通用测绘档案管理系统设计与实现

张学之 张伟东 马 礼

（1.黑龙江地理信息工程院，黑龙江 哈尔滨 150081；2.黑龙江农垦勘测设计研究院，黑龙江 哈尔滨 150090；3.中国地质大学（北京）信息工程学院，北京 100083）

0.引言

现有的测绘项目档案管理方法不能满足单位对测绘生产项目档案使用和管理的需求，例如在日常工作中设计人员经常会为找不到某个指标而烦恼，而这个指标往往存在于以前做过的某个设计或技术总结中；再例如项目完成后，项目的相关档案已经汇交，而针对其他上级部门的需要还要进行成果汇交、成果管理、评优报奖、数据统计等工作，这样的工作很难快速拿出需要的项目档案或数据。本论文设计并实现了一套通用的测绘档案管理系统，管理方式分为局院两级，简单易用，便于测绘档案的日常管理、查找、统计分析和提供利用。

1.测绘档案的特点

1.1 规范性

测绘数据生产单位对测绘生产项目的管理具有严格的管理流程，测绘生产项目从立项、实施到验收、汇交都要经过严格的审核，在生产过程中产生的各类文档，例如立项文件、技术设计、专业技术总结、质检报告等文档都要严格遵循统一的模板，设计评审要经过专家审核，项目验收要符合“两级检查，一级验收”的相关规定，档案汇交严格按照技术设计中规定的目录结构，虽然每个测绘生产项目档案汇交的目录结构不尽相同，但大体可以分为三大类：国家项目（生产类）、国家项目（科技类）、市场项目及其他，因此测绘档案具有一定的规范性，可以通过统一的档案模板进行管理。

1.2 分散性

一个测绘项目从立项到验收要经历较长的周期，要涉及多个环节，例如由技术部门进行技术设计，由作业部门进行数据处理，由质检部门进行质量检查并出具质检报告，生产管理部门统筹协调，每个环节都有责任人，形成多部门多岗位互动，有一些大型的项目需要多个单位进行合作，涉及的人员就更为分散，因此测绘档案分散于各个环节执行人的手中属于正常现象，最终由生产项目负责人收集汇总并整理，汇交到档案管理部门，本单位一般也要留存相关的档案。

1.3 保密性

在测绘生产过程中的档案部分具有密级，属于保密文件，不能公开发布，因此在档案管理过程中需要对涉密档案进行严格管理，在可控范围内流通，严禁将测绘档案发布于互联网，严禁在非涉密计算机使用测绘档案，在档案系统设计过程中，要充分考虑到测绘档案的这一特点，有针对性地通过权限管理控制档案的使用范围。

2.系统设计

2.1 系统架构设计

经过需求调研，系统采用局域网范围内的B／S 架构设计，采用目前较为流行的SSM 框架，即数据库访问层使用MyBatis，控制层采用Spring MVC，用Spring将多个框架整合起来，用户界面采用EasyUI，这样可以快速搭建一个简单易用的开发环境，而且可以实现一套界面友好的档案管理系统，系统架构（如图1 所示）：

图1 系统架构图

2.2 系统模块设计

经过需求分析与设计，系统可以分为生产项目档案管理、科技项目档案管理，科技进步管理、系统管理4 大模块，下设28 个子模块，系统模块图（如图2 所示）：

图2 系统模块图

2.3 系统界面设计

经过需求分析与设计，系统界面采用左侧功能菜单栏，点击左侧每一项功能，在右侧显示功能页面的系统界面设计，每一个功能独立使用一个“页签”，多个功能之间可以任意切换，在系统主页中显示常用功能链接，页面顶端显示系统名称，页面最底端显示软件信息。

每个功能页面一般分为两部分或三部分，上下两部分的功能页面上部为查询条件，下部为数据列表，列表的工具栏设置增删改功能按钮，列表分页显示；上中下三部分的功能页面上部为查询条件，中部为主表数据列表，下部为从表数据列表，点击主表的一条数据，显示从表的多条数据。

2.4 系统功能设计

2.4.1 生产项目档案管理

生产项目档案管理是系统的核心功能，系统文书管理员要先期对系统的归档模板进行设计，归档模板规定了档案归档时接受的文档类目、文档大小、文档格式等信息，一般是树形结构，管理项目的任务书、设计书、实验报告、质检报告、专业技术总结、验收报告、用户报告等档案，定义好的模板保存在模板库中。档案用户登录系统后，可以对系统中的档案进行检索，可以对检索到的档案进行编辑和预删除；生产项目档案一般分为一类档案和二类档案，一类档案管理国家任务相关项目的档案，二类档案管理市场项目的档案，在新增档案的时候，需要套用之前系统管理员定制的模板，模板可以有多个，用户可以选择对应项目类别的模板，然后录入档案基本信息，按照模板分门别类上传档案附件，在提交归档的时候，系统会自动校验上传的档案附件是否合格，如果不合格则无法提交，继续调整档案附件结构，指导合格为止。系统功能设计的流程图（如图3 所示）：

图3 系统流程图

系统中的归档模块通过工作流的思想进行设计，预归档、归档和删除每一步操作都要记录操作人和时间以及操作者的IP 地址，这样便于对操作进行日志跟踪。每一条档案数据设置一个状态，用户对数据进行操作时，档案数据的状态也随之改变，这样便于在不同的功能界面中检索到操作后的数据。

2.4.2 科技项目档案管理

科技项目档案管理和生产项目档案管理类似，只是部分一类和二类，科技项目的来源一般是自然资源部科技发展基金项目、局基础测绘科技基金项目、成果应用项目、院自立课题等，这些项目一般具有周期短、项目经费不高、需要成果转化等特点，在管理过程中只将项目的立项文件、实施方案、工作报告、技术报告、技术设计、用户手册、用户报告等，能够对科技档案进行在线查阅、在线打印，同时能够生成档案相关报表。

2.4.3 科技进步管理

在科技进步管理中管理单位在生产和科研过程中的一些零碎的档案，例如单位获得的科技进步奖、优秀测绘工程奖、软件著作权、各种资质等。如果单位每年举行科技创新评选，那么每个候选项目的负责人在答辩时的技术报告和演讲PPT 也将作为档案资料管理起来。如果单位参加各类培训、推广会、技术年会等活动，在活动过程中得到有一定技术含量的文档和PPT，也将作为技术储备以数字档案的形式管理起来，这样方便科技工作者随时查阅。

2.4.4 系统管理

系统管理一般管理系统中的用户、部门、角色、权限等数据，值得提出的是，系统底层设计为多级单位，便于上下级单位之间共享档案数据，各单位管理自己单位内部的用户和部门，系统管理员统一管理角色和档案数据。

3.系统实现

系统登录界面（如图4 所示），登录时需要输入用户名、密码和验证码。

图4 系统登录界面

档案管理功能（如图5 所示），每一个项目信息对应一条生产任务，即当年的生产项目，每个生产项目对应一个或多个单项，有的单项还要对应分项，不同的单项是不同的产品环节。

每个测绘档案录入后具有三个状态：录入、预归档和归档，归档后的档案不可以修改，不同的项目归档范围可能不同，因此设计了档案归档模板，测绘档案严格按照归档模板进行管理，模板管理（如图6 所示）：

图5 档案管理功能

图6 模板管理功能

另外，系统还对科技项目进行管理，管理流程与生产项目管理大体相同。系统还设计了科技进步管理，管理单位内部的获奖情况、科技创新、技术骨干、培训资料等工作。

4.结束语

本项目的研究成果已经在黑龙江地理信息工程院内部使用，产品已经获得国家软件著作权，预计下一步将在黑龙江测绘地理信息局乃至全国测绘行业推广，未来将获得更广阔的应用前景。