新时期高校电子档案基于信息化发展应用研究

王玉玲 朱银培

摘 要本文在系统分析目前高校电子文件和档案管理与应用现状的基础上，指出高校在电子文档管理与应用方面在自身信息化建设中均存在明显的短板和不足，提出有效措施，加强信息化和电子化建设，应用新一代电子信息技术，推动高校电子文件和档案与高等教育各项事业衔接融合并促进其快速发展。

关键词新时期 高等学校 电子档案 信息化 应用 研究

随着电子化和信息化技术的发展，高科技的电子信息与技术已经融入高校档案管理与应用工作的方方面面，深刻改变了档案馆管理模式和应用技术，并成为高校档案馆事业创新发展的主要推动力。如何分析和看待高校档案馆电子信息化工作发展与电子档案应用现状，解决由于设备、软件等不足、档案电子化程度较低，难以大面积推广普及，阻碍高校电子文件和档案管理与应用的实际问题，档案专业技术人员必须高瞻远瞩，充分运用新思想、新观念和新技术实现电子信息技术与档案馆工作深度融合，推动高校档案事业信息化迭代发展，这是目前需要深入思考的现实问题。

一、分析传统档案管理和应用存在的问题及缺陷

1.保存难度大。传统的档案库房建设没有那么严格，与普通办公用房差别不大，档案保存措施不利，防火、防潮、防盗、防霉、防水等“五防”功能不达标，尤其是在南方，在回南天气情况下，更不利于档案的保管使用。

2.检索查询不方便。由于主客观原因的存在，传统档案主要是依靠档案人员手工进行收集、整理、管理和提供档案利用，基本上都是纯手工操作与管理，档案人员的工作量相当大且任务艰巨，传统的检索方式是档案人员根据全宗目录从一本一本的目录中找出条目，根据条目再找出所需的档案文件名，然后再根据所记录的卷宗和页码到库房里去查找，过程相当费时、费力和烦琐。

3.占用极大的存储空间。传统档案管理，不一定是集中在高校综合档案室（馆）由档案专职人员统一管理，基本上每个二级学院（系）或科室都有自己所谓的单独的资料室，由兼职人员负责，造成档案资料零散存储，占用面积大，查询利用不方便。随着时代发展和社会进步，高校各种档案信息不断增加，因形势所迫很多高校就要专门出资建设档案库房等设施，存放自己的档案实体，投资巨大。

4.二次利用不方便、不及时且利用率低。高校所形成的很多档案总是要隔一年或者几年才能整理完毕。比如：科技档案、工程建设档案等，一般都是等项目结束后才全部归档。但事实上档案在二次利用的要求上是时间越早越好，成果转化为生产力的实用价值也越高。档案收集归档时间拖延，在一定程度上就会影响档案的利用效率、成果以及二次研发。同时，传统模式下所形成的档案，其利用起来也是相当麻烦和烦琐，首先要咨询领导审批，然后还要登记备案，接着要在星罗棋布的档案资料中搜索、查找，整个过程不可避免地会造成所用档案不同程度的损坏，而且同一份档案在同一时间段只能由一个人（或单位）借阅利用，其他查阅者只能等待此份档案借阅完毕，归还后才能再借用。

5.档案损坏和丢失现象不断。传统档案管理时常会发生档案损坏、丢失情况，且修补成本很高，恢复原状的可能性很小，档案质量受到严重影响。完全依靠手工操作方式来收集、借阅档案，不可避免地会发生丢失或损坏的现象。

6.不能形成信息网络。传统档案整体管理步骤烦琐，以手工操作为主，陈旧的纸质实体档案受客观因素影响没有及时扫描、备份和电子存档，造成一定程度的损坏和丢失。新时期的档案实体管理模式如果不能尽快形成信息网络共享模式，同样会对档案管理、应用与服务、对外交流会产生很大的不便，由此大大降低了档案管理和服务利用的工作效率。

二、电子文件与档案管理的重要性及优势因素

1.电子文件与档案管理的重要性。當前，我国各行各业都在大力推进“互联网电子政务”的进程，电子商务市场逐步迎来高速发展的创新局面，对于高校而言，更是如此。为推进电子文件归档和电子档案管理工作，促进电子商务和数字经济健康、快速发展，2018年12月，国家档案局召开持续推进企业电子文件归档和电子档案管理试点工作暨第一批试点单位的试点工作中期检查会暨第二批试点单位的试点方案评审会。国家档案局副局长付华出席会议并对继续扎实开展试点工作提出要求：各单位尤其是企业要充分认识试点工作的重要性。试点工作积极探索电子文件归档和电子档案管理的有效途径、方式和方法，既可以为降低企事业管理成本提供支撑，也可以为国家进一步出台相关规章制度和标准规范提供理论指导和实践依据。

2.电子文件与档案管理的优势。电子档案管理的最大优势主要是节省大量的空间，便于保存查询以及文档备份，为做到万无一失、安全保密，还可以在异地备份。档案电子化运用计算机通过信息技术可以将大量的资料进行压缩，储存在网络专用系统中或者是硬盘、光盘等设备里面，既节省了传统的储存空间，减少档案库房压力，又方便查询和利用，档案数字化可使利用者及时地在网络中搜索，只要线上申请并审核通过就可以进一步地查阅。同时，也不用担心电子化的档案会受到以往那些传统的物理因素的破坏，可以长时间地进行更新储藏与保存，其档案管理的步骤越发简洁、省时、省力，节约成本。所以电子档案的管理拥有极大的优势。对于高校而言，各二级单位尤其是档案馆，实施电子文件和档案管理更有利于提高文书档案管理和服务效率。电子文件和档案管理与应用是通过信息化手段充分发挥磁盘和硬盘等的作用，对电子文件及文书档案进行合理有效收集，并将其做好磁盘化处理，后续再通过计算机、手机等设备直接转发给学校领导对其审核、阅览、签批、修改等处理，最后由档案馆专职人员对电子文件做好快速分类和归档。

3.运用电子信息技术有利于提高文书档案管理的安全性和网络共享性。传统模式下的档案管理与应用，大部分单位的文书档案都是采用纸质材料保存的方式进行管理与服务，其弊病是纸质材料极容易受到恶劣天气和库房温、湿度等环境因素的影响，最终导致档案质量受损，尤其是我国南方地区及沿海地区，湿度更为显著。当前，企事业、机关单位都在积极使用电子信息化管理模式，通过OA等自动化办公软件将纸质材料输入到磁盘或硬盘等电子化设备上，利用计算机传输功能，可以大量减少纸张的使用数量，并更好地保证文书档案的完整和安全性能。此外，提高电子化的文书档案管理与应用，有效避免了多余及不相关人员的参与，利用档案信息借助网络技术及设备进行实时精准送达，量化备份与存储。

另外，实施电子文件与档案信息化管理，有效提高网络资源共享性。高校专职档案人员在管理过程中运用计算机联网技术创新、创建适合学校内部资源共享功能的数据库，并结合自身档案管理所需要的数据库来设置访问权限，根据实际情况分别创建公共和私密数据两种访问端口，再按照文书档案的形成时间、重要性、保密性以及其他具体属性将其录入到对应的数据终端。应用服务严格按照档案管理条例对外公告，高校内部人员和社会人员可根据需要申请各自所需的文书档案阅览审批程序，在特定时间与空间内可直接通过计算机登录端口查阅利用。同时，各需求用户也可以根据需要通过档案管理数据库进行电子档案阅读或数字、图片等截图利用，极大地提高了学校电子档案管理、应用和服务效果。

三、高校电子文件与档案信息化应用管理举措

1.加快电子文件和档案数据库建设与信息技术纵深发展。首先，高校要建立档案管理的大数据系统、规范化管理制度和电子档案管理工作机制。在条件允许的情况下，各高校可根据自身学校特色成立专职的电子档案管理部门，建立健全完整的电子档案运转机制。高校网络中心和档案馆基于统一的管理制度与专用的电子档案管理系统建立高标准、严要求的档案管理平台，并负责其安全保密性，做到在统一的平台上实现电子档案数据的有效收集与共享使用。

其次，高校应做好归档电子文件性能、技术和安全保密处理，使电子信息化向纵深方向发展。结合本校实际情况，使电子文件与档案在传输与存储过程中向计算机内嵌入不同内涵指示标的隐性条码，做好电子文件的防伪与复制件之间的区别标注与示意。在档案管理与应用工作中，高校档案管理部门应及时、精准地将输入隐性条码的电子文件与档案一并归档，将能够有效防止电子文件与档案被伪造、仿制，以维护电子文件的权威性、客观性、真实性、合法性，提升电子文件的凭证作用、参考价值和原始性。同时，还可以利用信息化技术将特殊的电子文件与档案设置成“只可读”版本，不可以被复制、更改，更不能“编写”或者照抄、照搬。

还有，由于大数据信息技术在高校的广泛普及，高校电子文件与档案管理也得到与时俱进的快速发展，电子档案应用技术日益取代传统的档案管理模式和应用服务。现代电子信息技术的纵深发展无形中都在促使电子档案从收集、整理、归档、存储与应用向着快速、便捷、高密度、高质量、高效率和安全保密的方向发展。唯一受到质疑的电子化档案，一旦受到外来的攻击其资料便可以简单地被窃取的可能性都在日益消除，这更有助于实现高校信息资源共享。而且，电子文件与档案的发展空间广阔，档案保存的时间进一步延长，电子档案数据库存储的数据类型也日益广泛且存储容量也不断增大。

2.做好电子文件与档案的安全保密管理。高校档案馆经过鉴定、甄别，一旦确定电子文件与档案的凭证性和价值作用，就要高度重视解决电子文件与档案的安全与保密问题。总体而言，做好安全保密性措施是推动高校电子档案管理迅猛发展的重要保证。过去传统的高校档案管理方式大多都违背了档案信息服务的公开和透明原则，其服务宗旨属于纸上谈兵，脱离高校师生与社会大众的实际情况，其管理方法和应用只是满足于高校领导层的個别查阅利用，大部分档案都是严密的封存在档案存储机构或库房，使得高校普通教职工和学生很难充分地利用档案信息资源，查找一份已毕业离校学生的学籍信息，需要咨询多个部门和多个人员，没有充分发挥档案应有的价值和作用，为高校建设发展提供支撑和助力。在科技信息与网络技术快速普及的今天，高校领导层已逐步认识到档案信息资源在学校稳定发展中的重要性，更注重把科技档案转化为生产力为地方经济和社会服务的成效，档案的作用越来越不可忽视。当前，高校档案管理和应用信息化技术的策略不断升级，电子档案保护加密系统也正在日益改革创新与发展，致使高校电子档案的应用安全性、保密性更严谨，为电子文件与档案的普及和应用保驾护航，逐步实现了高校在安全环境下进行电子档案信息传递、共享与应用需要的快速发展。

3.不断提升档案人员综合素质和专业技能是做好档案应用服务的基础。促进高校档案管理尤其是电子档案工作高质量发展的前提条件，就是尽快提升电子档案管理人员的综合素质和专业技能，尤其是计算机操作技术，同时也要提升校内专、兼职档案管理人员的岗位职责、权利、义务和同等待遇。首先，高校应加强自主培养和积极引进专业档案管理人才“双轨制”，全面加强档案管理人员学科专业的优化配置结构与组合，通过业务培训和后续教育逐步提升档案管理人员专业技术能力。每年度都要开展有针对性的档案管理人员的专业技术水平，以此来满足档案管理人员尤其是兼职档案员的业务水平、职称评审和晋级需求。其次，对档案管理人员进行技术与能力考核，为了做好安全和保密工作，建立电子档案管理人员奖惩机制，强化电子档案管理人员的职业道德素养和健康心理的自主提升意识。

综上所述，随着信息技术和社会经济的不断发展，新时期档案管理工作需要不断采用更加高效的管理技术和方法，认真分析对比电子档案管理和传统档案管理上的共同点和差异性，区分两者之间不同的优势和劣势，更好地完善电子档案管理与应用措施。在智能化和自动化的时代背景下，通过计算机网络工程技术对电子文件与档案信息资源进行延伸和拓展，充分发挥电子档案在高校教育教学、行政管理、人才培养中的应用功能，最大限度地发挥电子档案的应用价值，为高等教育事业健康、稳定发展助力。