信息化时代提升档案管理水平的策略与方法分析

贾江仙

摘 要：档案管理的数据体量大，冗余度高，信息传输的真实性比较低，在管理的过程当中很可能造成档案数据丢失和档案数据管理效率低下的问题。基于此，本文主要分析信息化时代提升档案管理水平的价值，并探讨其有效的路径;此外，对信息化时代档案管理中应该注意的事项予以介绍，希望能够全面提升档案管理的实际效果。

关键词：信息化时代;档案管理;管理水平;档案管理注意事项

引言

档案管理信息化可以显著提升管理的效率，为后期的决策做出有效的数据支撑，尤其是在现代化管理的背景之下，档案管理可以和人力资源管理、财务管理整合在一起，共同为决策的优化进行做出有效的建设。目前，建设信息化档案管理模式最大的问题就是数据冗余的问题，只有解决该问题才能提高档案管理科学化水平。

一、信息化时代提升档案管理水平的价值

信息化时代做好档案管理工作具有多项优势，其主要展现在以下几个方面：

首先，做好档案管理工作，可以提高人们对于档案的认识程度，尤其是提高数字化管理的能力，进行高效的电子档案录入，并对档案信息进行科学的采集。

其次，做好档案管理工作，可以方便民众对档案信息进行快速的查询，并对档案信息进行共享等其他方式的利用，这样的数字化管理方式可以进行电子档案的全面维护，应用信息化的管理软件等等，建设更加科学的档案归类。

最后，建设信息化的档案管理方式，提升档案管理的水平，还可以避免由于资源不足或者资源冗余的问题，从而造成档案资源的浪费。

二、信息化时代提高档案管理科学性的对策

1.建立科学的档案管理流程

第一，在档案管理之前，要对数据进行全方面的分析，探讨档案的立卷过程和组卷过程，从而确定不同分类方式存在的问题，更加科学的进行审卷，对这些环节进行优化处理。尤其是要重点管理档案的来源，根据上级档案管理中心的相关指令，并结合国家的行政政策以及地方的行政指令、公文或者公告等等，对于档案的来源进行不同的归类。这样的方法不仅可以避免收集到的信息无效，还可以避免收集到的信息虚假或者错误。承办的所有材料都要标明档案的来源之处，减少后期处理过程当中存在的遗漏现象。

第二，信息收集之后，要将所有的资料呈报给相关的部门，标注档案的序号，进行统一的立卷管理，再由信息化的管理部门进行统一的归类，按照文档的类型、文档的用处等等，建设完善的档案信息库，完成最初步的档案管理工作。完成这一步之后，要按照数字条码管理的方式对这些档案信息进行规码，可以是二维码，也可以是条形码，方便后期档案信息的查询。

第三，要根据档案信息的内容确定科学的标题，良好的标题可以方便后期的查询，也可以降低档案分包管理工作的难度，这就完成了档案管理的进一步工作，但是，到这一步为止仍需要加强注意力，因其并不意味着正式进入到了入库阶段，还需要对档案的真实性以及档案的来源进行二次审查。通过这样的归档分卷标配的方式，完成档案数字化建设和档案移交的初步准备工作。

2.增强档案管理的系统性

首先，在档案管理的过程当中，要对各个步骤的主要目的和中心环节进行项目任务化的管理，并结合大数据的管理思维，做好档案移交的核对工作，做到一一对应，确保二维码和条形码当中反馈的数据信息，可以和文件资料当中的内容信息一一对应。如果出现任何问题，都要及时向上级的档案管理部门和档案的移送部门进行沟通，及时找到正确的档案信息，避免遗漏。

其次，在档案接收入库管理的过程当中，也要按照这种信息化的管理方式，成立完善的数据库，为后期的档案借用和档案查阅提供方便的信息，同时，还要按照系统化的管理原则，对档案的内容进行实时的更新，避免档案内容过于陈旧。除此之外，还要对档案的信息进行统计和分析，探讨哪一类的档案查询的次数和频次最高，这样可以方便后期管理。

最后，在档案管理的过程当中，还要按照系统化的原则对于基础数据进行科学的维护，避免基础数据损失而造成查询功能的不完善。做好日常管理工作，协调好档案管理人员和档案管理设备，进行日常的维护，通过统计盘点，发现哪些档案已经存在了更新不及时的现象。并配合综合检索发现一些无效档案，或者是密级改变的档案，进行销毁或者是其他相应的处理，应用这种系统管理的方式，提高档案管理的科学化水平。

3.加强入库管理的数字化建设

入库管理主要是按照档案的类别来进行分析。

一方面，在档案入库之前要按照文档类型来建设不同的文档保密盒子，例如，待处理文件和归类成卷文档，就要放在不同的管理类别当中，避免混放在一起，影响实际的档案查询效果，按照统一化的原則，来对这些档案进行分门别类的处理，如果后续还要对档案进行升级，则需要放置在更大容量档案这个类别当中，从而方便后期管理减少管理的冗余。

另一方面，在档案管理的过程当中，要按照归类入档案袋、归类入档案和未归档库、已归档库来进行分门别类的管理，按照数字化管理原则，来对档案信息进行编目，从而方便后期查询工作顺利开展，在立卷的基础之上，来操作数据库的管理工作，尤其是要按照不同用户的需求和不同管理部门的需求，标定好不同的档案数据库的应用信息。在删除、查询、传输、复制的过程中充分应用这个信息来进行全面的维护，实行批量挂接。

除此之外，在档案管理的过程当中，还要按照科学的管理原则，对于不同信息的编辑类型进行特殊的注意，如果统一归档之后，发现数字信号对接错误的问题，就要进行及时的处理。编目整理过程当中，要对立卷后的档案划入不同的类目库，从而完善归档库的信息，在经过编目之后，对于档案的数据信息进行全面的核对。发放不同颜色的编码，按照不同的类型进行收规，建设统一的管理体系。

4.架设信息化管理程序

（1）本着简单易行的原则，来对档案管理的信息化界面进行灵活的调度，档案管理人员要充分了解电脑硬件信息和软件信息，按照以往的工作经验来选择合适的系统，不同的系统工作的差别比较大，例如，windows xp系统和service2017系统都可以对档案信息进行优化管理，但是，工作人员要根据自己的办公习惯和操作的方便程度来选择合适的系统。原则上来讲，尽可能的选择windows微软操作系统，可以方便更多的新人加入到档案管理的过程当中来，也符合其他的操作习惯。

（2）要按照市场当中最新的档案管理软件来对设备进行升级，还要做好档案信息化管理的设备维护工作，秉持先进的档案管理理念，具有一定的前瞻性来进行整体的系统设计和思考。在档案管理的过程当中，还要按照权限分明的原则，来对不同部门的工作内容进行界定，例如，统计报表、统计数据的部门，就要按照类型、时间和文档等格式进行数据化的管理;借阅管理的部门，要对客户的信息身份进行核实，按照不同类型的文档进行收规管理。

（3）系统架构与设计可以基于bs结构来进行统筹分析，尽可能简化操作页面，提高浏览器的打开效率，并按照服务器数据库的针对性设计原则，应用浏览器将操作指令输入到服务器当中，结合云端计算功能和云端服务功能，来对不同的功能层级进行链接，保障分析层次和执行层次的用户要求都可以得到相应的满足。例如，某档案管理工作是就应用SQL server数据库系统，对整体的档案管理工作进行了统筹设计与分析。一个后台数据库链接12个浏览器，可以提供更加高效的服务。

（4）系统设计还要包含档案的销毁工作，尤其是一些行政机关部门，档案数据经年累月，数量非常大，如果一些档案已经超过了查询的时限，就要对这些档案进行及时的销毁处理，避免形成冗余信息，占据工作内容。在操作时要进行多层次的核实，确保被销毁的卷宗对各个部门的工作以及对优化决策没有任何负面的影响，在文件鉴定完成之后，纳入到销毁的条目，形成一个系统日志。收编入库之后，提交销毁信息获得批准，再进行数据的销毁。

（5）选择科学的存储方式，按照目前数据库的概念和结构来进行更高层次的逻辑设计，通过多样化的存储来满足用户的实际需求，登录基本信息对于用户信息需求进行列表管理，既要包含身份证号、所属单位、出生日期、职务、居住地等等，也要包含联系电话、电子邮件、工作编号等具体的可查找的数据信息，按照这样的系统性开发原则，来对档案管理系统进行优化设计。

三、信息化时代档案管理工作中的注意事项

上文所述均为信息化时代有关档案管理体系建设方面的问题，对于档案管理工作至关重要。然而，当工作人员享受到基于计算机、互联网的信息化档案管理的便利性之后，往往会对细节之处予以忽视，造成不小的损失。基于此，工作人员必须注意信息化时代档案管理工作中容易引发问题的“微小环节”，保证档案管理工作质量。

1.电子档案审阅格式方面的注意事项

美国微软公司推出的windows操作系统，目前在电脑端占据绝对的“统治”地位，尽管智能手机发展迅速，安卓和苹果系统呈现出分庭抗礼的态势，但是在信息化时代，电子档案依然以windows系统下的word文档作为主要媒介。曾几何时，人们对于正版、盗版操作系统，金山旗下WPS办公软件与word办公软件的兼容问题头痛不已，很多档案经过网络传输之后，轻则出现“格式错乱”问题，重则直接导致档案源代码错乱，进而内容“全毁”。时至今日，随着微软公司公布了word的有关代码，兼容性问题得到了极大改善，但是，这并不意味着档案管理人员可以放松警惕，一些微小疏忽仍然会给档案管理工作造成麻烦。

比如，在企业交流过程中，原则上禁止有关人员通过各种方式私下接触，应用对公社交软件（如QQ、微信等）也存在一定的风险，故而有关档案、文件信息传输通常采用电子邮件形式。一般来说，电子邮件中如果添加了“附件”，为了方便使用者查看，运营商往往会提供“预览”功能。当邮件接收方通过预览方式打开档案之后，经常发现有关格式不符合相关要求。比如，某建筑企业向建设单位（城市建设部门）递交工程投标书，每一项内容应该采用何种字体、行间距等均有明确要求。但是在预览模式下，网络云存储端为了节省空间，在不影响档案文件完整性的前提下，尽可能缩减了字符（空格等），接收人员乍看之下，认为标书不符合要求，进而退回，要求更改。由此很可能导致较大的误会，影响工程进度。因此，档案管理人员在“享受”信息化档案管理模式便利性的同时，还需不断提升对有关知识的了解程度，避免档案管理工作受制于“微不足道”的细小环节。

2.电子档案存储筛选方面需要注意的问题

上文提到的WPS及word办公软件，在文件名结尾处往往存在.docx、.doc等后缀，但此类后缀究竟代表什么意思，很多档案管理人员不甚理解，故而在执行批量篩选、存储作业时，经常在不经意间，漏掉了一些重要档案文件。比如，某些档案文件夹中收录的信息较多，在筛选时，档案管理人员往往选择“按文件格式查看”的选项，由此导致.docx和.doc文件相隔甚远，在批量复制备份时，轻则顺序错乱，重则文件丢失。一般来说，.doc文件可以被视为纯文本文档，即打开、关闭方式非常直接，控制程序并未执行其他操作;而.docx文件出现在word2007版本之后，其实质上是一种“半压缩”文件，每次打开、关闭的过程中，系统控制程序执行“自动解压”“自动压缩”命令。由于速度极快，用户并不会感受到任何异常。于是，很多时候出现电子档案丢失时，管理人员无法弄清究竟在何处出现了差错。由此可见，档案管理人员在开展日常工作时，必须注意此类问题，每当系统、软件升级时，需要反复查验，保证档案的完整性。

四、结论

综上所述，通过模块划分以及编码管理等方式，档案管理的水平可以不断提升，适应当前的信息化时代发展背景。从本文分析可知，研究提升档案管理信息化水平的路径，有利于我们从问题发展的角度看待目前档案管理当中存在的不足。因此，我们要加强系统性研究，不断丰富研发的路径，进行系统的科学设计，提高档案管理的实际应用效果。

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（作者单位：福建省龙岩市永定区人大常委会

宣传信息与档案管理中心）