EXCEL在会计工作中的应用技巧

孙瑀

随着时代的不断变化，信息技术也逐渐进入人们的视野当中，而在会计计算中也逐渐与计算机应用相互结合在一起，从而加快会计数据的计算。在一些企业财务运算时，利用计算机技术能够加快会计人员计算的效率。在计算中，一些人员会利用EXCEL软件对数据进行计算，该软件的功能较为强大，能够为人们的生活提供便捷的服务。

一、引言

在企业财务管理过程中，一些财务人员经常被迫去给其他工作人员提供一些财务数据，并且还要对数据进行详细的分析。会计人员在统计、分析一些数据时就会运用到一些计算数据的软件，从而使得企业的会计信息逐渐走向信息化。然而，一些企业在运行的过程中，拒绝使用一些有关的计算软件，这就会导致这些企业在计算会计数据时，效率就会逐渐降低。在实际生活中，会计人员经常利用EXCEL软件对数据进行计算，从而利用表格解决各种问题。

二、EXCEL的特点以及功能

（一）表格制作

在EXCEL软件中可以很轻松地将一些数据制作成表格并且使用EXCEL软件操作简单，不需要一些难度较高的操作技术，其中在制作表格时，我们可以做出多种不重样的表格，使我们制作的表格变得更加美观。在使用EXCEL表格统计数据时，该软件中包含许多的模板，方便我们正常使用，同时，我们在使用EXCEL软件的过程中，可以将文档中的一些模板进行保存，进而有效节约我们查找表格模板的时间。除此之外，我们在填充一些利用公式计算出的数据、日期以及一些重复的数据时，我们都会用到“填充柄”，进而对数据进行补充，这样的操作有效地节省了填充数据或者重复文字的时间，有效地为我们减少了大量的工作。

（二）处理数据

在对EXCEL表格中的数据进行填充时，我们可以利用软件中自带的填充工具对表格中的数据进行编辑，并且，还可以利用表格中的公式对一些数据进行计算，之后再使用填充工具对表格内容进行填充，这样的操作可以有效地避免我们在计算结果时，一个数据出现错误就需要对表格中全部的内容进行改变的现象出现。

（三）函数

EXCEL表格中函数工具中存在许多的函数，比如：求和、计数、求平均数等等，这些都可以让我们对一些数据进行简单的统计。而对会计财务报表进行统计时，我们经常会利用函数将数据进行计算，并且还会将数据进行统计分类。

（四）绘图以及处理图形

当我们在使用EXCEL软件绘制图表时，就需要将数据进行统计、分类之后，再利用软件中的图表工具将图表制作出来，在制作图表时，需要注意图表中的文字信息以及还要注意图表的名称等等一些重要的信息，这些信息能够使我们直观地掌握表格中的信息，并且能及时做出弥补。

（五）外部数据功能

使用EXCEL软件对数据进行编辑时，可以利用软件中的工具对文档中的信息进行读取，有效的避免在手动填入信息时出现的误差，进而加快我们统计数据的效率，从而提高数据的准确性。

三、编制会计报表

会计工作大多数都是以绘制会计报表而展开的一系列的工作，该工作主要是编制不同种类的会计报表，而在编制报表的过程中我们要避免将数据输错而给公司带来的损失。利用EXCEL软件对数据进行编制的过程中，能够及时将错误的数据更正过来，并且还能一定程度地保证数据的可靠性以及安全性。在利用EXCEL表格对资产负债表进行编制时，主要有以下几点：

（一）建立新的工作表

当我们在编制资产负债表之前，首先要做的就是打开EXCEL表格，并将工作表的名称改为资产负债表，如果与该工作表相邻的位置存在相同的工作表名称，那么就应该利用不同的颜色将两个工作表进行区分。主要操作是单机鼠标右键，这时就会弹出相应的快捷菜单栏，单击鼠标左键选择“改变工作表标签颜色”，之后就可以对该工作表标签的颜色进行更改。

（二）对报表中中文内容进行填写

根据以往的经验来说，在对表格进行编制时，第一行应该将本表格的名称进行说明，所以我们在编制表格内容时，就应该清晰的将“资产负债表”展示在表格的第一行，之后，在将报表中的内容按照一般顺序输入到表格中，并且，输入的内容要与其他的内容相隔一段距离，一般情况，输入的内容相互之间会相隔一行或者一列，在表格中要想将表格进行美化，就应该在“单元格格式”这个对话框中对表格的底纹、数字的格式以及文字的对齐等进行调整。并且，如果单元格中的内容有点长或者需要将两个小的单元格合并在一起，就应该选中要合并的单元格，之后单击鼠标右键，选择合并单元格。

（三）设定报表数据的函数关系

根据所需要的数据，进而选择相对应的函数。如果在该报表中需要对每一行的数据分别进行求和，那么就应该在工具栏的公式中选择求和函数，然后选中这行中需要求和的数据，最后按回车健就可以得到求和的数值，而在求和过程中，每一行的数据都需要进行求和，我们则应该选中已经利用函数工具求和出来的数据，单击左键对该列的数据进行填充，这样的操作方式会有效地节省依次求和的时间，从而提高我们工作的效率。我们在对应的单元格中对格式进行设置，有效地降低了数据出现错误的概率。

（四）保护数据

當我们建立表格后，为了防止一些人员对表格内的一些内容进行篡改，这时，就需要对表格进行保护措施，从而防止表格中的内容丢失。具体操作：首先选中“单元格格式”，就会弹出一个对应的对话框，其次选择“保护”这个选项，在操作的过程中，选择“保护”这一选项，系统就会对表格的内容进行保护，从而使得表格中的内容更加安全。如果在操作时，想要对整个工作薄进行保护，就应该选中“工作簿保护”这一选项，之后再根据自己的需求进行对应的设置。

四、EXCEL图表的使用

我们在编辑表格内容时，一般都会利用文字、数字的形式对表格内容进行编辑，但是这一方式不能够完全使我们掌握表格中所表达的意思，这时就需要制作一些图表对表格中的内容进行详细的表述，进而为我们节省获取信息的时间。利用图表的形式对表格进行描述，可以让我们清晰地掌握整个表格中所有的数据，还可以让我们直观掌握所有数据的变化趋势。一般来说，当我们想要利用图表了解该数据在表格中的个数时，就会选择柱形图;当我们想要利用图表了解该数据的变化趋势时，就会选择折线图;当我们想要了解该数据在整个表格中的占比情况时，就应该选择饼图。这些简单的操作是作为会计人员必须掌握的一项技能。具体操作：首先选中要制作成表格的数据，其次在工具栏中选中“图表”这一选项，之后就需要选择所需要图表的类型，最后点击下一步系统内就会自动生成相对应的图表，然后在图表中添加相对应的标题信息。

五、EXCEL在会计运算中的运用

（一）建立会计帐薄

在实际工作中，我们经常会做一些资产负债表、明细表等财务报表，这时就需要利用EXCEL表格对其进行编辑。该软件与其他一些会计软件不同的是，它可以清晰地将表格中的一些数据展现出来，并且，它在使用的过程中操作简单便捷。

（二）辅助财务决策

一些企业在进行财务决策时，有时就会选择EXCEL软件辅助财务人员对财务进行决策，利用该软件可以有效地提高工作效率，还可以帮助企业制定战略决策。

六、结语

当我们在处理一些有关的会计数据时，首选的软件就是EXCEL软件，利用该软件制作表格可以有效节约工作的时间，除此之外，利用该软件可以避免数据出现误差而给公司带来损失。（作者单位：云南工商学院会计学院2019级专升本会计学一班）