“5S”管理法在医院档案室管理中的探索

林娟

摘 要：在医院各项管理工作中，档案管理是非常重要的组成部分之一，随着我国新医改的不断推进和深入，医院管理工作的要求也越来越高，对于医院档案管理工作来讲，其规定也更加严格和细致。在医院档案管理系统中引入“5S”管理法能够提高医院档案管理的水平，促进医院运作效率的提高，进一步明确医患关系，提高医生的诊断水平，提升医院的整体质量。“5S”管理是医院档案管理工作的新模式，标志着医院档案管理水平的提高，为医院档案管理体系的创新奠定了重要基础。

关键词：5S管理法;医院档案管理

在医疗卫生事业快速发展的过程中，医院档案管理工作具有非常重要的作用[1]。在新医改下，人们和社会对医院的需求也在不断提高，传统的医院档案管理制度已不能有效满足新医改下人们的实际需求，所以需要不断改进和完善医院档案管理，让社会发展和人们群众的实际需求得以有效满足。“5S”管理在护理管理和病房管理中应用及管。但同样适合于医院档案的管理。

1 导入“5S”管理的可行性

医院档案主要有书面、电子数据以及音像等多种形式为医院的建设和发展提供了全面系统的资料和信息记载着医院的建设和发展的点点滴滴。传统的医院档案管理工作包括两大类分别为医疗档案管理与后勤档案管理。其中医疗档案管理的工作内容主要包括记录和整理医院日常的医疗服务工作而后勤档案管理工作涉及的范围比较繁多比如医院建设、绿化、装修、设备、运行、水电气、清洁等。在新的医疗改革的背景下对于医院档案的管理工作也提出了新的要求。采用整理（seiri）、整顿（seiton）、清扫（seiso）、清洁（seiketsu）和素养（shitsuke）5个项目的现场管理法（5S管理）推进医院中心档案室规范化管理，有助于提高档案管理人员工作积极性，提高工作效率，提升管理品质。

5S现场管理工具最早起源于日本，是指在生产现场中围绕人员、机器、材料、方法等生产要素，开展以整理、整顿、清扫、清洁和修身为主要内容的现场管理。重点对生产现场环境全局进行综合考虑，并制定切实可行的计划与措施，从而达到运营管理规范化;其中“5S”是整理、整顿、清扫、清洁和素养5个词的缩写，也是该管理工具的经典步骤。5S管理率先在日本企业推行，目前得到管理界认同并在其他国家、行业广泛推行的一种科学管理方法[2]。

因此，学习并借鉴5S管理法，通过该管理工具的导入和实践，有助于针对现状问题开展规范改进，进而加强医院办公室日常管理工作规范化，不断提高整体工作效能，更好地发挥部门职能作用。

2 导入“5S”管理的具體实践

树立学习标杆并开展动员学习5S，现场管理既是一项科学管理工具，更是一种科学管理理念。首先，要组织开展学习活动，让大家了解什么是5S现场管理、方法、要求等等，可以将理论知识融入具体案例，将管理过程分解成具体步骤，让活动组织成员接受并掌握具体步骤及要求。

1）整理。对身边的物品进行整理，包括文件、资料、用品、设备、设施等，制订物品存弃规则，使身边的物品都是必需的，其核心是物品的弃留问题区分要和不要的物品[3]，区分完后再将不需要的加以处理[4]。设置废弃物品处理箱，集中收集，每周集中处置。所有文件资料必须使用碎纸机粉碎后集中丢弃。

2）整顿。档案室整理后的物品和设备集中放置，将物品分类，存放在指定位置。其核心是物品的分类及存放问题。在工作区域，使用规范的标记线固定物品位置。所有文件夹使用统一标识，注明序号，固定摆放位置，确保使用前后位置一致。定位、定品、定量、定责是整顿的关键。

3）清扫。定期打扫工作场所，明确清扫内容和清扫周期，填补防虫片，消除虫害隐患，定期派人检修设备设施，档案室的门窗由医院专门的保洁人员来擦拭。并按事先制定的标准检查标准以实现设备、设施、环境的整洁，保持整理、整顿的成果。

4）清洁。此阶段让制度落到实处，确保之前成果的维持，保持工作环境、设备、人员清洁，养成持久、有效的清洁习惯和行为方式。在图书馆中，整理、整顿和清扫贵在日日做，时时做，且开始实施就不能半途而废，不然图书馆很快又回到原来的状况。因此，清洁就是连续地、反复不断地进行整理、整顿、清扫活动，并成为本馆的惯例和制度。

5）素养。员工应自觉遵守医院及科室的规章制度，培养员工积极的工作态度、主动性与责任感和爱岗敬业的品质，是5S活动的核心养成良好的道德和习惯。在医院档案室中，素养具体可表现为以下几个方面：工作人员要有强烈的时间观念，不能以“档案室又不是急诊室”为借口上班就拖拖拉拉;工作应保持良好的状态，如不可以随意聊天说笑、离开工作岗位、看小说、炒股票、吃零食等。工作人员不仅要做到形体上的清洁，而且要做到精神上的“清洁”，提高服务质量。医院档案室多次组织全体馆员集中进性5S管理知识、业务知识、礼仪知识培训，提高馆员的素养，提升其对自身职业的认同感、归属感，充分调动其工作积极性，帮助其养成良好的职业道德和工作习惯，自觉地将5S管理理念运用到自己的工作、学习和生活中[5]。

3 导入5S管理的成效和意义

1）加强了部门工作的科学性、规范性，提高了工作效率和部门形象，引导职工培养良好工作习惯，使得个体综合素质得到不同程度提高，工作计划性、主动性得到有效增强，提高了办事效率，职工成为活动的最大受益者。

2）档案室工作环境得到明显改观，医院档案室档案库房、档案阅览室、办公室面貌焕然一新，各区域标识清晰醒目，各类物品严格按5S定位摆放，现场无任何杂乱物品，地面、墙面干净整洁，设备设施干净、摆放整齐，整个现场宽敞明亮，极大改善和提高了档案室的形象[6]。

3）经过整顿，物品设备摆放有序，馆员对摆放位置很好的定位，明确了分工与对应的工作职责，制定可行的工作流程等有效的提高整体的工作效率和工作质量。

4）5S管理法避免“寻找”、“等待”等行为引起的时间浪费，杜绝了物品的积压，避免出现多余的文具、桌、椅等办公设备的浪费，空间上的浪费亦随之减少同时也有效的拓展了场馆的空间。

5）针对新医改下医院档案管理的要求和目标，通过实施5S现场管理，改进与完善一些工作流程和医院档案的管理制度。对管理人员的责任进行明确，完善医院档案的管理体系。加强了档案管理的宣传力度，根据相关的标准和要求对管理人员进行严格要求，并加强档案管理人员的培训工作，让专业性错误的发生能有效减少[7]。

通过5S现场管理营造了一种“人人积极参与，事事遵守标准”的良好氛围，5S管理具有良好的督导性，只有指定良好的管理方法，做到人人参与管理，科学有序，调动了工作人员的主动性，更好地提高工作质量和效率。促进医院档案管理效率的提升，促使档案管理人员树立学习意识，不断的加强档案管理知识技能的学习，以职业化的工作精神与专业化的技能提升医院的综合管理质量。

参考文献

[1]王建峰.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].经营管理者，2016，32（21）：292.

[2]姚渝春，王兆利.将现代企业的“5S”理念引入到高校实验室管理中[J].高等建筑教育，2002（2）：99-100.

[3]李保东，池洁.精益5S现场管理方法的理论研究[J].价值工程，2013（11）：145-148.

[4]丁萍英.王灵芝.王赛君，等.5S管理方法在康复科环境管理中的应用[J].医院管理论坛，2012，29（12）：59-60.

[5]时璇.马敬香.叶丽彦.医护人员对“5S”管理法实施效果的评价[J].护理研究，2013，27（11）：3633-3634.

[6]张伟红，刘立志，刘贵萍.“5S”管理在精神科护理中的应用[J].解放军医院管理杂志，2009，16（8）：795-796.

[7]张晶，于金华.“5s”管理法在急救物品管理中的应用[J].中国医疗设备，2015，30（1）：143-144.