新形势下如何加强技工学校档案管理工作

尹呈荣

摘 要：本文通过对技工学校档案管理工作的重要作用进行深入分析，结合当前学校档案管理工作中存在的问题，探讨科学有效的措施，加强档案管理工作建设，有效提升档案管理质量和效率，为学校的发展运行和教育科研水平的提升提供有效的支持。

关键词：新形势;技工学校;档案管理

1 引言

技工学校作为技术人才的主要培养机构，在职业教育领域承担着关键职能。而档案管理是学校运行的关键环节，通过对管理过程的科学推进，提升档案管理水平，能够为学校高效运行和教学科研工作的高效开展提供有效的保障。但是在当前的档案管理过程中有许多不足，不利于学校的发展。

2 加强技工学校档案管理工作的重要意义

档案工作的高效开展能够为学校的正常运行工作提供可靠的数据支持，通过对相关数据资料的科学整理和深入分析，挖掘出有价值的档案信息，为学校的管理运行和科研教学工作提供有效的数据支持，相关管理职能部门能够为学生管理和教学活动实施完善的规划和部署，使管理教学活动能够为学生提供有效的引导，为其今后的就业和工作生活提供有效的帮助。同时，通过对档案资料的准确整理和分类存储，能够为教职工提供更加优质的档案服务，及时满足使用者的需求。[1]

3 技工学校档案管理工作现状分析

3.1 对档案管理缺乏足够的重视

档案工作是学校运行的主要环节，为相关工作的高效开展提供有效的保障和服务。但是在实际学校运行中，相关部门对档案工作的作用缺乏有效的认识，认为其只能起到一定的辅助作用，主要承担着对档案资料的收集和保存职能，不能对其他运行环节提供有效的支持。缺乏有效的资金和政策支持，使得管理工作不能形成一定的效果。

3.2 档案管理机制不健全

当前大多数技工学校的档案管理工作缺乏健全的管理机制，对相关的管理流程和工作开展缺乏有效的规范和制度指导，严重影响工作效果，使得相关工作效果得不到有效的保证。同时档案工作的覆盖范围较广，工作量较多，需要对教职工、学生、教学科研工作、学校管理工作、基础设施建设和党建工作等方面的档案信息进行及时的收集和整理，但是管理机制的不健全，使得对档案信息的收集整理工作缺乏有效的指导，不能保证对档案资料全面准确的收集。而档案资料得不到有效的整理和分类，容易造成档案的存放混乱，不能及时满足使用者的调阅需求，不能为学校的管理工作提供高效的檔案资料支持。[2]

3.3 缺乏完善的档案管理标准

首先档案的形成过程缺乏统一的标准，档案管理部门不能对档案信息的产生环节进行有效的指导，使得档案信息的形成没有统一的标准，增大了资料整理难度，档案的可靠性得不到有效的保障。同时对档案资料缺乏有效的分析整理，不能对其中的重点信息进行提取，对档案的分类存储和查询使用等管理工作造成一定的消极影响。管理标准的缺失，使得档案管理工作不能对档案信息进行深层次的挖掘，不能对相应的管理活动和教育教学工作提供有效的支持。

3.4 档案管理队伍建设不完善

当前，档案工作人员配备不够完善，导致相关的流程得不到合理的推进，不利于保证资料的真实性和时效性。工作人员缺乏必要的技术能力，不能程高效的执行和落实相关具体工作。而随着技工学校管理办公自动化的基本实现，许多管理人员并不具备相应的信息技术能力，不能有效的利用信息设备进行管理工作的开展。同时档案管理岗位的福利保障制度不够完善，薪资待遇较低，对优秀的档案管理人才缺乏足够的吸引力，影响现有员工的积极性，不利于管理队伍能力的提升。缺乏有效的岗位和职称的有效提升途径，不能保持较高的积极性和责任心。

4 新形势下如何加强技工学校档案管理工作

4.1 加强对档案管理工作的重视

学校职能部门要认识到档案工作对教育科研和学校发展的作用，进行相应的制度和资金支持，整合相关资源，对档案工作的规划和部署进行有效的指导。要积极协调各个职能部门，形成统一的档案信息处理流程，保证档案管理标准的高效落实，为管理工作提供有效的基础。同时要加强对档案管理业务的指导，提升管理人员的思想水平和责任心，为学校的运行提供强劲的动力。[3]

4.2 完善档案管理机制

技工学校要健全的档案管理机制，对相关流程进行科学的规范，制定严格的工作标准，保证管理工作的高效执行，并取得相应的工作成效。管理机制要充分结合学校的管理工作和教育科研工作的实际情况，进行档案信息收集的全面覆盖，保证收集过程的准确性，保证档案资料的真实性。同时，要建立完善的考核评价机制，对工作人员的管理过程进行量化考核，严格按照相关的考核标准，形成工作客观的评价，结合评价结果对档案管理过程进行有效的优化和改进，将考核结果与职工的薪资评定和岗位晋升等进行结合，有效提升工作人员的积极性和责任心，推动档案管理工作的高效开展。

4.3 推动档案管理信息化建设

信息技术在学校管理运行中得到广泛应用，学校的档案管理工作已经基本实现了自动化的管理和办公，但是信息化程度较低，只能进行现有的数字档案的保存工作，并提供相应的查询和调阅服务，不能对档案信息价值进行深入的开发。这就要求学校要较强档案管理的信息化建设程度，利用先进信息技术，建设完善的信息化档案管理平台，对档案进行高效的管理和使用，为学校的发展运行提供更加有力的支持。档案管理工作能够在信息平台的支持下，对档案信息进行全面的数字化采集，并通过制定统一的档案信息标准，进行系统的自动审查和复核，保证档案信息的真实性和规范性。同时利用数据处理技术，对档案资料进行关键信息的提取，形成完备的档案资料数据库，并提供完善的检索服务，使用者能够通过信息平台进行档案的查询和调阅操作。档案信息系统与学校管理系统进行全面对接，能够为学校管理决策的制定提供及时的数据支持，并为相关职能部门的管理活动提供有效的支持，提升学校整体的管理效率。

5 结语

社会形势的复杂变化为技工学校的教育教学和管理工作带来了严峻的挑战，为适应时代的变化，学校要充分认识到档案管理工作的重要性，创新管理方式，有效提升档案管理水平，为学校的发展提供有效的支持。

参考文献

[1]韦卫.加强档案管理建设 促进学校持续发展——浅谈新形势下技师学院档案管理现状及规范化、信息化建设[J].档案学研究，2017（S2）：116-122.

[2]杨长生.浅谈技工学校学生档案管理存在的问题及对策[J].西安档案，2007（4）：26-27.

[3]李维.谈在新形势下如何做好学校档案管理工作[J].戏剧之家，2017（11）：216-217.