浅谈高校档案管理部门对接专业实习的风险及防范

摘 要 受知识结构、业务流程及实习生身份等因素的影响，高校档案实习工作存在着业务操作失误、信息安全及实习生安全等方面的潜在风险。应对这些风险，应采取加强业务培训、加强保密教育、设置电子档案访问权限及加强安全教育等防范措施。

关键词 档案管理 专业实习 信息安全 风险防范

中图分类号：G270.7文献标识码：A

档案是涉及国家安全、社会发展与稳定及公民诸多个人（隐私）信息的重要资源，其管理工作必须引入严格的风险防范机制。档案管理部门的工作人员一般是通过入职培训和定期的安全教育来增强档案管理的安全意识，避免档案管理过程中的风险。随着高等教育的发展，一类新的“档案管理人员”——档案管理专业实习生——在档案管理岗位上岗的机会不断增多。这种专业实习给档案管理增加了新的风险，因此需要探讨应对这些风险的新举措。

由于学生并非正规的档案管理人员，其学生与管理员的双重身份使得档案管理工作具有更多的不确定性风险，需要引起档案管理部门的重视。本文试图根据作者近几年接待档案实习工作的经历，探讨这些风险的类型及其防范措施。

1高校档案实习中的风险类型

由于受知识结构、业务流程熟悉程度及实习生身份的影响，实习生的实习存在下列潜在风险。

1.1业务操作失误

建档立卷体例规范  当档案形成后，一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统的整理（组卷），拟写案卷标题，编排张（页）号和件号，填写卷内目录，移交档案库房。建档立卷工作涉及档案分类与立卷体例两方面的专业知识，经典教科书均有阐述。但各档案馆实际涉及的档案属性与种类各有特色，因此可能出现具有特色的档案分类体系和立卷体例。实习生如果仅按教科书的规范进行建档与立卷，可能与实习档案馆的实际体例不符。

档案流通操作过程  档案的流通过程包括借阅申请、调档、查阅、归档等环节，教科书对此均有概念逻辑的阐述。对于实际操作过程，各档案馆均有自己的操作流程和规范。实习生如果不熟悉各馆的实际操作流程和规范，会出现一些操作失误。

1.2信息安全风险

涉密信息的保护  学校档案是是指建校以来学校（包括个人）教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录.每个高校的档案里都应涉及对一些公众人物、党政重大问题，组织人事，科学研究成果，这些控制使用或是涉密的档案信息，都是不宜对外透露的。随着高校信息化建设程度的深入，各个高校档案数字化信息化工程飞速发发展，据不完全统计，最低的都已做到了40%，有的甚至达到98%，不可否认，档案数字化信息化，一方面它对保护档案实体、提高工作效率有着很大的帮助，但另一方面，也增加了档案信息失密的風险。

实习生的离岗脱密问题  档案管理工作者有机会接触不同密级的档案，因此，档案管理岗位也是涉密岗位。涉密岗位从业人员离岗后如何脱密是一个值得探讨的问题，《保密法》对此也未曾涉及。许多企业解决涉密岗位从业人员的离岗脱密问题是通过合同或企业相关管理制度（或条例）来实现的，而档案管理系列则未曾看到类似的条例。实习生作为一类流动的涉密岗位从业者，如何实现离岗脱密则有待进一步研究。

1.3实习生安全风险

学生实习阶段由培养单位与实习单位共同管理，实习单位对实习生的安全负有相应的管理责任。学生实习一般安排在毕业学年的中、后期，专业实习、做毕业论文和找工作几乎是同时进行的。学生要同时处理三个方面的事务，头绪多、压力大，面临的风险较多，因而管理难度也大。学生找工作需要频繁外出及跨地域活动，面临的交通安全风险较大。同时，找工作也要防止上当受骗，防止骗财骗色及陷入传销骗局等。

2风险防范措施

为了应对上述风险，拟采取下列措施。

2.1加强业务培训

业务培训是提高实习生理论水平和业务能力的先导性、基础性工程，是加强实习生业务能力的重要途径。业务培训的主要内容包括：《普通高校档案管理办法》，《干部档案整理细则》，《高校档案实体分类细则》，《档案工作人员职业道德规范》，《高校档案保密制度》等，理论学习与操作实践同时进行。

2.2加强保密教育

本馆主要从下列方面进行档案保密教育：首先，组织学习《档案保密制度》、《保密法》等法规与制度，增强保密意识和观念，强化其职责，并组织不定期考核;第二，组织观看失密警示教育片，通过典型的泄密案例告诉学生，不管是实习或是未来在工作中，保密观念一定要牢记，泄密就在一瞬间;第三，根据每个人所接触的内容不同，签订相应的保密协议。

2.3设置电子档案数据信息资源阅读权限

基于办公自动化、现代化的需要，电子信息档案系统正逐步取代以纸质为载体的传统档案。电子档案数据信息资源在形成、流转、发布、归档、存储、保管、利用等环节都应采取相应的安全措施，且对实习生的系统访问权限实行分级管理。电子档案系统的访问权限从高到低分为0级、1级、2级和3级，分别对应的访问者身份为系统管理员、档案部门负责人、普通管理人员和普通访问者。实习生对应的权限为2级，特殊情况需要时可授权临时更改权限设置。

2.4加强安全教育、严格请假制度

本馆的具体措施如下：（1）进行安全风险防范教育，树立安全意识;（2）执行严格的请假制度，按照《大学生纪律管理制度》中的第五条，请假一天之内的由实习指导老师或校内指导老师审批，请假一天以上的由院系领导审批;（3）在实习生到来之前，签订实习生、学校院系、实习单位三方合同，做好事故前的责任区划。

作者简介：刘美文，1963年生， 女，汉族，华中师范大学档案馆副研究员，档案管理与校史研究。