基层档案室的档案安全工作及维护探讨

龙为群

摘 要：基层档案室的主要作用就是对基层单位的信息资源进行收集和管理，将其作为单位管理和发展的重要参考依据。然而在进行档案管理工作的时候，部分档案工作人员未能充分认识到基层档案的价值，认为基层档案的管理无法取得任何的经济效益，对基层档案的收集和管理存在一定的忽视，导致基层档案管理工作面临着较大的安全隐患。鉴于此，本文就针对基层档案室的档案安全工作及维护进行探究，希望能为基层档案管理工作的进步和发展提供有效参考依据。

关键词：基层档案室;档案安全工作;措施

基层档案对整个组织发展有着较为重要的影响作用，若是基层档案的完整性和安全性无法得到保障，不仅难以发挥基层档案的利用价值，还容易带来一些不必要的问题，使得组织发展缺乏科学性。目前基层档案室的各项工作依旧存在较大不足，这就需要加强基层档案室的档案安全工作及维护，不断提高档案管理水平，便于对基层档案进行有效利用，为基层单位的长远发展奠定良好基础。

1 基层档案室的基本职能分析

通过对基层档案室的工作内容进行了解可知，基层档案室的主要职责就是对基层单位各项活动和工作中的文件材料进行收集和管理，使其能够成为基层单位的管理和未来发展中的有用依据。目前基层档案工作逐渐朝着电子化、数字化的方向不断发展，使得基层档案工作面临着诸多安全隐患，难以保证基层档案的完整性及安全性，这就需要对其进行科学有效的改进，不断提高基层档案管理工作的规范性和信息化程度。虽然现代化技术能够为基层档案工作提供更加可靠的技术支持，使得基层档案的利用价值得以充分发挥，但是许多基层档案室依旧存在管理技术较为落后、人员数量较少、工作环境有待改善等各种问题，且管理模式体现出较强的封闭性，使得基层档案安全无法得到保障[1]。

一般在基层档案室的发展过程中，其中的信息资源会越来越多，比如人事档案、文书档案、业务档案等等，这些都是基层单位不断积累下来的重要财产，对基层单位的未来发展有着一定的借鉴意义。因此，基层档案管理不仅要满足基层单位的基本需求，还要找出符合单位自身特点的管理办法，确保基层档案的完整性和安全性。目前简约化、扁平化的管理方法就是一种比较适合的方法，能够有效保证基层档案工作安全，使档案工作更加高效。

2 加强基层档案管理工作的具体措施分析

2.1 确保档案质量

在进行基层档案管理工作的时候，档案工作人员需要对基层档案的收集范围进行调整，将有用的档案资料收集起来，使基层档案的整体质量得到保障。具体来讲，由于基层档案的信息量较大，若是对所有的基层档案进行收集，那么档案工作人员的工作量就会显著增大，且难以实现对基层档案的有效利用。为解决这一问题，档案工作人员需要明确资料收集的范围，按照相关的规范和标准要求进行档案收集，对收集得到的档案资料进行仔细筛选，将其中的有用资料整理并保存起来，将无用、重复的资料删除，从而提高基层档案的利用价值。同时，需要做好基层档案的保管，避免出现档案丢失等不良状况。

2.2 建立档案索引

在计算机技术和网络技术的快速发展背景下，档案管理的方式方法出现了较大变化，可以利用计算机设备对基层档案进行处理、存储、调阅和利用，使基层档案室的档案工作得以高效进行。通过现代化技术构建完善的局域网络，之后将档案资料及档案目录上传到网络，以此促进不同部门、不同工作人员之间的紧密联系，使档案工作得以顺利进行。同时，需要做好局域网络的维护工作，避免因网络漏洞出现安全问题，从而保证基层档案的安全性。为充分发挥现代信息技术的作用，档案工作人员要重视对计算机技术及其他先进技术的学习和运用，以便能够利用计算机技术进行档案的收集、处理和管理[2]。

2.3 确保档案管理队伍的稳定性

根据以往基层档案室的档案管理工作情况来看，并非所有的档案管理人员都是专职做档案工作的，再加上管理队伍的人员流动性较大，使得档案管理队伍的稳定性不足，很容易出现档案人员缺乏责任心、档案工作交接不当等情况，进而影响到基层档案室的档案工作质量，难以对基层档案的完整性和安全性进行维护[3]。因此，需要加强基层档案室工作队伍的建设，提高档案工作人员的职业素质，确保入职人员能够胜任这一工作岗位，促进基层档案室工作的有效进行。其次，对于档案工作队伍的梯队建设，需要制定合理的计划，以便能够提供充足的人才资源。只有做好档案工作队伍的建设，提升档案工作人员的专业水平，才能够提高档案管理工作的规范性及有效性，使基层档案的真实性及完整性得到保障。最后，需要制定完善的管理制度，充分发挥制度的引导作用和激励作用，使档案工作人员能够按照要求做好各项工作，对工作优秀的人员进行适当的奖励，从而促进档案工作队伍的高效运转。

2.4 提高基层档案工作人员的综合素质

作为基层档案室的主要工作人员，档案工作人员的能力素质对基层档案工作的开展有着较大的影响，甚至直接影响着基层档案工作的最终效果。因此，为促进基层档案工作的有效进行，使基层档案安全得到保障，首先就要加强对档案工作人员的培训，不断提高基层档案工作人员的综合素质，使其能够熟悉掌握档案管理知识及相关工作技能，对基层档案工作中的各种问题进行正确处理。其次，需要加强基层档案工作人员的思想工作，帮助档案工作人员转变自身的管理观念，对传统的工作方法进行改变，并积极探索更好的管理模式，使基层档案管理工作的水平得以有效提升。最后，需要加强基层档案工作队伍的内部交流，加强基层档案室与其他部门的沟通合作，在提高工作效率的同时，对档案工作中存在的问题进行探讨，并找出可靠的改进措施，使基层档案工作安全得到保障[4]。

3 结语

综上所述，为促进基层档案管理工作安全有效地进行，使基层档案的使用价值得以充分发挥，需要明确基层档案室的职责，对基层档案室的工作模式进行优化，通过采用安全运行的管理方法促进档案工作的有效进行，使组织发展的实际需求得到充分满足。同时，为适应时代发展的要求，需要重视对计算机技术及网络技术等现代技术的运用，建立电子化、数字化的档案管理模式，为基层档案管理工作的信息化发展提供有利支持。

参考文献

[1]张凤丽.基层档案室的档案安全工作及维护思考[J].兰台内外，2019（36）：33.

[2]张凤丽.基层档案室档案安全工作及维护思考[J].兰台内外，2019（30）：45.

[3]全益红.基层档案室檔案工作中存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2018（07）：75.

[4]沈慧英.加强基层档案室管理提升档案资源安全[J].城建档案，2017（03）：63-64.