档案信息化管理研究

王晓华

摘 要在信息化成为时代主流的今天，档案信息化管理工作已经成为档案管理工作的一个主要发展方向。本文首先分析了档案信息化管理的重要性和必要性;其次分析了目前档案信息化管理中面临的诸多困难和问题，通过综合研究和分析，给出了推进档案信息化管理的手段和方法，旨在为档案信息化管理的快速推进提供有效参考。

关键词档案管理 信息化 问题 策略

档案对于企业、事业、高校以及普通百姓来说都是非常重要的，随着信息技术的迅猛发展以及我国企事业单位改革的不断深入，对档案管理工作也不断提出了新的、更高的要求[1]。

目前，绝大多数的企业和事业单位的档案种类和数量较多，保存时间很长，管理难度增大，这就要求档案管理人员顺应时代发展，学习现代化的档案管理方法，发掘档案管理手段，提高档案管理水平，在数字化和信息化的今天，合理利用电子信息技术，以科学手段，建立完善的档案数据库，确保档案信息的准确性、完整性和安全性，满足各类档案用户的需求，从而优化档案管理系统，提升电子档案的应用水平，更好地满足企事业单位需求。

信息化时代下，档案管理模式面临严峻挑战的同时，也迎来了一系列重大机遇。为了顺应时代发展的潮流，要加快档案管理信息化建设的步伐，才能促进行业整体的进步与发展。

一、档案信息化管理

1.档案信息化管理能很好地提高档案管理的服务质量。传统的档案管理方法主要通过对纸质文件以手工方式进行档案的收集、整理、保管、编研等。因为存储量大、信息分散复杂，管理人员对归档的文件进行信息的提炼和综合编研处理很困难，并且档案的质量受人为因素影响较大，长时间保存易出错。另外，在调用档案时，手续繁杂，效率较低。然而，信息技术的快速发展为提高档案管理水平、创新服务方法提供了有力的技术保证。目前，可以利用互联网平台拓展数据来源，及时采集准确的信息，极大地提高了信息收集效率，同时还能缩短档案归档流程，通过对各种信息的分类与整理，建立起对应的数据库，可以为后续快速准确查阅，提高工作效率。此外，还能提高信息处理质量，通过对档案的查阅和校对，删除一些无用信息，补充新信息，确保档案资料的完整性、有效性和准确性[2]。

2.档案管理的信息化能促进档案管理的标准化建设。首先要健全档案行政管理体系，并进行有目标、有针对性的管理，进行统一规划、监督和指导，优化实体管理机构，促进档案管理信息化、标准化。其次要培养高端的档案管理技术人才，保证档案数据资源的安全性和可靠性，保障管理工作有序实施。最后要加强与网络服务商和社会的紧密合作，保证网络平台的高级别安全性，提升档案信息的收集质量，发现更多有价值的资料，充分满足档案利用者的多种需求。

二、档案信息化建设中面临的问题

现阶段，档案信息化管理还存在诸多问题，主要表现在档案管理机制明显落后、档案管理观念陈旧、档案管理信息化重视不足、缺乏创新思想、基础设施薄弱等方面[3]。

1.档案管理制度不健全。在档案信息化管理过程中，必须要积极加强对档案管理制度的规范，以制度为引领，不断提高档案管理水平。但目前有的企业、事业单位档案信息化建设还处于起步阶段，信息化档案的收集、整理规范还不够明确，导致各种档案信息资源混乱，不利于档案信息资源的利用。

2.对档案的信息化管理重视不足。有些档案管理人员工作思想和方式上还延续传统的模式，这种滞后的档案管理模式严重制约着企事业单位的发展和档案价值的发挥。为保证档案管理工作与时俱进，相关领导和档案管理人员必须在思想上引起重视，加快转变思想观念。档案管理工作要和其他工作一起发展、策划和实施，还要增强每个人的思想观念，做好宣传工作，让他们都真正看到档案管理工作的重要性。

3.创新思想不足。为提高档案管理工作水平，还需积极采用先进的技术手段，不断地进行创新。要结合计算机技术、网络技术、数字化技术以及大数据等技术，让数字档案得到动态管理与维护。相关部门要结合档案工作特点，尽快研发和采购与之对应的管理系统，将档案管理工作者从繁杂的工作中解放出来，促进档案工作电子化与数字化发展。

4.信息化管理的基础设施薄弱。档案信息化管理模式的落实需要信息化基础设施的配备做基础，例如，用于档案管理的计算机、打印机、网络平台建设、信息处理系统的建设等，同时也需要加强对信息化管理技术的培训和对信息化人才的培养。只有软硬件设备兼具，才能有效促进信息化档案管理的发展。

三、推进档案信息化管理的策略分析

信息化管理体现了企事业单位管理工作的与时俱进，单位是信息技术的体验者和受益者，信息化管理会极大提升社会运行效率。在大数据背景下，要运用大数据等各种现代技术、现代化管理手段，实现档案信息资源的数字化、自动化发展，促进档案服务远程化发展，主要可以从以下几方面着手[4]。

1.改进管理方法，创新服务体系。信息化时代的档案管理方法应该更趋向于自动化、智能化、现代化，档案管理人员要紧跟时代发展潮流，提升自身文化水平，转变管理思想，在继承传统档案管理模式优点的基础上，研究新形式的档案管理模式，利用先进技术，转变方式方法，高效完成档案管理工作。其次，要充分利用档案数据，创新服务机制，提高服务标准，改变服务方式，全方位完善服务体系，在保证重要信息安全的前提下扩大档案的公开性，及时更新档案信息，拓展服务途径，使社会和利用者能更方便、快捷、安全地利用档案资源，获得更多有用的信息，从而提高档案信息服务效率[3]。

2.整合数据，提高档案的利用率。首先，要大力推进档案管理的电子化进程，促使相关部门加快数据信息的存储和收集进程，力争将纸质资料转变为电子数据，全面发展原生电子文件，保证电子档案真实性、准确性、安全性。其次，要以信息化为目标进行改革，加大对档案管理工作的投入，加强不同档案管理部门的合作与联系，优化资源类型，加强档案管理的自动化，增强档案的流动性和开放性，发挥凝聚效应，使档案应用范围更广，可查阅数据更多。

3.增强档案管理安全保障制度。首先，要制定十分周密的保护方案，健全安全保障体系。可聘用专业的网络安全维护人员，检测排查档案管理网络运行平台的安全漏洞，定期升级档案管理各類软件，及时维护档案管理系统。其次，要改善档案保护条件，增强各级别档案安全建设，保证网络安全设备质量，按档案内容设立保密级别，避免或减少重要信息在网络上的流传，备份重要数据信息。最后，要成立档案安全管理部门，加强人员管理，提高档案人员法律意识、网络安全意识，落实安全责任[5-6]。

综上所述，档案信息化管理是大势所趋，是能够提升档案管理质量的重要手段。与此同时，档案信息化管理也是一项系统化的工程，作为档案管理人员，应该清醒地认识到当前档案信息化管理中存在的主要问题，并结合当前科学技术手段找出解决问题的方法，同时辅以完善的管理体系，才能使档案管理工作更加规范化，提高档案管理的工作效率，保证档案管理工作顺应时代发展的要求。