探究新时期档案信息化建设与档案管理思考

朱俊平

摘 要：针对档案信息化建设与档案管理，从应用价值、问题与解决方案三个方面分别论述，明确信息技术在档案管理中应用的必要性，实现档案管理升级与转型。

关键词：档案信息化建设;档案管理;硬件设备

信息化时代下我国各个行业纷纷开始转型，应用信息技术创新管理方法，加快信息化建设。档案管理也是如此，面对新时期对档案管理工作提出的诸多要求，遵循与时俱进原则，将档案管理模式与信息化紧密融合，开展档案信息化建设的同时，创新档案管理方法。在实践管理期间不断总结经验，明确信息技术对于档案管理工作的积极影响，从档案整理、储存、查询等多个环节着手，切实提升管理工作的效率与质量，解决传统管理模式存在的问题，这是档案管理信息化建设的重要内容。

1 档案信息化管理的应用价值

对比信息化档案管理与传统管理，前者在实践应用中有非常高的价值，有利于提高档案管理质量与效率[1]。第一，档案信息化建设与管理直接提升了服务水平。因为信息化管理应用数字化、信息化技术整理资料，所以资料采集与整理的效率也因此而提升，通过信息技术也可以实现档案信息资源共享，为档案管理服务增加更多的附加价值;第二，档案信息化建设有利于节省管理成本。全面实现档案信息化管理的过程中，将实体档案资料转换为数字形式，具有虚拟性特点，凭借这一特征节省了纸张与档案资料存储需要的空间，同时也降低档案管理硬件的成本支出;第三，减少档案管理工作量。档案管理的信息化转型，减少管理工作量，降低了劳动强度，这也是提高档案管理效率的重要前提。

2 档案信息化建设与档案管理问题

1）管理观念缺乏创新。档案管理工作作为企事业单位中的基础工作，并没有得到足够的重视，甚至处在企业管理工作的边缘地带。虽然当前档案管理信息化建设已经被提上日程，但是在实施进度上并不统一，导致这一问题的原因之一便是管理观念缺乏创新[2]。一方面，部分管理人员工作态度不认真，在档案信息化管理过程中没有投入充足的精力;另一方面，档案管理信息化建设进程受阻，想要查询档案资料不方便，也增加了管理难度。

2）档案信息管理面临安全性问题。档案管理实现信息化转型的过程中，凭借信息技术的诸多优势提高了管理效率，但是信息技术面临的安全问题，也同样存在于档案管理中。第一，网络病毒。病毒是互联网系统中常见的安全性问题之一，会破坏档案数据，影响档案数据完整性，也会阻碍后续管理工作的开展;第二，网络黑客。黑客的存在会威胁到档案信息安全性，有可能会面临档案库内储存数据泄露与被破坏的风险，严重威胁到企业利益。

3）档案管理人才不足。档案信息化管理工作的实施，需要培养专业水平高的管理人才，解决管理过程中可能出现的突发性问题，并且帮助其他管理人员熟悉档案信息化操作要领，加快完成档案信息化建设。另外，管理人员还需要熟练操作计算机，将档案信息输入到系统中，建设档案管理信息库。但是当前面临的问题是，档案管理复合型人才数量有限，限制了档案信息化建设工作的有序开展。

4）档案管理缺乏经费保障。档案信息化建设与管理的顺利实施，必须要有充足的资金作为保障，才能够引进先进设备，提高管理服务水平，这也是档案管理发展的主要趋势。为了能够满足新时期对档案管理的要求，还需要在管理模式创新期间及时更新技术与设备，并且按照高标准进行维护、保养。为了实现以上目标，需要充足的经费[3]。在档案信息化建设经费方面，主要的问题是资金筹措难度大，实现档案信息化建设资金需求较大，加之信息技术与电子产品更新换代的速度非常快，维修与升级也会支出大量费用，对于一些中小型企业而言难度较大。

5）档案信息化管理进程不统一。档案信息化管理的实现，主要依托信息技术，尤其是在信息化时代下管理模式的转变也是非常重要的推动力。正因为档案信息化管理、信息技术、先进设备之间的密切联系，所以在开展档案信息化建设期间，也难免会受到地区经济发展因素的影响，从而导致信息化管理进程不统一的现象。一些经济欠发达地区在信息技术与设备的使用方面存在限制，而经济发达地区与之相反，这样一来便会影响到信息化管理价值的体现。

3 档案信息化建设与档案管理的几点建议

1）加强对信息化档案管理的重视。档案管理部门员工，需要从思想观念上加强重视，认识到信息化管理对于档案管理工作的重要性，只有树立信息化管理观念，才能够拓宽档案管理的空间，提高信息化档案建设效率[4]。另外，管理人员积极创新档案管理理念，在新时期环境下探索档案管理模式，在档案管理现有模式的基础上，寻求与信息化融合效果更为理想的解决方案，帮助企业尽快实现档案信息化建设的目标。

2）完善档案信息化安全管理机制。为了解决档案管理面临的安全性问题，需要完善档案信息化安全管理机制，针对信息化建设过程中可能出现的安全问题，提出针对性的解决方法。信息化管理制度的完善，一方面可以帮助管理人员明确有效的管理方法，切实加强档案信息化建设的安全性，另一方面也能够使档案和信息技术充分融合，帮助档案管理工作的创新。同时，在档案安全管理方面，所有管理人员可以交流经验，根据以往参与信息化建设总结的经验，制定安全问题的解决方案，优化信息化安全管理机制，这也有利于完善档案管理结构。

3）同步落实档案管理人才引进与培养。提升档案管理信息化水平，不仅要组织现有管理人员进行培训，还应该深入落实人才引进机制，吸引更多专业人才，组建管理能力强、信息化管理经验丰富的档案管理团队，加快实现档案信息化建设。此外，企业在创新档案管理模式的过程中，还应该为档案管理部门所有工作人员创建在线学习系统，通过人员之间的在线交流，掌握更为丰富的信息化档案管理技能，提高管理水平。

4）提供资金支持。档案管理需要大量资金支持，建议提供资金支持，一方面坚持拨款，另一方面可以和同级单位交流学习先进理念，对现有的设备设施升级改造。管理部门要加强对档案部门的重视，将档案管理信息化建设归纳到信息化战略中，增加资金的投入，帮助其解决预算方面的问题，引进先进设备与技术，进一步提升档案管理能力。

5）改善档案信息化条件。面对档案信息化管理进程不统一的问题，建议从档案信息化条件入手，体现信息化管理的作用，拓宽这一管理模式的覆盖范围，加强各个地区档案信息化建设平衡性。第一，档案管理部门需要积极落实信息化管理模式的创新，从信息技术、硬件设备方面追加投入，使得落后地区也可以切实提高档案信息化管理能力;第二，管理部门致力于组建高水平的管理队伍，精通信息化档案管理技术，消除档案信息化建设期间存在的影响因素。

4 结束语

综上所述，针对档案管理信息化建设的实施，其一需要及时转变观念，剔除传统认知，加快融合信息技术与档案管理工作，其二则要加强管理，规避档案管理安全问题，保证档案信息与资料的完整性，满足新时期档案管理要求。

参考文献

[1]刘畅.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].财经界（学术版），2020（06）：253.

[2]张晔.浅析自然资源档案管理信息化建设的现状、问题及应对策略[J].经济师，2020（03）：237-238.

[3]周瑞廷.人事檔案信息化在公路科研单位人力资源管理中的重要性研究[J].中国市场，2020（05）：193-194.

[4]王宁.信息化背景下企业档案管理与服务模式的革新策略分析[J].智库时代，2020（06）：41-42.