论新形势下档案提供利用工作的开展

黄秀莲

随着档案工作的不断发展和社会档案意识的不断加强，档案工作已走出封闭状态，呈现开放利用的大好局势，档案的提供利用工作也将是档案馆管理工作的核心和根本目的，众所周知，社会历史越发展，人们对档案的利用就越广泛，它的实用价值也就越宝贵。并且提供利用的方式很多，研究性也很强。因此，大力提供利用档案信息资源，满足社会需要，具有深刻的意义。

在提供利用档案信息资源，发挥档案的作用方面，笔者谈一些浅薄看法：

1 档案提供利用工作的重要性

做好档案利用工作的前提是做好档案的基础工作，从档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个方面是档案业务工作的基本内容。利用工作是档案工作的最终目的，收集、整理、保管、鉴定和统计都是为利用工作打基础的。利用工作开展的好坏，直接关系到档案工作整体发展水平。因此做好档案的利用工作，必须打牢基础，建立规范的档案利用制度，做到有章可循，这样才能更好地开展档案利用工作，满足利用者的需求。

档案是历史的记录，是历史的见证。为了更好地提供利用，必须认真地做好基础工作。基础工作并不直接与利用者发生关系，而是为了提供利用，满足各方面的客观需要准备条件，收集是为了满足利用，整理是为系统利用，鉴定是为了准确利用，保管是为了长远利用，统计是为了方便利用，只有将上述工作做好，才能为利用工作打开局面，发挥效益，把整个档案工作提高到一个新的水平。

2 档案利用工作在经济建设中发挥重大作用

皇姑区档案馆既直接面对人民群众，面对机关各部门，同时又是服务基层的部门。我馆保管了近10万卷的档案资料，要为全区机关企事业单位和80万居民百姓提供档案的利用服务，是党和政府信息公开的窗口，是政府已公开现行文件查阅中心，是档案保管利用的集散地。目前我国档案存在两种类型服务（直接服务与间接服务），以现有的专业档案为馆藏的档案，具有为经济建设提供直接服务的优势。以历史档案为主要馆藏的档案，具有为经济建设提供各种档案间接地服务于经济建设。就皇姑区档案馆来说，能够为经济建设提供间接服务。

皇姑区档案馆档案在为基层百姓提供利用工作相比较以前使用率更加频繁。仅在“十二五”期间，我馆免费向档案利用者提供服务，累计接待查档约 18835人次，提供利用档案22902卷、5738件。面对档案高利用率，要求工作人员树立被动服务和主动服务意识。被动服务是利用者来档案馆提出利用档案的要求，区馆工作人员尽量去满足这种需求，主动帮助查找，准确地分析和把握档案用户的利用需求，对于那些由于缺乏经验，不能准确表达其利用需求的用户，应依据用户的目的，帮助他们筛选有用的档案信息，准确地为档案用户提供所需的档案与资料。在被动服务中争取主动，包括接待阅览，外借档案和档案证明等。主动服务是通过走入社区的形式主动向外宣传报道馆藏档案内容。特殊情况特殊对待，主动去因疾病、残疾等不能前来查档的相关人员家中进行身份核实，并为其出具证明。

3 利用馆藏民生档案，更好地为社会各界人士提供服务

民生问题一直是关系国家和社会稳定的重要因素，是关系广大人民群众直接现实利益的重要问题。在党的十八大精神的号召下，关注民生，服务民生，成为中国社会发展的主线。档案工作作为维护史实、传承文明、服务民生、服务社会的一项基础性工作，积极将民生工作納入自己工作体系之中，民生档案及其建设工作油然而生。所谓民生档案，指国家机构、社会组织在社会活动中直接形成的与公众利益密切相关的历史记录，是维护群众合法权益的原始凭证，是百姓最关心、最直接、最现实的利益问题在档案工作中的直接体现。

《政府信息公开条例》明确规定，各级国家档案馆为政府信息查阅场所，为社会各界人士获取政府信息提供便利，“以民生需求为导向，加大民生档案资源的收集力度。按照广征和精收相结合、纸质和电子相结合的原则，档案馆一方面对档案接收范围进行了调整，将所有涉及人的档案都纳入了进馆范围;另一方面及时接收到期民生档案进馆，积极接收未到期但重要的民生档案进馆”（方灵芝 33），档案工作服务性质就是解决群众的实际困难。2016年5月，来区档案馆查阅档案人员的数量突然加大，原来是计划生育独生子女审批表的查阅，每天数以百计的查阅量，其间共接待查档人员2100多人次，全馆人员都投入到查档一线，全力应对，及时与区计生局协商，分批次到馆查阅，老百姓拿到审批表时感动地说，多亏了你们这一张纸，为我领到独生子女费提供了重要的依据，现在我们才知道，民生档案太重要了。

4 努力提高档案提供利用工作人员的政治素质和业务素质

“打铁还需自身硬”，档案利用工作的好坏，直接取决于档案工作者的素质，这就要求档案工作者一方面要具有高尚的职业道德，要遵守档案工作纪律，认真贯彻《中华人民共和国档案法》，严守党和国家的机密。热爱档案事业，树立全心全意为人民服务的宗旨，要甘于默默无闻、埋头苦干，淡泊名利。另一方面档案管理人员必须拥有扎实的档案专业知识，不断提高业务水平，以适应新形势下档案工作的需要在科学技术迅猛发展的今天，人们对档案利用工作的需求也不断提高，对档案人员在业务知识和科学知识以及管理操作能力等方面提出了要求。这就需要档案人员要努力学习业务知识，定期参加档案业务培训，不断拓展业务知识面，掌握档案整理的具体方法和档案管理的最新动态，要有过硬档案人员。如果没有娴熟的业务技能和广博的知识面，就不可能提供高效优质的档案利用。在档案管理工作中要不断积累工作经验和掌握新方法，不断完善和提高档案的管理水平，科学、有效地为利用者服务，这样才能把档案利用工作开展好。因为档案工作是一项专业性很强的工作，因此，要熟悉本单位的性质、成立时间、组织史和了解馆藏档案情况，才能解答利用者的各种问题，准确、快速地查找到利用者所需要的档案。在服务他人时，要有崇高的敬业精神和良好的服务意识，要有较高的计算机操作能力，运用现代化手段快捷便利地提供服务，要不断培养提高自己的实际操作能力。

综上所述，要求我们必须搞好档案信息资源的提供利用工作，档案工作人员要解放思想，大胆探索，探索档案利用工作面临的新课题、新问题，继续做好档案的利用工作，为构建和谐的社会服务，对历史负责，为现实服务好，让利用者满意而归。

参考文献

[1]方灵芝.建好民生档案数据库 提升民生档案服务能力[J].浙江档案，2010（01）：33.