加强高校印章管理规范化的实践思考

李欢

摘 要：印章是高校履行职责、行使职权、对外联系和进行各种行政事务活动的一种凭证和标记，具有一定的合法性和权威性。高校办公室的一项主要工作就是管理和使用学校党委、行政的印章。高校的印章使用范围广、频率高，印章管理和使用的规范与否，将直接关系到学校的形象与声誉。本文将从高校印章管理使用过程中存在的问题入手，结合工作實际，详细分析研究并提出有效的建议及对策。

关键词：高校;印章;管理规范化

高校印章是一个单位履行职责、行使职权、对外联系和进行各种行政事务活动的凭证和标记，在学校的管理和其他社会、政治、经济活动中起着重要作用。印章管理使用人员需要明确高校办公室印章的具体使用范围，做好印章的保密保管和使用工作，落实用印审批程序，监督印章移交过程，对印章的使用、更换和废止要详细记录并做好归档工作。

一、高校印章的重要性

（一）高校印章具有法律性

印章是高校办公室行政管理过程中，行政职权落实的重要凭证。高校印章都是由上级教育部门授权后在公安机关登记备案过的，对学校的各类公文及文件材料，包括合同、协议等负相应的法律责任，只要在公文、文件上加盖印章，文件就具有特定的法律效力，并且在“社会和政治、经济活动中，都负有法律责任和法律义务。”[1]

（二）高校印章具有权威性

高校印章在实际使用过程中有着很严肃的权威性，印章的使用在一定程度上彰显着高校的身份与地位。带有学校印章的公文、证书、证明等有关材料，不仅仅彰显法律效力，还表明了自身的权威性。

（三）高校印章具有标志性

不同的单位有不同名称的印章，不同印章标志着不同的身份。高校印章一旦被使用，就表明了高校对内对外行使自身权利的象征。只有文字材料上具备印章的痕迹，才能证明该材料是被高校所承认的，这在一定程度上体现了高校印章的标志性。

二、高校印章管理使用中存在的现实问题

（一）高校对印章管理不够重视

在高校印章管理的实际工作中，存在高校办公室印章管理使用人员对印章管理工作的不重视的情况，并且学校很多管理人员、教师、学生普遍认为高校办公室印章的使用只是一件小事情，仅仅只是登记、盖章就可以了[2]。在用印过程中，印章管理工作人员如果说明印章的使用需要遵循用印审批流程，高校很多管理人员、教师、学生都不理解，认为这是完全没有必要的。高校很多管理人员、教师、学生没有意识到高校印章代表着学校的标志和权威，并且印章的使用是具有法律效应的。如果高校印章管理人员没有认真落实好高校印章的管理和使用工作，会引发学校运转过程中相应的风险和隐患。

（二）印章管理制度不健全

在高校印章管理使用工作中，没有相应的健全的印章管理规章制度可以遵照，导致高校办公室经常出现印章乱用现象。例如，印章使用随意、审核把关不严、印章申请使用人没有按照正常流程办理审批手续，印章管理人员由于情面抹不开，对一些不适宜盖章或者没有经过上级领导审核合格的文件、材料也直接用印等。由于前期材料办理审批手续不全，用印审核不严格，用印不规范等现象的频繁发生，很难对高校办公室印章使用管理工作人员进行工作上的失责追究，导致印章管理工作没有原则，过度灵活[3]。

如果高校的行政管理机构发生结构性变化，通常情况下会要求制作新的印章，并且相关人员需要按照归档要求将以前失效的印章进行归档。但是在实际工作中，很多部门不仅没有及时归档以前的旧印章，甚至存在印章新旧并用的情况，导致印章管理工作难以实际开展[4]。甚至在印章实际使用过程中，存在一些印章使用人员为了图便利，会要求印章管理人员在空白的纸上盖章的情况，这些情况严重损害了高校办公室行政管理的实际利益，存在很大的隐患。

（三）高校办公室印章管理人员缺乏专业化知识

高校办公室行政管理工作包括高校印章管理工作，需要相关印章管理人员具备很强的处理行政事务以及文秘事务的能力，可以很好地沟通内外、协调左右、联系上下。但高校办公室行政管理人员往往没有经过正式的岗前培训学习就直接上岗，甚至一部分高校办公室行政管理人员并不是相关专业的人员。如果没有专业的管章知识和相应的法律常识，很容易出现公章乱用现象，从而造成公章管理的混乱，同时也会给学校的管理带来一定的隐患。

三、改进高校印章管理和使用的具体措施

（一）加强印章管理人员的重要性意识

要落实高校印章管理工作，首先需要让高校办公室管理工作人员从思想上认识到高校印章的重要性，端正其对于高校印章的认识。高校印章管理人员需要认识到印章管理工作中可能存在的风险和隐患，结合高校办公室印章管理工作的实际情况，从根源上控制隐患发生的可能。从思想上规范自身印章管理工作，严格按照相关的规章制度办事，做好自己的本职工作，维护高校的印章使用安全。

在高校还可以开展一些宣传警示的教育活动，让教师们学习相关的法律知识，在更多的场合强调高校印章规范化管理的重要性，让高校的管理人员、教师、学生都可以明白高校办公室印章管理工作的意义，支持印章管理人员加强高校办公室印章管理规范化，避免隐患的发生[5]。

（二）建立健全的高校印章管理制度

高校印章管理人员需要坚守自身的原则底线，拒绝过度灵活使用印章情况的发生。根据工作需要，校领导刻制签名章一枚，学校法人代表刻制签名章一枚，由学校办公室统一管理。新成立、更名的在编单位印章刻制，由学校办公室根据上级单位和公安部门的相关程序要求统一办理，各级各类印章只得刻制一枚。学校党委印章、行政印章、学校钢印、学校法定代表人签名章、学校领导签名章和其他校级业务专用章由学校办公室统一保管[6]。学校可参照国家的印章管理办法，并且根据本校的实际工作需要来制定学校内部的印章管理规章制度。印章管理人员必须严格按照学校的印章管理规章制度办事，规范自己的实际管理工作行为，在具体工作中注意原则性和灵活性的转换。

例如，在办公室印章在借用过程中，办公室印章专管人员必须随同监督印章的使用过程，并且在当天下午的17：30以前将办公室印章归还。印章管理人员应注意印章的日常保养，定期清洗，确保印文字迹清晰。如发生印章遗失，印章使用单位应立即向学校办公室报告，按公安机关的相关程序要求备案，并按照《中华人民共和国印章管理办法》第十一条规定申请重制印章。

（三）完善高校印章的用印审批程序

高校应严格规范用印审批制度，并且在实际工作进程中不断完善用印的审批程序。一般用印程序，由用印申请人提交申请，由所在学院或部门审批后，报分管校领导审批同意后方可用印。其中，分管校领导认为应提交学校主要负责人审批的，应经学校主要负责人审批同意方可用印。例行事项用印程序，由业务主管的部门提交申请，单位主要负责人审批同意方可用印，一般用印程序仅适用于日常工作中长期存在、需大量使用校级印章的事项。若涉及到学校的合作协议、采购合同、科研项目等材料的用印，则应制定专门的用印审批程序，并且报相关的部门和领导审批同意后方可用印。学校公文的用印程序，按照学校公文管理相关规定报学校领导签批后用印。所有用印审批程序均已纸质文字批准为依据，做到层层管理、逐层批准，并严格执行用印登记，所有纸质材料要做到妥善保存，以备核对时用到。

（四）加强高校办公室人员印章管理培训

加強高校办公室人员印章管理专业培训，可以通过对印章管理知识体系和法律知识的学习，让高校办公室印章管理人员对印章管理工作有新的认识，增进印章管理工作的标准化、制度化。加强高校办公室人员印章管理专业培训，从而完善高校办公室印章的审批制度和用印登记。印章管理工作人员在经过印章管理专业培训之后需要严格遵守印章管理的工作原则，拒绝一切不合理要求[7]。

四、总结

鉴于高校印章在学校整体运行过程中的重要作用，高校印章的管理工作需要被重视，避免印章滥用现象发生。在印章管理使用的过程中，需要及时吸取工作经验，不断完善印章管理工作中的不足之处，改进印章管理工作的措施和手段，结合高校办公室的实际情况去优化印章管理的规章制度，提高高校办公室印章管理的规范化，提升高校办公室的法律风险防控意识，进一步保证高校的合法权益不被侵犯。

参考文献：

[1]张启鸿，韩笑.校长办公室印章管理工作研究[J].北京理工大学高等教育研究，2001（1）：36-38

[2]白鹭，王楠.加强高校办公室印章管理规范化的实践思考[J].办公室业务，2018（18）：54，70.

[3]何文上，魏继昌，雒淑珍.加强研究所印章管理的几点思考[J].中国市场，2018（30）：115，117.

[4]马遥，刘思妤，杨俊杰.稳步推进印章管理电子化[J].农业发展与金融，2018（8）：62-63.

[5]吴广平.浅析如何做好办公室印章管理[J].办公室业务，2016（24）：58.

[6]王淑洁.强化印章管理的实践探索[J].办公室业务，2012（22）：36-37.

[7]李兰.高校办公室寒暑假期间印章管理工作探讨[J].统计与管理，2017（12）：177-178.