科学化管理医院人事档案的分析与思考

摘 要：在医院建设中，人事档案管理工作起到举足轻重的作用。科学化、规范化、现代化地管理这些基础信息，可以在工资制度改革、职务职称评定、选拔人才、福利待遇时为单位和组织提供参考依据。

关键词：科学化管理;人事档案;规范化

随着社会的发展，医院体制改革日益深入，对人事档案管理工作如何顺应时代发展也提出了更高的要求。现结合盐城市盐都区盐龙街道社区卫生服务中心人事档案管理现状，作出简要交流。

1    人事档案管理现状及存在的问题

1.1  人事档案交接手续过于简单

首先，缺乏从事档案管理的专职人员，容易造成岗位调换频繁。人员在离岗或调换工作时，移交程序简单，甚至有的简单到只是交钥匙，交接手续不够严密，不按程序进行清点、清理、签字，使得档案交接工作前后脱节从而导致交待不清，人事档案的数量和质量都不能得到保证。

1.2  人事档案变更后不能及时补充入档

档案管理是一个动态的过程，需要及时去更新和完善。而事实上，档案材料不能做到准确补充和及时收集归档，比如以前年度人事考核、职称评定、继续教育、奖惩文件等，现实情况就是不能得到真实的反映，档案的完整性不够，必然使其利用率受到影响。

1.3  对人事档案重要性宣传不到位

许多人都没能够充分认识到人事档案管理的重要意义。有人认为找到工作就是目的，忽视了其个人档案的保管，甚至有些人都不知道自己的档案存放在哪里，还有的职工根本不懂该将自己的档案存放在哪里，认为自己的档案就应该自己保管，直接放在本人身边，没有移交给单位，导致有些应该归档的材料不能及时交给档案管理人员进行保存。这些观念和做法必然使得档案材料缺失，从而大大增加了人事档案管理的难度。

在谈到单位如何抓好管理时，往往都认为重点是如何提高医疗质量、如何为病人提供优质服务等，对人事档案管理方面不够重视。档案管理人员也未能对其进行有效宣传，导致领导部门对人事档案的重要性认识不到位。

由于档案管理人员多为兼职，受专业理论水平和时间等多方面的限制，不能及时地掌握人事档案管理工作的新知识，对职工档案不能进行实时动态跟踪。

2    对策及思考

医院的人事管理，往往将其工作经历、业绩奖惩等内容与社会保障、任用选拔挂钩，所以只有科学化管理人事档案，才能充分体现出档案应有的价值，实现人尽其才，才尽其用。针对以上现状和存在的问题，现作分析及思考如下。

2.1  严格档案交接手续，规范档案管理程序

人事档案交接责任重大，是档案管理的重要环节，需要按程序办理，做到认真细致。

首先，在档案交接前，应对其所保管的档案进行一次全面清查，及时发现新的资料并补充、整理、修订和完善。同时，如有借出的档案要进行催还，并整理登记好出借台账，未归还的要注明原因及记录催还的情况。

其次，如有零散的、未及时整理的文件材料，按流程要先进行分类、登记，再存档。移交时，做好交接手续，编订好移交清册，注明交接时间、地点和监交人、移交人、接交人的姓名及职务，并在移交清册上签名。

2.2  建立健全管理制度，构建完善数据平台

制定并完善档案管理工作制度，如人事档案管理制度、档案收集归档制度等，使管理人员做到有章可循。建立相关工作台账，如档案转入转出登记簿、档案借阅登记册、档案移交清册等，使各项基础工作安排有序。有些档案材料因历史年代久远，难以收集，可以通过走访等方式查明原因，写好情况说明进行存档，便于以后进行查找，真正发挥人事档案的利用价值。

2.3  加强管理队伍建设，激发事业心、责任感

医院的人事档案管理工作与集体、个人利益密切相关，档案管理人员应不断加强学习，掌握新知识，提升综合管理能力。档案管理人员要对收集的材料进行认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员的工作态度要认真谨慎。注意系统性、逻辑性，对人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性要有充分的认识。坚决杜绝那些虚假的资料，维护人事档案的真实性、可查性、完整性。

2.4  提升医院领导和职工对人事档案管理重要性的认识

首先，强化领导层人事档案管理意识。首先要在硬件设备方面给予投入，安排一定面积的房屋，购置必须的存储设备、办公设施和安全防范装置。其次，创造多种条件建立科学化的人事档案信息化管理体系，令人事档案管理工作顺利有序地开展，使档案管理水平得到提升。

其次，提高职工对人事档案材料重要性的认识。利用多种渠道向职工宣传有关人事档案管理的知识，提高职工对人事档案重要性的认识，知晓其保存和利用价值，使其认识到，人事档案并不是可有可无的。（1）细化应有档案的收集、整理和保管等环节工作，加强员工对人事档案的规范化管理。（2）加强人事档案收集整理工作，及时补充和完善档案内容，使档案的利用率得到提升。

2.5  科学化管理人事档案，加快档案信息化建设

科学化、信息化管理人事档案，实现信息网络化，是人事档案管理工作改革的一项重要内容。首先，从建立人事档案数据库入手，将人事档案的资料进行有序整理归类，同时，加强安全防范意识，针对不同工作人员实行使用权限管理，使人事档案管理机制公开化、透明化。利用先进的计算机技术，动态管理人事档案，将分类整理好的人事档案资料输入电脑，在需要调阅人员档案的时候，就可以通过电脑进行快速、高效、精确的查找，这样就减少了查阅纸质档案的概率，很大程度地降低了原始纸质档案的损坏风险。同时令档案的借阅、归档、统计等日常工作更加地便捷，大大地提高了工作效率。人事档案科学化管理，在晋升职称、监督管理、选拔人才等方面更加合理和公正，有助于科学使用人才，实现其最大的社会价值。

总之，科学化管理人事档案工作，需要不断学习与总结，尋求切实可行的管理思路方可顺应时代的发展，促进医院健康和谐、稳定发展。

作者简介：张林霞（1977— ），女，江苏盐城人，助理馆员;研究方向：基层医疗机构档案管理、开发及利用。