人事档案数字化管理推广应用中的安全问题研究

张潇

摘 要：随着我国信息技术不断提高，而快速发展的信息技术也为人事档案的管理提供了便利，人事档案信息化、数字化的水平不断上升，档案管理质量和效率也不断提高。针对人事档案数字化管理推广过程中存在的安全问题，还需要进行严格的把控，从而制定出相应的管理方案与措施。

关键词：人事档案;数字化管理;应用推广;安全问题

1 前言

数字化技术的发展进步使得各行各业的工作效率大大提高，为此各行业开始引入数字化的管理技术。人事档案中引入数字化管理能够打破传统档案管理中存在的诸多问题，利用数字化技术直观的呈现单位人事变动情况。但是在数字化技术的推广过程中还需要注意其安全问题。

2 影响人事档案数字化管理推广的相关因素分析

2.1 设备设施安全性能不足

当前对于数字化人事档案一般是存储在云空间以及电子云盘内，从而便于电子信息的储存和读取。但是随着我国信息技术的不断发展，相关电子信息的读取和存储设备的使用问题也会给电子档案带来一定影响[1]。以档案室内常见的打印机、复印机等设备为例，其会给数字化档案管理带来一定影响。同时针对该类仪器设备使用不够熟练的管理人员而言，由于在操作过程中未能掌握使用技巧，容易导致设备设施出现问题，从而给人事档案数字化管理造成一定影响。此外，管理部门对于人事档案数字化转型的重要性认识不够，导致设备仪器的更新换代速度比较慢，也就导致数字信息的储存读取过程中存在一系列安全问题，例如落后设备设施中可能带来的病毒等，其可能会给人事档案信息数据带来不可逆转的破坏。由此可见，不能及时提升设备设施的安全性能，就会给人事档案信息化发展造成障碍。

2.2 管理模式比较陈旧

一方面，数字化技术给人事档案提供了便利，人事档案管理工作的工作效率和工作质量得到提升。另一方面还需要注意的是，在大数据时代信息进行云端上传以及共享的同时，也导致一些信息泄露的安全问题出现[2]。尤其是在当前，人事档案信息管理过程中一般是将传统纸质档案信息转化为电子信息上传到云空间或者单位内网内供信息使用者进行查找或者打印。甚至部分单位的人事档案信息完全暴露在网络空间中，使得人事档案数字化管理存在极大的安全隐患。

2.3 管理人员综合素养不足

随着科学技术在人事档案管理中的应用，管理人员也需要随之不断提高自身的技术水平，以满足人事管理的需要。但就目前的情况而言，人事档案部门内管理人员的专业能力不够、综合素养不足，导致人事档案数字化转型存在严重问题。加之，人事档案管理人员在操作上的不足，可能会使得数字信息直接暴露在互联网空间内，不利于数字化人事信息的保存。为此就需要对人事档案管理人员进行统一的培训管理，使得管理人员在掌握了解技术的前提下，充分利用技术优势提高人事档案管理工作的工作效率。但是由于管理人员的专业能力和综合素养不足就会导致不能及时控制电脑病毒以及黑客的入侵，从而影响人事档案的管理工作，甚至导致人事档案数据信息的泄露[3]。

2.4 档案管理重要性认识不足

当前对于档案管理工作重要性认识仍然存在一定的弊端例如认为档案管理工作在信息管理中处于辅助地位，并不需要投入过多的资金和技术。因此导致档案管理数字化发展出现障碍，也使得档案管理数字化应用推广出现问题。为此，就需要强化对于管理人员的思想管理，通过组织培训提高其对于人事档案信息重要性的认识程度;其次在数字信息的记录与管理中也存在一定的误区，部分人事档案工作人员仅仅是为了应对相关检查工作，并没有对人事档案信息做好记录和把控工作。最后由于人事档案管理人员对于档案信息重要性认识程度不够，导致其在管理过程中不能及时采取应对措施，使得人事档案信息管理的效果并不明显。

3 强化人事档案数字化管理推广应用的相关措施

人事档案数字化管理推广应用涉及多方面的问题如人员管理、设备设施的应用等，为了提高人事档案信息化推广应用的安全程度，需要综合考虑各方因素，提高推广应用的安全程度。

3.1 完善设备设施建设

随着人事档案重要性逐渐凸显，其安全性问题也引起了领导的重视，人事档案信息化管理也被纳入财务专项项目，从而实现人事管理资金的常态化与专项化。同时人事档案的数字化管理过程需要大量相配套的软硬件设备，这就导致人事档案管理工作是一个高投入、慢回报的过程。如果在建设初期没有投入相应的资金建设软硬件设备设施就会使得其在后期的逐渐更新过程中逐渐滞后，进而会导致更严重的安全问题。为此针对部分财力资金有限的人事档案单位需要进行统筹规划，分阶段、分步骤完善人事档案管理的软硬件设施。虽然当前对于人事档案管理的重要性程度逐渐提高，但是大部分设施建设仍然处在基础阶段，信息化设施的建设严重落后。为此还需要逐渐增加资金投入，从而推进人事档案数字化管理推广应用工作逐步开展[4]。

3.2 健全人事档案信息化管理系统

建立健全人事档案信息化管理系统，并且规范化人事档案信息安全管理系统是提高人事档案数字化管理以及推广应用的关键，其也是确保网络安全、系统安全以及信息安全的关键。同时人事档案管理部门内还需要建立相关管理系统，以维持人事档案数字化信息的健康运行，并且为用户访问人事档案数据信息的提供安全控件。在设备设施方面还需要制定用户操作手册，确保用户能够在安全的局域网范围内操作，避免人事档案数据信息的外漏，确保用户端的安全。对于数据信息而言，则需要根据档案信息的安全程度设置不同的保密程度，同时还需要制定不同程度人事档案信息的存储规范。同时还需要在人事管理部门内实行个人信息网络化管理，针对不同级别的用户给予其不同的权限，以确保数据信息的安全程度。在此完整的人事档案数字化管理系统基础上，建立人事档案数据信息库，进一步实现信息资源之间的共享，提高人事档案工作人员的工作质量和效率。

3.3 提升人事档案管理人员的专业能力

随着信息技术在人事档案管理中应用程度逐渐加深，其对于该行业从业人员的专业能力和综合素养提出了更高的要求，这就需要从业人员不断学习技术知识和专业理念从而适应当前的工作环境。而做好人事档案数字化管理与应用推广工作，首先需要对其思想素质做好培养工作，通过组织培训提高其思想素养;其次需要加强工作人员对于计算机能力的掌握情况，提高其操作相应设备设施的能力和水平，避免出现技术问题，同时提高工作人员的综合能力有利于其及时应对操作过程中出现的问题。

4 结束语

综上所述，针对人事档案数字化管理过程中可能存在的安全问题，需要管理人员从档案数字化以及数字档案的保存、系统维护工作等方面入手，从而为数字档案提供一个较为安全的储存环境。同时还需要综合考虑系统的運行设备、使用人员等条件，从而制定较为科学的管理方案，以实现人事档案数字化管理的安全有效。

参考文献

[1]张永红.医院人事档案管理的数字化实现过程探究[J].兰台内外，2019（16）.

[2]陈纯艳.数字化干部人事档案管理的安全风险与对策[J].档案天地，2019（7）.

[3]章赫男，陆宏石.科技档案数字化在水利系统中应用的问题与对策[J].黑龙江水利科技，2019（7）.

[4]爱如娜.高校档案管理数字化发展研究[J].科学与信息化，2019（2）.