的，造成的困难也是较大的。此外，城建声像档案管理工作进行中，一旦某一个工程项目想要进行声像档案的建设，其工作量是较大的，档案管理人员需要注重细节的考量，这对声像档案管理人员的工作要求较高，工作人员实际开展面临的工作难度较大。

整体上而言，为了实现城建档案管控完整性和真實性，积极落实城建声像档案管理和利用是非常必要的。但如何能够高效实现城建声像档案的管理，科学化利用对于我国长期而行的城建档案管理是一项较大的挑战。

二、城建声像档案的收集管理和利用的相关改进建议分析

（一）加强城建声像档案工作实施的重视度，建设相符合的专业化管理队伍

为了促使城建声像档案管理工作能够高效落实，必须切实加强城建声像档案工作实施的重视度，能够从机遇和资金等方面为建设专业化管理对于提供有效支持。对于声像档案管理工作而言，其存在意义重点体现在对城市建设面貌的直观化、形象化的记录，充分反映了城市建设的成就和发展思路，真实反映了一个城市发展变化。基于以上分析，城建声像档案工作实际落实中，工作人员需要通过专门声像记录设备、技术在较为规范的环境分析下操作，由于进行声音和图像的记录，需要工作人员双管齐下，注重声音记录的同时图像能够完整记录。随着声像档案记录技术和设备的创新使用，对专业工作人员的要求也在不断提高。为了促使档案工作人员能够充分适应声像档案管控现状，上级管理单位必须加强对专业管理工作人员的重视度，通过加强资金支持，提供相应的培训机会引导人员接受现代化声像档案管理培训，在思想和技术等方面的培训下，为声像档案管理做好人员储备。此外，城建声像档案需要深入到城市建设项目的具体过程中，这就需要档案管理人员具有吃苦耐劳的精神和较高的责任心，努力建设一支作风优良、协调配合、综合素质高的专业化队伍，为声像档案工作科学化实行提供有效支持。

（二）广泛收集，积极积累，丰富馆藏

城建声像档案管理范围比较广泛，一般而言，与城市规划建设相关的声像档案材料都需要归档到专门档案馆中实施收集管理。为了能够将满足范围要求的档案纳入到管控范围内，要加强宣传，在城建工作范围内形成严谨的、科学化的管控意识，突出城市建设发展需要声像档案的科学化管理。并且严格按照《中华人民共和国档案法》对声像档案收集、部门移交等作出进一步细致化的规定，为实际工作实施发挥有效的引导作用。另外，在宣传中同样要让相关部门明确城建声像档案的管控不仅是档案管理部门的工作，需要其他部门的协调配合，才能保证声像档案收集的完整性和顺利性。

在实际声像档案管控工作落实中，一方面，专门管理工作部门要以现有城建声像档案馆藏为基础，制定收集和管理计划，针对性深入实际对城建相关工作实施拍摄和录像。同时，向全社会人员收集关于城建某一方面的资料。另一方面，要紧紧跟随城市发展变迁，尤其针对城市中存在的特色建筑和旧建筑要严格城建前后声像资料的收集。工作人员要明确，旧城区和旧建筑以及特色建筑声像的收集是非常珍贵的，在以后这些建筑消失，声像档案将成为位移的记录，能够切实为后期相关工作提供依据。

此外，真实记录。声像档案管理人员加强对城市建设的全过程跟踪，在行政单位赋予权利基础上，与城建项目管理实现同步收集。工作人员面对复杂的工程项目管理，需要制定特定的声像档案收集方案，做好各个方面人员分配，共同进行，系统化、完整化的收集有价值和有意义的档案资料。同时，主管部门可以通过报纸、网络、征稿的方式获得关于城建相关声像档案，力求保证声像档案完整性。这种形式不但能够提升声像档案管理水平，而且能够在全社会形成一种良好的宣传氛围，加强社会宣传，组织专门人员负责管理，对于所收集的照片和视频要与提供者签订专门协议，做好相关经济补偿。整体而言，对于城建声像档案收集管理来讲，民间力量能够为档案收集管理形成极大的补充，这也是当前无论纸质档案还是声像档案管控不可忽视的方面。而在利用中，要充分发挥档案的社会教育、文化宣传以及历史记载等方面的价值，通过公益性展览或者剪辑成专门纪录片等方式加强利用，将档案在存储基础上真正“活”起来。

（三）注重管理和利用并重，提高利用效率

在城建声像档案管理利用中，严格相关规章制度建设，在制度引导下落实一切管理工作，提升整体的监督管控水平。现今，我国在城建声像档案管理工作进行的过程中，并没有形成关于城建声像档案管理的统一标准，现今基本上都是临时制定的制度和方法，各地档案馆各自为政，相互之间交流协调水平低下。这样就在很大程度上对于声像档案的应用形成不利影响。为了有效改变这一问题，城建声像档案管理职能在比较分析中积极借鉴优势经验，强化本土化应用，改进管理，探索与自身档案管控相适应的档案管理规范制度。

基于以上分析，在當前档案声像档案管理中，构建独立的档案管理数据库，用于专门的档案数据收集、存储和使用，积极促使信息化技术与档案管理相结合，提升档案管理的现代化水平。此外，通过信息网络建设专门的档案应用网站，相关人员通过权限登录便可以就部分档案阅读和下载使用。而在实现数字化和网络化中，提升档案安全保管水平，做好网络信息防火墙设置，提升档案整体管理的保密性。对于声像档案管控专业库房，要建设相关的安全监控、自动报警、自动灭火、温湿度控制系统，提升智能化管理，避免产生较大的损失。

在声像档案安全保存基础上，档案馆可以与博物馆和新闻单位实施交流，互通有无，主动将自身的收藏成果展示出来，同时可以通过联合方式制作水平高的专门研究成果。例如，当前部分城市关于城建历史轨迹，专门形成城建档案专题记录片展示周，通过照片的编辑和文字的搭配使用，生动、形象地向人们展示了城建轨迹。

（四）加强资金投入，为声像档案管理提供有效支持

城建声像档案管控工作进行中，主管单位必须加强资金投入，科学化分析，就声像档案实际设备和技术应用状况，提供有效资金支持。此外，声像档案管理和利用部分资金可以号召社会和企业等参与其中，通过共同的文化责任感，多方面建设资金渠道，为声像档案实现高效管理奠定基础。

三、小结

综上所述，城建声像档案收集管理和利用具有非常重要的现实意义。在实际进行中，为了切实促使城建声像档案收集管理和利用价值充分发挥出来，主管部门及相关单位在明确城建声像档案管控难点基础上，能够从加强城建声像档案管控重视度、广泛收集和积累、加强宣传，实现科学使用和加强资金投入等方面落实，在各方面相互配合下，为城建声像档案管理工作进行发挥有效的支持作用。

参考文献

[1]王欣.如何开展城建声像档案的收集及管理和利用[J].城建档案，2018，229（10）：30-31.

[2]赵棱艳.城建声像档案管理工作存在的问题及解决途径[C]//“决策论坛——企业精细化管理与决策研究学术研讨会”.2015：86.