基于财务信息平台的高职院校财务网上报账模式研究与实践

卢瑞扬

【摘要】  高等职业教育作为我国现代教育必不可少的一个组成部分，越来越受到各界的重视，政府及社会各界对高职教育的投入也越来越大。随着新的财经政策法规不断出台，报账政策也随之不断改变，这使得“报账难，报账慢”的问题越发凸显，也在一定程度上影响高职教育发展。因此，寻找一种既方便快捷又科学合理的报账方式，提升财务工作优质服务是一个亟待解决的问题。

【关键词】   高职院校;报账模式;网上审批

【中图分类号】  F233;F810  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812（2020）10-0082-03

在高职院校办学规模不断扩大和教育科研经费来源不断增多的情况下，财会人员日常的工作量也与日俱增，承受的工作压力也越来越大。不仅如此，随着新的财经政策法规不断出台，报账政策也随之不断改变，这使得“报账难，报账慢”的问题越发凸显，在“互联网+”时代，现有的传统报账模式已经越来越不能满足师生的需求，传统报账模式急需向信息化、数字化、网络化方向转变，网上报账成为改变传统报账模式的有力工具。

一、传统报销模式存在的问题

随着办学规模的不断扩大，面对高职院校复杂多样的业务活动，财务工作管理水平直接关系到高职院校日常工作的正常运行，关系到高职院校教育事业的长远发展，关系到教职工对教研、科研项目申报的积极性，其为高职院校管理工作中的一个重要内容，在推动高职院校实现快速发展中发挥着重要作用。然而，目前我国高职院校财务管理系统普遍只能满足学校日常会计核算工作基本需求，大部分的业务仍然是通过线下纸质流程完成，在一定程度上阻碍了高职院校的高速发展。

（一）找领导签字审批难。高职院校领导往往是集行政、科研、教学于一身，身兼数职，工作繁忙，找领导签字往往要往返多次，很难一次完成签字审批手续。

（二）报账人员排队等候时间长。因高职院校经济业务量增大，加之教研、科研经费报销量逐年增加，而财务处报销人员岗位设置无法与经费的增长同步发展，尤其是学期结束前及教研、科研经费结题前，报账比较扎堆，集中性報账造成报账人员排队等候时间长，不但教师普遍感到报账难而心生怨气，财务人员压力也较大，人员流动大。

（三）财务信息化管理不到位，信息传递及时性差。很多报销人在报账时由于没有深入了解报账流程和财务报销相关的规章制度，虽然经领导审批签字，但经过财务人员审核后发现问题，被退回重新整理，再走审批流程的情况也不在少数。同时，报销业务进程信息不明，报账人员无法通过网上查询报销进度，信息传递及时性差，会计信息滞后。

（四）财务审核程序多，财务人员工作量大。在手工报销模式下，会计要审核原始单据，对业务填制内容、审批权限、经费预算、发票真伪等进行全面审核、校验，才能编制记账凭证，输入会计信息系统，最后在财政支付系统逐笔查找报账金额，申请财政支付，不仅工作量巨大，而且出错率也比较高。

（五）信息孤岛。财务部门与人事、教务、科研部门各系统各自为政，系统缺乏统一的设计和互联互通，造成各个系统数据无法标准化、数据独立、数据可用性差、业务流程不通等问题，形成一个个信息孤岛。

（六）获取数据难。原有系统由于缺乏顶层设计，底层架构设计落后，造成信息化和标准化程度低，对决策分析造成数据层面的障碍，导致财务部门无法及时为学校各级领导提供决策支持。同时，原有系统数据大部分只是存储于系统，没有与智慧化校园共享形成财务大数据，不能基于大数据提供各种个性化服务，不能为教育经费如专业建设经费、实验实训经费、技能大赛专项经费等职能管理部门随时了解经费使用进度、经费开支情况等。

二、网上报销系统与流程设计

为解决财务报销难等一系列问题，借政府会计改革，修改、制定相关财务制度、规范报销流程、制定报销操作指引、建设符合学校特色的财务信息化管理系统，推行网上报销、网上申报、网上审批业务等系列举措已迫在眉睫。网上报销系统可以将财务部门的定位从原有的“管理”向“管理”+“服务”转变，从原有的线下人工操作向线上智能化管理和专业个性化服务转型，从而有效支撑学校战略，更好为教学、科研服务。

（一）设计网上报销流程。为提供简洁、清晰的报销流程，需要重新梳理整个报销流程（见图1），根据项目支出范围，先设置报销模板及栏目明细、设置报账分类并与相关项目类型对应、设置报销支出范围等。报账人通过学校统一登录平台进入财务信息化管理系统，选择报销业务类型，如日常报销、国内差旅、国际差旅、借款、资产报销，再选择报销的项目，根据提示填写相关信息即可生成网上报销单。

（二）设计网上审批流程。系统可以结合项目资金使用要求，严格执行相关管理办法，根据项目类型及各使用单位提出的申请增加资金审核人的要求，设计审批流程图。笔者所在学校目前设计了71种审批类型，每种审批类型再与每个项目对应，形成各项目都有对应的审批流程（见图2）。设计网上审批流程图是网上审批系统的核心，关系到项目审批流转的成功与否。

三 、网上报销系统建设与应用策略

为确保网上报销系统能够顺利完成建设与应用，目标功能能用好用，笔者所在学校采用了以下策略。

（一）组建项目工作小组，明确责任分工，为项目执行提供组织保障。项目系统确定中标方后，学校根据建设内容设置七个小组，包括核算组、网报组、收费组、预算组、工资组、综合组及技术组，每组设负责人;罗列出系统建设进度表，明确工作任务及完成时间;邀请财务管理系统最终使用人——二级学院与各行政教辅部门的二级财务人员加入项目建设中，邀请教研、教改、科研项目负责人作为系统使用体验者，形成人人参与、责任到人的工作局面，为项目投入使用及推广奠定基础。

（二）建立项目建设工作机制，加强各方沟通联系，确保项目顺利推进。建立项目建设的周汇报会议制度。参会人员包括财务处、信息中心、中标单位等，各项目负责人汇报上一周工作开展情况及遇到的问题，会上各单位根据提出的问题给予解答;建立问题跟踪制度，对于未能在会上给予解决的问题于会后由专人在规定时间内跟进，确保项目建设进度顺利。

（三）制订网上报账服务指南。网上报账系统的建立，是对传统报账流程颠覆性的再造。为了能顺利实施这项改革，在事先广泛听取不同层面的师生意见，根据学校的自身特点，做好详细的实施方案及制定《国内差旅报销网上自助报账指引》《借款（欠票）网上自助报账指引》《内部费用分摊网上自助报账指引》《日常报销网上自助报账指引》《“我的项目”网上自助报账指引》《提交网上审批操作指引》 《审批系统操作指引》等网上报账服务指南。

（四）加强财务制度及报账要求宣传。高职院校教师平时承担着大量的教学和科研任务，教师到财务部门报销经费，往往由于对财务制度不熟悉，经常出现发票不合规、审批手续不完整等现象，经多次到财务部门补全材料或手续才能完成报销工作，这样既增加了财务部门报销的压力与工作量，同时也无端地占用了教师部分教学和科研时间。对此，笔者所在学校在加强财务制度宣传上下足功夫。

1.充分利用学校各网络平台，在校园网、企业微信、OA办公系统发布财务制度、报账指南，便于师生及时了解新财务政策、财务制度信息，便于随时查阅。

2.开发学院财务微信公众号。运用移动网络的便捷性与灵活性，建立财务信息宣传平台，发布财务最新资讯，提供手机端审批平台、工资查询、项目查询、来款查询等功能;接收网报、网上审批信息提醒，报账人能随时了解报账进度，不再需要跑到财务处前台进行咨询，释放了财务人员窗口工作，将更多精力投入财务管理工作。

3.建立二级财务QQ互动工作群，及时解答问题。通过建立由二级财务人员、财务处人员、财务信息化管理系统工程师三大梯队组成的工作群，及时发布新制度、新政策、新通知、操作指南，二级财务再将信息转发到部门工作群，达到层层落实，确保信息流畅通。财务处及时将网报、网批、预算申报等问题归纳汇总，传达给报账教职工。工程师在群里及时响应、解决由二级财务收集的部门报账问题。二级财务QQ互动工作群，既达到高效宣传、解决问题的作用，也节省了召开小型会议的时间。

（五）加强财务人员业务知识培训。学校财务处人员，二级财务人员在制度建设、系统运用与操作上起主导地位，因此，加强财务人员业务知识培训，从传统的跑“业务”转为技术指导，将更多的精力放在业务分析及数据挖掘上，通过数据挖掘提升财务管理水平，强化资金运行管理能力，为学校发展提供财务的决策支持。

1.组织学校财务人员参加《政府会计制度》改革学习;安排财务人员参加业务培训，提高财务人员业务水平，提升服务质量。

2.组织二级财务人员进行业务培训，培训内容为学习各项财税政策、学校新修订的相关制度、财务信息化管理系统业务操作指引等，从而提高二级财务人员业务水平。

3.财务处财务人员分批到各二级学院进行财务制度的解读、财务信息化管理系统实操等宣讲，解答教师在财务报销过程中遇到的各种问题，普及财务信息化管理系统操作，得到各级领导与教职员工的一致好评，也为财务信息化管理系统的推广使用保驾护航。

四、网上报销应用的优势和存在的问题

为了解报账人对财务信息化管理系统的使用情况，学校采用问卷形式，在全校师生范围内开展围绕网上报销系统的财务处工作调查问卷，调查结果显示广大教师普遍认为网上报销效率和审批效率有提高。

（一）网上报销应用的优势。学校自执行网上预约报账、网上审批以来，给报账人员及财务部门带来很大便捷，具有减少出错率、提高工作效率等优势。

1.推行网上自助预约报销模式，规范报销内容，减少出错率。报账人员通过登录校园网统一登录平台进入财务网上报账系统，根据指引自行填写业务报销单，上传相关附件后，提交网上审批，待审批人员在网上审批业务后，报账人在系统打印审批通过的报销单附上相关发票及附件，投递到财务处的投递机即完成报销。整个业务流程不需要与资金审批人、财务处人员面对面交流，大大提高了报销正确率，减少了以往因业务编号、金额、业务单、漏审等情况的退单。

2.实行网上审批系统，提高报销审批效率。实行网上审批系统后，资金审批人无论在校、在家、或是在外出差，都可随时随地查看业务报销内容，审批报销业务单，解决了报账人常“跑断退”也找不到领导审批，解决了领导上班时间常“接待”报账人员，解决了领导出差回来后堆积如山的待审批报销单，花费太多时间在审批工作上，更解决了报账人不知找哪个领导审批的问题。推行网上审批系统大大方便了报账人与审批人，受到全校师生的广泛称赞。

3.采用截段报销模式，减少年末报销扎堆，有效预防突击使用经费。在未采用截段报销模式前，每年年底11、12月是高校财务处最忙碌的日子，这期间，由于扎堆报账、集中报账，使财务处的工作量陡增，财务人员加班加点，熬夜审单、做凭证成常态，工作压力也增大。对此，笔者所在学校采用截段报销模式，即上年12月、本年1、2 的发票、发生的业务必须于本年3月31日前报销完毕;本年3—5月的发票、发生的业务必须于本年6月30日前报销完毕;本年6—8月的发票、发生的业务必须于本年9月31日前报销完毕;本年9—11月的发票、发生的业务必须于本年财务处公布的截止报销时间前报销完毕。采用截段报销模式，结合网上预约报销系统后，既起到督促各单位合理安排使用资金的作用，也缓解了财务处因年底集中报账的压力，为财务人员留有更多时间做好年结工作，提高学校资金使用效益。

（二）网上报销应用存在的问题。

1.网上报销资金流进度不清晰。网上报销系统虽然能查看报账人自提交网上审批的进度、提交财务的情况、财务审核通过与制作凭证的情况，但由于學校未能与财政国库支付中心取得对接，导致直接支付与公务卡支付的资金流进度无法查看，给报账人带来很大不便，常常需要致电财务处查问资金到账时间。

2附件要求不明确。报账人在网上填写业务单时，系统没有提示相应的业务需要提供哪些附件信息，如出差参加培训的差旅费报销，财务审核需要提供出差审批表、会议或培训通知、相应住宿和交通发票等附件，虽然这些报销要求财务部门多次发过通知，还在多个培训会上、财务网站上发通知强调，可对于平常报账次数少的教师而言，可能这次报完同类型的账后，相隔半月或数月再来报账时，已经将报销要求抛之脑后了。导致报账人将报销单据投递到财务处，财务人员审核时发现附件信息不全而作退单处理，在给报账人带来不便的同时，也增加了对财务人员工作态度的埋怨程度。

3.信息填写太多，流程繁琐。网上预约报销填写业务单时，虽然有操作指引，但要填写的信息太多，特别是差旅业务类型，除了填写出差时间、地点，还要填写具体的酒店名、行程等，若是多人同行出差多天的，要填写更多的信息。这无形中给报账人造成诸多不便，也造成信息重复填写，如出差前在微信填写出差申请，报销时还得将出差信息再填写一遍，造成不必要的重复用工。

4.系统不稳定，关键时刻常出错。财务网上信息系统是借助于学校智慧化信息平台，有6台独立的服务器，数据处理量很大，速度也较快，但由于每台服务器作用于不同的模块， 各模块有相互关联，当修改一条后台信息或是更换新程序时，常会因技术人员漏掉某台服务器上某个关联程序或是某张表信息而使系统报错的情况屡见不鲜，导致网上填单或提交审批时，有时找不到业务单，有时带不出审批人，有时无法提交附件信息，有时附件打不开等问题，财务人员和报销人员均不满意。针对这些问题，项目组召开整改会议、积极与财务信息化管理系统开发人员沟通、带着问题再次进行市场调研。目前已解决电子发票验证烦琐等问题，网上报销资金流进度不清晰、流程繁琐、需要输入的信息太多、系统出错等问题也是目前高校财务报账的共同难题，本项目组将继续探寻更方便快捷的报账方案，为学校的教学、科研做好保障服务，管理好资金，使教学科研资金的使用发挥更高效能，发挥好为学校“双高”建设的保驾护航功能。