事业单位干部人事档案管理对策分析

鲁延红

摘 要：在事业单位的日常工作当中，干部人事档案是考察了解以及选拔干部的重要根据，但是由于我国部分地区事业单位内部，干部人事档案管理工作存在诸多问题，造成了事业单位内部一系列工作无法正常开展。本文重点针对事业单位干部人事档案管理工作产生的问题进行了全面分析和研究，同时提出了各种针对性的应对策略，保证事业单位日常各项工作的顺利开展。

关键词：事业单位;干部人事档案;管理

在事业单位的相关工作过程中，做好人事档案管理工作是保证单位内部各项活动开展的重要基础，同时为事业单位的管理工作人员提供了科学有效的工作依据。但是由于我国很多事业单位内部针对干部档案管理工作没有加以充分重视，造成了该项工作在开展过程中受到了诸多阻碍和影响，直接关系到了整个事业单位的长远稳定发展。针对这一问题，相关工作人员展开了全面分析和研究，针对干部人事档案管理工作存在的各种不足进行了有效的解决，以此来保证事业单位的长远健康发展。

一、事业单位干部人事档案管理工作中存在的问题

1.没有从思想上真正重视起档案管理

（1）领导对档案管理不够重视

事业单位内部相关领导人员针对档案管理工作的认知程度不足，只是简单地认为档案管理人员从事的工作易操作、没有技术含量，稍有点学历的人只要确保档案材料不丢失、不外泄，尽职尽责地做好保管工作即可胜任，因此，他们对人事档案的管理工作没有加以充分重视。

（2）工作人员认识度和重视度不高

某些工作人员认为人事档案只是简单记录员工的一些基础信息，收集员工的相关简历材料，但是并没有过多的实质性作用，对事业单位也没有创造出实质性的价值，因此，该项工作一直没有得到相关工作人员的高度重视，造成了事业单位干部人事档案管理工作落实程度远远不足。

（3）工作人员没有意识到档案管理承担着法律责任

他们自身认为自己是被遗忘的人，在职场上缺少上升空间，工作起来缺少积极性，对业务操作也抱着得过且过的态度，导致出现了一些工作失误，比如，将姓名写错、漏存档案，或者是不知道什么方面的材料需要存入档案。其实，档案管理关系着事业单位每个员工的方方面面，比如月薪、奖金、福利等，尤其是组织关系，这和员工的职务晋升、职称评审、单位调动等密切相关，他们的工作承担着法律责任，必须引起足够的重视。

2.档案管理不够规范。

（1）事业单位内部档案管理工作的硬件设施不完善

由于领导对该项工作重视程度不足，单位内部实质性投入档案管理的经费相对较少，某些事业单位甚至没有配备基础的档案管理设施，没有设立起独立的人事档案管理工作室，造成了干部档案管理工作无法高效开展，有些单位尽管建立起了专业的档案室，但是内部的各项条件比较恶劣，档案的存放和管理存在诸多漏洞，甚至还会存在一系列安全隐患问题。

（2）档案信息输入不够规范

事业单位人事档案在书写出生年月时，有的按阳历，有的按阴历，没有实现统一要求。在书写工作时间时，有的按实际参加工作的时间写，有的按正式纳入事业单位编制的时间，导致在按工龄发放工资、福利时，产生了一些问题和矛盾。另外，还有学历上的书写没有科学划分，没有划分出第一学历和最高学历。在书写学历时，好多都按最高学历写，这也给正常工作带来了不必要的麻烦。

（3）档案材料真实性需要提高

由于档案关系到个人的晋升、前途等，尤其是关系到干部的仕途命运。在档案要求还未严格的年代，他们在入团、入党、入职、参军、招工等方面，由于当时年龄较小，达不到要求，因而刻意地将年龄写大。正式成为事业单位人员后，为了延迟退休，又往往将年龄改回去。还有一些干部，想在仕途上积极进取，年龄大的会将年龄改小，还有的将自己的学历拔高虚报。

（4）档案材料更新不及时

作为发展中的人，其档案材料并不是静止不变的，是需要不断变动、完善、充实的，唯有如此，才能比较全面、客观地反映出事业单位人员的真实信息，便于组织对他的情况整体了解。但是，干部档案的材料普遍存在旧材料过多新材料没有及时进行补充等现象，干部档案的真实面貌没有得到充分的展现。除此之外，对于各个干部的个人经历、家庭社会关系等方面历史材料众多，并且体现近期工作人员的工作成绩，专业能力以及个人特长等方面的资料相对较少，直接造成了干部档案的真实性存在不足，无法更加科学准确的反映出干部的真实工作业绩。

3.档案管理工作人员的专业技能有所欠缺。

（1）业务知识缺乏

因为某些事业单位人员构成规模相对较小，并且对档案管理工作的重视程度不足，甚至某些工作人员并没有经过专业的档案管理工作培训以及相关的业务学习。主要是通过某些兼职工作人员来担任相关的工作职务，因此工作人员在日常工作过程中，没有充分的精力过多的投入到档案管理工作当中。

（2）审核把关不严格

部分档案管理工作人员将人事档案管理工作，看成是一种比较简单的收、放、补等工作环节，严重忽略了档案科学化管理以及档案开发使用的重要性，在整个工作的积极性和创造性上有着明显的欠缺。因此，他们在档案材料的转递、收集中，存在审核不细、把关不严的问题，这就导致一些人的档案材料不齐全，甚至于不够真实。另外，其他单位在借阅个别员工的档案时，没有走正规程序，沒有单位介绍信，也没有办相关手续，只是口头约定等，致使档案管理出现了多种漏洞，他们的这种工作表现，也导致借阅人对借阅的档案不够重视，导致档案出现不同程度的损坏。借阅人归还档案时，档案管理人员也不对档案进行核对，造成了一系列的问题。

（3）档案管理人员素质低

干部人事档案管理力量薄弱，管理水平较低。人事档案管理工作是一项专业性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，实则对从业人员素质要求很高。既要具备较高的政治觉悟和责任心，又要有档案工作和人事工作的经验背景，还需要优秀的判断力和甄别能力。目前，很多单位的档案管理人员都是兼任甚至是临时工作人员，也没有按照档案管理要求配备专业的库房和硬件设备，档案随意堆放在仓库，或锁在人事干部抽屉里。从业人员年龄两极分化严重，大多没有档案管理的专业知识，上岗后也未受过系统的档案管理培训，管理档案仅限于整理装订编目等基础性工作，对干部信息的甄别、审核、认定等重要环节的工作力不从心。

4.管理模式相对落后

当前很多事业单位内部针对干部档案管理模式相对比较落后，整体的服务方式比较单一，信息化程度偏低，档案管理工作人员停留在传统的手工操作工作层面，对档案管理工作重复进行组卷、装订以及手工归档等相关工作。由于工作人员在档案的保存工作中没有对先进的信息化技术加以有效应用。造成了档案信息的真实度有所欠缺，还有部分事业单位充分考虑到了内部人力资源、物力资源构成相对比较有限，外加上人事档案信息私密性相对较强，尽管已经引进了部分信息化档案管理技术，但是在实践工作中并没有得到充分的使用，只是通过一些比较简单的计算机建立档案以及设立信息索引等相关工作流程，人事电子档案和无纸化阅读工作相对较少，基本仍然延续传统的手工管理和人为查阅的方式为主，没有充分发挥出干部档案管理工作的应有效果。

二、完善事业单位干部人事档案管理的对策

1.转变人事档案管理观念

作为事业单位来讲，必须要不断转变人事档案管理工作理念，增强对档案管理工作的重视程度，要具有针对性的组织领导者和管理人员，完善各项法律法规以及相关工作制度，有效转变相关工作人员的工作观念，让工作人员充分认识到干部人事档案管理工作所存在的问题，同时还需要充分重视人才培养工作的重要性，对干部的档案管理工作加以充分重视。在有效保证事业单位正常工作运转的基础之上，要在干部人事档案管理工作上加大各项资金投入力度，并且引进更加先进的档案管理，工作系统提高档案管理工作人员的工作技能，以此来完成人事档案管理工作的智能化和规范化。

2.加强档案人才队伍建设

干部档案管理工作人员是人事档案管理工作和相关服务工作的主体，因此要想从基础上提高事业单位内部干部人事档案的管理工作质量，必须要建立起一支固定和专业的档案管理工作队伍来加以保障。在档案的管理工作和选人用人方面，单位内部必须要选择素质更高，工作能力和工作责任心更强的人员参与到人事档案的管理工作中，以此来从根本上提高事业单位干部档案管理工作的整体质量。事业单位需要将档案管理人才培养工作放在日常工作的重要行列当中，通过科学系统的人才培训工作方案，不断提高档案管理工作人员的技术能力以及业务水平，并且还需要充分重视和培养先进的计算机操作人员将人事档案管理工作不断引向信息化和智能化的管理工作层面，掌握更加先进的电子档案处理技术，不断提高事业单位干部人事档案的整体管理工作水平。档案管理人员，必须是性格沉稳、做事细致、富有耐心、作风扎实、乐于奉献的人，并保障他们的职称晋升和福利待遇，打造长久稳定的档案管理队伍。

3.建立专门的档案馆

事业单位档案资料比较多，而且比较重要，可以专门建立一个档案馆，以县或区为单位建立，将县或区所有的档案进行统一管理，由档案管理专业人才负责管理，配置档案管理需要的库房、设备等，并配备信息化系统，确保档案信息的及时更新，做好档案的日常维护，按照程序转入、转出档案，使一切的过程变得规范化。比如，对于产增设的档案材料，给予其规范化的样板填写，一步步按照既定的步骤进行，必填信息一定要准确无误，每一项填写的内容都要科学合理，避免为以后的工作造成不必要的麻烦，档案归档时间要限定，以保证档案管理高效运作，对限期内不能完成的拒绝入档，促使其对档案管理产生足够的重视。

4.完善人事档案管理制度

由于干部人事档案管理工作的政策性、专业性以及操作性相对较强，如果单位内部的档案管理工作制度不完善或者是相关监管机制不完全，将无法保证各项人事档案管理工作的高质量开展。如果档案鉴定和审核工作没有加以落实，很容易会造成一些虚假的档案资料，或者是信息填写不规范的资料，流入到档案库当中对后续的人事管理工作造成了严重的影响。因此作为事业单位来讲，必须要有效完善各项人事档案管理工作制度，建立起更加科学有效的档案审核以及档案归档制度，不断提高责任监管工作机制。作为档案管理工作人员来讲，需要充分保证材料档案的管理工作质量，依照人事档案的管理工作要求制定出更加科学严谨的档案管理工作标准，有效完善档案的归档工作流程，有充分明确干部档案10大类内容的鉴别工作要点，保证档案的归档工作更加科学严谨，信息的准确度得到充分的保障。在档案的归档工作中，需要真正做到主次分明掌握重点、去伪存真等相关工作要点。比如，在鉴定和审核干部档案的学历工作经历以及职务提升等相关信息过程中，必须要充分保证材料信息的连贯性和完整性。

5.提升档案管理信息化程度

现在是信息化时代，对于人事档案的管理，要跟上时代发展的步伐，实现去纸化，进一步建立电子档案的信息化系统。工作人员首先要对纸质档案做好充分而完善的梳理，为实现档案管理的信息化做好基础工作，从而为进一步实现档案管理的二级分类做好充分的准备。另外，事业单位要立足于本单位的档案管理的工作需求，从软件市场引入一些能够高效提高管理档案效率的实用软件，并对工作人员进行相应的技术培训，让他们能够熟练驾驭现代的信息管理技术，便于日常工作的操作，方便平时的使用，并做好日常的档案维护。并本着提高档案管理规范化的要求，对新纳入的人事管理信息及时做好分类、输入，使信息数据得到进一步的充实、完善和更新，实现档案信息的动态化管理，切实地做好人事管理信息的整合化，实现整个部门信息管理的资源共享，做到让数据与信息流动起来，让需要跑腿的工作减少下来，从而进一步提高档案管理的效能。

6.加强档案信息的保密管理

档案管理的信息化，确实提高了工作人员平时档案管理的工作效率，但是，也面临着一些来自于网络的危险。事业单位的人事档案关系重大，工作人员一定要树立起安全防范意识，严格执行档案管理的工作纪律和政策，根据科学发展的现状不断提高与细化档案的保密级别，对相关的档案进行不同级别的加密处理，做好档案材料的备份，切实加强日常的维护，持续提高档案管理的安全能力，并不断提高计算机系统的信息维护与防范能力，做好病毒的防范工作，防止系统被黑客攻击。同時，要及时做好档案宣传工作，提高人们对档案的重视度，主动配合档案管理人员配齐需要入档的材料，消除其消极怠慢思想，尊重档案管理人员的工作。

三、结束语

在鉴定工作中如果遇到干部档案信息内容存在缺失的情况下，必须要进行及时的查缺，当遇到不属于归档范围内的信息材料时需要及时的进行清理，并且做好妥善的处理和保管。将填写存在错误手续不齐整的材料退回并且补充完善，保证干部人事档案管理工作的权威性、真实性以及合理性。

参考文献：

[1]苏蔚迎.事业单位干部人事档案管理现状及对策研究[J].兰台内外，2019

[2]刘艳辉.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].佳木斯职业学院学报，2019

[3]冯 凯.事业单位干部人事档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2018

[4]孙 伟.浅析基层事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策[J].中国卫生产业，2015

（作者单位：山东省济宁经济开发区管理委员会）