盛京内务府档案房职官管理职能初探

赵彦昌 姜珊

摘 要辽宁省档案馆藏《黑图档》中保存了大量盛京内务府档案房与其他部门的往来公文及存查档。从档案可见，盛京内务府档案房主要行使管理文书、档案的职能，但其虽以档案命名，其在完成本职工作的同时，辅助其他部门完成多种工作。文章以这部分档案为依据，详细梳理盛京内务府档案房在管理职官方面的辅助职能。

关键词《黑图档》 盛京内务府档案房 升迁 养廉银 职能

辽宁省档案馆从2016年陆续出版了329册的《黑图档》，档案的形成时间上起康熙元年（1662），下至咸丰十一年（1861），贯穿康熙、雍正、乾隆、嘉庆、道光、咸丰6个朝代，跨度200年[1]193-202。《黑图档》内包含百余件盛京内务府的档案房与京城及盛京各衙署的往来公文。从《黑图档》可见，档案房承担着重要且大量的工作。同时多份档案证明，档案房虽以档案命名，但其职能范围不只限于此，档案房还发挥着重要的辅助作用，在某些方面起到了辅助管理职官的作用。本文以辽宁省馆藏的《黑图档》为研究依据，分析盛京内务府档案房执行的档案管理工作之外，如何完成职官管理的各项工作。档案房管理职官的职能，表现在包括职官选拔、补送等职官任职前的阶段，更表现在职官入职后的日常管理中。因此本文以职官任职前后为划分依据，分析档案房在职官管理中所起到的作用。

一、职官任职前

1.职位补缺。清代官制，选拔职官，首先把官职定为“缺”。咸丰元年（1851）十月，盛京内务府正黄旗骁骑校的职位需要补缺。《档案房为捡选骁骑校事呈请咨三陵总理事务衙门》记载：“档案房呈为咨行事，查本衙门正黄旗骁骑校出缺，照案，应有昭陵正黄旗舅舅、姨娘子孙内章京品级人员入选，已于道光三十年十一月内，行文拣选人员，咨在案。因本府有缺复骁骑校廷弼呈请补缺，虽咨行兵部可否准其补用，是以将所送拣选人员咨送三陵总理事务衙门，令其暂行回署当差。今部文已到，该捐复骁骑校廷弼暂时不能补用，相应咨行三陵总理事务衙门，将前送到拣选骁骑校之章京品级，景文等五名，文到五日内咨送本府以备拣选可也。”[2]78按照旧有案例，应从正黄旗舅舅、姨娘子孙内挑选章京品级人员入选，因此档案房咨请三陵总理事务衙门，将拣选的章京五名，在文到后五天之内送往盛京内务府，以备选择任用。

清制，选用职官时，如果没有捐纳议叙之人，以各班轮流铨选。“考取职官后按照考取名次在考班中依次补用。”[3]181咸丰三年（1853）六月，筆帖式舒镐因病辞退，其职位出现空缺。《档案房为将巴杭阿坐补笔帖式事呈请咨盛京将军衙门》记载：“档案房呈为咨行事，卷查府考取候补笔帖式二十四名，于道光十六年，准会计司文开拟定第一名玉衡、第二名何广恩、第三名倭什科、第四名德□、第五名曹成诰、第六名承祥、第七名文魁、第八名靳儒、第九名德润、第十名庆廉、第十一名清格、第十二名得清、第十三名怡合、第十四名王承平、第十五名三音保、第十六名联珠、第十七名罗明柯、第十八名巴杭阿、第十九名巴扬阿、第二十名椿辉、第二十一名恩庆、第二十二名保柱、第二十三名徐自扬、第二十四名连喜等因知照前来，坐补各在案。今笔帖式舒镐因病辞退，其所遗之缺，按照名次应补考取第十七名笔帖式罗鸣珂，单查罗鸣现丁父忧，照例过班，应将考取第十八名笔帖式巴杭阿坐补之处，理合一并声明，咨报总管内务府，咨行盛京将军衙门、户、礼二部可也。”[4]399道光十六年（1836），档案房考取候补笔帖式二十四名，此次职位空缺，按照名次，应补用第十七名罗鸣珂，但其目前处于丁忧期，因此由第十八名巴杭阿坐补，确定人员后，档案房将补用情况上报总管内务府以及盛京户部、礼部。

同年十月，食俸催长职位需补缺。《档案房为将景星坐补库使事呈请咨总管内务府》记载：“档案房呈为咨行事，卷查道光十六年十一月内，本府考取库使三十四名，造册咨送在案，兹于道光十七年六月初一日准总管内务府来文内开照依拟定次序，挨名补用等因，复准前来，随照拟定名次，陆续用至第十二名，嗣于咸丰元年九月内，库使缺出，应将考取第十三名库使景星坐补，但因景星于咸丰元年二月十七日丁忧，是以照例过已，将考取第十四名库使克什布、第十五吗库使吉升、第十六名库使福瑞并告降库使郑士保坐补，咨报案。今库使承志升授食俸催长，其所遗之缺，照例应降丁忧服满之第十三名候补库使景星坐补之处咨报总管内务府外，暨知照盛京户、礼二部可也，为此具呈。”[2]189咸丰元年（1851），库使职位空缺，道光十六年（1836）十一月，盛京内务府考取库使三十四名，陆续用到第十二名。本应继续补用第十三名景星，但因其丁忧，景星未能坐补。咸丰三年（1853）十月，食俸催长的职位空缺，此时，景星丁忧期已满，应由其坐补，档案房同样将此情况上报总管内务府以及盛京户部、礼部。

2.记录勤勉职官。从档案的记载来看，档案房在职官补用中起到重要的作用。若某一官员工作勤勉，为表示鼓励，档案房负责将该职官记录下来，待某一职位有空缺时，优先升用。《档案房呈为将顶带领催西蒙额记名事》记载：“档案房呈为呈明存查事，奉公爷大人谕，看得正白旗项带领催西蒙额奉派屡次驰管奏折，均于限内旋省，洵属竭力奋勉，着将顶带领催西蒙额记名，遇有应升缺出，尽先升用以示鼓励等谕，奉此相应呈堂存查可也。”[5]220正白旗项带领催西蒙额因认真、负责地完成了奏折的传递，档案房奉谕，将该佐领名记录，待日后有职位空缺时，立即升用。

3.捐复原官。清朝，职官被革职或降级后，可以通过捐纳的方式恢复原职。“捐复，即受到降级或革职行政处分的官员，在一定条件下通过缴纳一定银两恢复其原资、原衔和原翎的制度。”[6]229咸丰元年（1851）五月，《档案房为查询原任骁骑校廷弼因规避差徭被革职捐复原官如何补用事呈请咨兵部》记载：“盛京总管内务府咨开为咨行事档案房呈准盛京将军衙门咨开为咨行事右兵司案呈于咸丰元年四月二十八日准兵部咨开，为咨，行事职方司案呈，准盛京总管内务府咨，查本府原任骁骑校廷弼于道光二十八年因规避差徭被参革职，但该员虽经捐复，部咨作何补用之处并未详示，今现有缺出，可否作补，本衙门并无办过成案，相应咨请兵部，希即示复，以便遵办等因前来。”[2]328-329此份档案中提及的盛京内务府原任骁骑校廷弼因规避徭役而被革职，后通过捐复的方式恢复官职。“本衙门并无例案可稽，相应仍咨请兵部指示，或与将军衙门、八旗汉军出缺论之补用，抑或照依内务府三旗出缺论之补用，统俟示复到日，再行遵办可也，为此具呈。”[2]330档案房查询原来的案例，并未发现与此类似的案例，因此咨询兵部，是否按照将军衙门、八旗汉军或是内务府三旗补缺的方式进行补用。

4.职官的调转。调补是清代补授官员的一种方法。“官员出缺，以应调之员和对品各员实任官员调转充任。”[7]7《档案房为骁骑校际德安福二员互相调转事呈请咨总管内务府》记载：咸丰六年（1856），“档案房呈为咨报事，于咸丰六年十月十一日准总管内务府咨开为咨复事，都虞司案呈准盛京内务府咨称，该处镶黄旗骁骑校安福人老，实该旗差务较繁，正白旗骁骑校际德、安福二员，既据考，该调转相宜，应如所之，将该二员互相调转当差，相应咨□盛京内务府查照可也，等因前来。相应将骁骑校际德、安福二员互相调转缘由咨报总管内务府，知会盛京总管将军衙门、户、礼二部可也。”[2]273盛京内务府镶黄旗骁骑校安福年岁已高，无法胜任该处繁忙的工作，申请与其同品的职官际德互相调转，并将调补原因上报。

二、职官任职后

1.职官到任。职官到任时，由档案房将官员的到任日期上报总管内务府并告知盛京其他衙署。《档案房为报署理大臣印务盛京礼部侍郎和色本到任日期事呈请咨总管内务府》记载：“档案房呈为咨行事，于咸丰三年九月初十日，将军衙门奏请钦派署理盛京总管内务府大臣印务，于九月二十六日奉到朱批，圈派盛京礼部侍郎和署理，钦此钦遵前来。今署理盛京总管内务府大臣印务，盛京礼部侍郎和色本，于咸丰三年九月二十八日到任之处，咨报总管内务府外，并知照盛京将军、五部、奉天府府尹、学政衙门可也。”[2]188咸丰三年（1853），署理大臣印务、盛京礼部侍郎和色本到任，由档案房将到任日期上报。《档案房为报帮办协领杨玉美到任日期事呈请咨盛京将军衙门》记载：“档案房呈为咨行事，咸丰元年六月初十日准，盛京将军衙门咨开右兵司案呈咸丰六月初八日准盛京内务府咨开为知照事，档案房案呈准盛京将军衙门咨开为咨行事右兵司案呈，出派协领庆丰协同内务府三旗佐领办理事务，俟协领庆丰一年期满，再行更换之处，咨报兵部外，咨复盛京内务府查找可也等因在案。今查协领庆奉于道光三十年六月二十一日到任，本年六月二十一日，年期满，向例呈报，相应知照盛京将军衙门可也，等因前来，相应派出协领杨玉美协调内务府三旗佐领，办理事务，俟杨玉美一年期满，再行更换之处，咨复盛京内务府可也，等因前来。今封帛办领杨玉美于六月二十四日到任之处，知照盛京将军衙门可也。”[2]8咸丰元年（1851），协领庆丰到任年满一年，应行更换，出派协领杨玉美协调内务府三旗佐领，办理事务。档案房将杨玉美到任日期通知盛京将军衙门。当官员任职期满时，同样由档案房上报盛京将军衙门。咸丰元年（1851）五月，协领庆丰任职期满，《档案房为协领庆丰期满更换事呈请咨盛京将军衙门》记载：“档案房呈为知照事，準盛京将军衙门咨开为咨行事右兵司案呈，出派协领庆丰协同内务府三旗佐领办理事务，俟协领庆丰一年期满，再行更换之处咨报兵部外，咨复盛京总管内务府查照可也，等因在案。今查协领庆丰于道光三十年六月二十一日到任，本年六月二十一日一年期满，向例呈报，相应先行知照盛京将军衙门可也，为此具呈。”[2]442按照定例，档案房需将官员的任职及入职时间上报盛京将军衙门。

2.职官的考核。考核职官时，有功绩者，均给予议叙奖励。档案房负责将应给予加封官员的职名册、加级记录等档案整理后，交给相关部门。《档案房为逢恩诏造送请领封典之官员职名册事呈请咨总管内务府》记载：“档案房呈为咨行事，咸丰三年五月二十七日，准总管内务府咨开，为咨行事都虞司案准，兵部咨称兵部谨题为钦奉恩诏事，咸丰二年十月十八日恭逢恩诏内开，从前恩照后，官员有升职、改任及加级改衔者，照其职衔给与封典，钦此。该臣等查定例请封，各官职衔加级，俱以诏下之日，为定给与封典。”[2]185“今，此次恭遇恩诏，应封各官应照体定条例，限两年内在京满洲、蒙古汉军、八旗官员内，各该都统在外驻防官员，由该将军、都统、副都统、城守尉等官，造具应封姓氏清册，并佐领、图记、绿营官员，由各省督抚、提镇，将所属应封各官职名查明，取具印文及同乡官印结，造册送部。”[2]187“本衙门将请领封典之文武官员等职名、姓氏，造具汉字清册各二本，加具印结各一纸，呈请咨行总管内务府，希为转行办理可也。”[2]187-188档案房按照所需内容，将应封典官员的职名、姓氏等内容，整理成汉字清册两本。

每逢恩诏时，官员有升职、改任及加级改衔者，按照其职衔给予封典。当官员调任时，由档案房负责通知其原部门，将其在先前职位被授予的加级记录也要转交到下一部门。《档案房为咨取新授佐领承安在京历任加级记录情形事呈请总管内务府》记载：“档案房呈为咨查事，新授正黄旗佐领承安由京员外郎升授盛京内务府佐领，所有该员从前在京历任加级纪录之处，本府总管内务府希为饬交该管处，将承按历任加级纪录次序年分查明咨复，以便遵办可也。”[8]351正黄旗佐领承安升授为盛京内务府佐领，档案房负责通知其原管处，将其加级纪录的情况查明后转交本处。档案房同时负责定期移交官员的加级记录，用于官员的晋升。《档案房为造送武职官员经制册事呈请咨总管内务府》记载：“嘉庆八年准兵部咨开，嗣后武职官员每年一次造具经制册，咨送本部备查等因在案，今将镶黄旗佐领岫云、正白旗佐领兆麟、镶黄旗骁骑校福安、正白旗骁骑校际德等之加级纪录造具经制册二本，理合呈请先行咨送兵部查照。”[8]377档案房按照要求，将镶黄旗、正白旗佐领、骁骑校的加级记录整理，制成经制册后，移交给兵部。

3.转达职官请假。咸丰六年（1856），圆明园笔帖式永常请假省亲，来到盛京，他的父亲为盛京内务府掌图记佐领岫云。假期满无法销假，请求盛京将军呈请续假两月，盛京将军衙转行盛京内务府按照文件内容办事，盛京内务府由档案房上报总管内务府，转交圆明园办理。《档案房为圆明园笔帖式永常来省亲患病恳请续假事呈请咨总管内务府》记载：“档案房呈为咨报事，咸丰六年八月初二日堂交，奉堂谕，据具禀员，内务府镶黄旗文瑞管领下，圆明园笔帖式永常为恳恩展假事，本年五月间，职曾在中堂大人前，具呈请假来省，至现任盛京内务府掌图记佐领岫云，职夫任所省亲蒙，中堂大人谕，除去返程途尚假一个月，职由京五月二十四日起程，于六月二十四日到省，现今蒙已假满，应即回京销假当差，奈因职前在途间，感受暑气，又兼，到省水土不服，染患疾病，不能回京销假当差，职再四思维，惟有遵照成例，在本省将军大人台前，恳恩呈请续假两月，转行内务府查照。俟病势稍愈，即行回京销假当差，不敢逗留，为此呈请恳恩批准施行等因特交，据此相应咨报总管内务府希为转知圆明园查照办理可也。”[2]260圆明园笔帖式永常为盛京内务府掌图记佐领岫云的儿子，因此借由盛京内务府档案房将申请延长假期的情况上报总管内务府，圆明园根据请假情况，做出相应处理。除了上报总管内务府，档案房还需报给吏部。《档案房为圆明园笔帖式永常来省亲患病恳请续假业已咨报事呈请咨总管内务府等》记载：“圆明园笔帖式永常于本月初二日，因水土不服染患疾病，随在本堂宁台前续假两月，业于八月初六日咨报总管内务府在案，今准奏咨行催理合将此情由咨报吏部外，暨咨复盛京将军衙门可也。”[2]262档案房除了要上报给总管内务府外，还要上报给掌管文官考课的吏部与盛京将军衙门。

4.统计官员养廉银。养廉银是清朝的一种财政制度。养廉银是指“火耗归公后增加地方与中央官员的薪俸支出，实行高薪养廉。”[9]76《档案房为盛京佐领三员领过养廉银事呈请盛京内务府》记载：“档案房呈为咨行事嘉庆二十一年十月内准都虞司咨开由堂抄出，堂交，奉堂谕查盛京佐领三员，每年自正月至六月各应得春季养廉银一百两，七月至十二月各应得秋季养廉银一百两，历年办理在案，着交都虞司即转行盛京总管内务府查照可也，此谕等因抄出，相应咨行盛京总管内务府查照可也，等因在案，查镶黄旗佐领岫云、正黄旗佐领承安、正白旗佐领兆麟俱已领过本年春秋二季养廉银各一百两之处，咨行总管内务府转饬各司查照可也。”[8]360《档案房为盛京佐领三员关领养廉银事呈请咨总管内务府》记载：“档案房呈为咨行事，嘉庆二十一年十月准都虞司咨开，由堂交出，堂交，奉堂谕，查盛京佐领三员，每年自正月至六月，各应得春季养廉银一百两，七月至十二月，各应得秋季养廉银一百两，历年办理在案，著交都虞司即转行盛京总管内务府查照可也，等因在案。今镶黄旗佐领岫云、正黄旗佐领承安、正白旗佐领兆麟，各应领本年秋季养廉银各一百两之处，相应咨行总管内务府，转饬该司查照本衙门印领发给可也。”[2]169盛京内务府在收到盛京佐领应领养廉银的堂谕，交由档案房上报总管内务府，交由各佐领的所管处，按照来文发放。同时，通过档案也可以发现，盛京三旗佐领的养廉银，每年春、秋两季进行发放，每次发放一百两。

5.催促官员交粮。档案房还起到催促庄头按时交纳差粮的作用。《档案房呈为严催庄头按限交纳差粮事》记载：“档案房呈为存案备查事，道光二十一年十一月二十六日，面奉将军大人谕，查得会计司催办黑牛馆豆石、粟米、烧柴并应交地亩、余租、艮粮仓上食辛者库谷粮各有定限例，应年清年款，该督承催并兼司之员催办全完，均得记录一久，历经办理在案，今查仓粮等项，竟有十九、二十两拖欠以致仓粮不敷散放，殊属违例之至，着限于十二月十五日，务将两年所欠差徭役依限归数完交，如在违限不交，定将承督催分别办理，至于本年十月，开征新差尤宜照例按限交纳，不得仍蹈前辙，任意拖欠，为此特谕等谕奉此，除饬令该会计司催长出票，严饬欠差之各承催，作速实力催令庄头等务必遵谕按限完交外，理合呈堂存案备查可也。”[10]250每年会计司按照定例征收黑牛馆等处粮食，在道光二十一年（1841），经查发现拖欠仓粮，由档案房发文催促拖欠庄头按时交纳差粮。咸丰五年（1855），档案房查得庄头王常刚等人拖欠交纳的各项银粮，情形十分严重。“相应呈请按例应将庄头斥革，照例票谕该庄亲族人等遵照例限接充，其拖欠各项银两，俟亲丁接充庄头时，将伊按年拖欠全行交纳完竣，方准袭替庄头之缺，其现年应交各项钱粮仍令王福昭等五人勒限赶紧催办，当堂交纳，如王福昭等按限交纳不齐，定行责戒，具会计司达他收纳各项差徭账簿参差新陈，亦有不合，着将该司催长福德崔正各记大过一次，以是薄□，可否如斯办理之处，职等不敢擅便，伏候堂台批示，遵行回明。奉将军大人谕，王常刚既已折服具供，实系欠差，着即照例革退，职等奉此相应具稿，将王常刚庄头呈明照例办理可也。”[11]97庄头的补授实行亲属继承的制度，革退庄头王常刚后，由其亲属继任庄头，即其亲属交纳拖欠钱粮。在调查过程，档案房发现会计司等部存在大的过错，呈请盛京将军革退庄头王常刚的同时，将会计司催长、福德、崔正各记大过一次。这份档案内，档案房呈请革退情形严重的庄头，同样证明了档案房在职官管理方面的重要作用。

6.职官进出关管理。

（1）发给车价银两。咸丰元年（1851），中书彝伦、伦叙两位官员前往盛京内务府篆刻玉宝的满文，在完成后，由档案房发文呈请二人返京的车辆。《档案房为中书彝伦等恭篆玉宝清文完竣返京雇觅车辆事呈请咨奉天府尹衙门》记载：“档案房呈为移请事，咸丰元年十月初一日，接准内阁满本堂为差竣回京，咨行事车辆事，前经本堂，奏派中书彝伦、伦叙二员前赴盛京恭篆玉宝清文，现因篆写校对事毕，差竣回京，援照道光元年例回京时，每员需用四套壮车各一辆，相应咨行盛京总管内务府衙门查照办理可也，续准造办出为咨行差竣回京，请领车辆事，前经本处由京内派出官员二员、匠役十四名，前往盛京。恭镌玉宝于本年八月二十日在馆，遵吉时开工，逐日敬谨镌刻，现于十月底，业经完竣妥协，查援照道光元年例，回京时需用大车七辆，相应咨行盛京总管内务府衙门查照办理可也，等因前来。查照道光二年案，该镌宝之官员、玉匠等回京，照依来时，由顺天府咨取大车十辆之例，仍得大车十辆，由地方官代为雇觅等。奉天府尹衙门转饬承德县，预期备办，俟玉宝告成，该员等有起程日期，咨行本衙门领取车价银两，照例发给，等因在案。前于十月间，翰林院编修胡差竣回京，需用大车一辆，曾经先行移付贵县预备，其车价银十九两四分，由本衙门领取。”[2]95由奉天府尹要求承德县负责筹备两位职官及匠役回京的车马，档案房则负责按照旧例发给两位职官车价银两。

（2）发给出关口票。盛京、吉林、黑龙江等处官兵、闲散人等出关需由该处将军呈报兵部，由兵部發给口票。《盛京将军衙门为官兵人等来京置买人口均需有将军咨文兵部发给出关口票事咨盛京内务府》记载：“查定例，盛京、吉林、黑龙江等处官兵、闲散人等来京，该地方大臣、官员给与印票、守口官查验放行，如有来京买人者，填明男女口数，具呈该将军咨报兵部，准其买人，所买之人仍报明兵部查核，与原咨数目相符，准其带回，于口票内填明。”[12]87出关口票的发放需上报兵部，并需填明进出关的实际人数，以备核对。盛京维修宫殿，有时需任用关外的匠役，这些人等出关应由兵部给发口票，往返进关使用。档案房负责盖印。《档案房为缴回修葺福陵隆恩殿等匠役入关需用盛京佐领图记口票事呈请咨钦工处》记载：“今本应工修，各工将咨告竣，本工堂司各官及书吏各作匠役人等，陆续进关，相应片行贵府转饬钤用佐领图记空白口票十六张，于三日内咨送本工，以便临时填写，进关可也等因前来，本衙门随即钤用佐领图记空白口票十六张，咨送钦工处查照，以备进关后，即将图记口票十六张咨交本府查销可也。”[2]20盛京内务府档案房将空白口票钤印佐领图记，其余内容由兵部填写。在工程结束后，档案房收回出关口票，并进行销毁。

三、结语

《黑图档》为我们展现了多样的盛京内务府档案房，补充了盛京内务府的研究。档案房无论是完成自身文档管理的职能，还是在辅助完成职官管理方面，都能够细致、认真地按照要求执行。从档案的记载来看，其承担着重要且大量的工作，在职官管理方面，从职官的升迁、职官的任免、职官养廉银的发放、催促职官交粮到职官进出关的一些管理，档案房涉猎了职官管理的多个方面。此外，档案内还记载了档案房在更多方面的辅助职能，通过《黑图档》，可以发现档案房虽为一个地方档案管理部门，但其在盛京内务府乃至整个盛京地区承担着重要的职责，为盛京地区乃至京城一些工作的正常运转，提供了不可替代的辅助作用。