基于“三圈”理论的档案志愿服务开展模式研究

孙振嘉 崔浩男 杨肖

摘 要 基于“三圈”理论构建档案志愿服务开展模式，通过模式图展示其主体要素、基本框架和活动流程，并详细阐述其塑造愿景、夯实基础、紧抓重点的具体内涵。档案志愿服务开展模式的主体要素包括公共价值、组织能力、公众支持，基本框架在这三个主体要素的基础上形成，活动流程则涵盖前期策划、中期执行、后期总结等环节。该模式有利于体现档案志愿服务的公共价值、提升档案部门的组织能力、争取社会公众的广泛支持。

关键词 三圈理论 档案 志愿服务 活动模式

Abstract Based on the three-circle theory， this paper builds a mode of archival voluntary service， displays its main elements， basic framework and activity process through a mode pattern， and elaborates its concrete connotation of shaping visions， consolidating foundations and grasping key points. The main elements of the archival voluntary service mode include public value， organizational capability， and public support. The basic framework is formed on the basis of three main elements. The activity process covers the pre-phase plan， mid-phase execution， post-phase summary. This mode is conducive to reflecting the public value of archival voluntary service， enhancing the organizational capacity of archival departments， and winning broad support from the public.

Keyword three-circle theory; archival voluntary service; activity mode

档案服务和志愿服务的本质都体现了平等和公益助人的精神，而开展档案志愿服务为提升档案馆公共服务能力提供了新途径[1]。与其他类型的志愿服务相比，档案志愿服务除了具有一般志愿服务的志愿性、无偿性、公益性和组织性的特点外，还具有专业性、持续性和保密性的特点[2]。相比于英、美等国家档案志愿服务成熟、广泛的发展现状，调查发现我国当前的档案志愿服务开展情况不容乐观：参与档案志愿服务的人数较少，整体上档案志愿服务活动质量不高、社会效益不大，但与此同时绝大多数受调查者认为档案馆有开展档案志愿服务的必要和需求[3]。一方面是当前活动开展状况亟需改善，另一方面是社会公众强烈的活动需求，因此通过构建科学合理的档案志愿服务开展模式以提高活动水平、满足公众需要就具有了较为重要的理论意义和实践意义。

一、文献综述

1.档案志愿服务研究。通过在中国知网、万方、维普、超星等文献库中以“档案”并含“志愿服务”为关键词进行精确检索，查找到的文献数量较少，说明档案志愿服务研究目前处于起步阶段。从研究内容上看，针对档案志愿服务的研究主要围绕以下方面展开：一是调查我国档案志愿服务活动的现状;二是分析档案馆引入志愿服务活动的策略、路径和影响因素;三是介绍英、美等国家档案志愿服务活动的发展状况。从研究方法上看，学者较多采用文献研究法，在具体分析实践层面的问题时也采用了对比法和例证法。该领域的知名学者有张学斌、李宗富、吴雪清、冯怡等人。综上所述，尽管当前研究针对档案志愿服务活动的诸多方面展开，具有国际化视野的同时注意结合我国的具体国情，但大多缺少理论依据，并未提出可供参考的具有普适性的档案志愿服务模式。因此，笔者试图依托“三圈”理论构建档案志愿服务开展模式，以完善现有研究。

2.“三圈”理论研究。经过文献调研发现，“三圈”理论研究较多应用于公共管理领域，研究对象涉及公共管理和社会发展中的诸多方面，呈现出分散性和实践性的特点，尚未形成权威的高产学者和高产机构。目前，将“三圈”理论具体应用到志愿服务领域的相关文献较少：学者大多采用实例分析法，把该理论作为分析框架，指出北京市志愿服务实践项目[4]、大学生志愿服务西部计划[5]、某高校与社区合作的社会服务项目[6]等在运行过程中存在的问题并给出相应的建议;有的学者采用访谈法，通过对“太阳花下”项目相关方的质性访谈，从价值、能力、支持三个方面分析了影响志愿服务项目可持续发展的因素[7];还有学者基于“三圈”理论指出公民参与志愿服务的提升路径，即丰富志愿服务价值理念、提升志愿服务项目管理运作能力、拓展志愿服务宣传平台、完善志愿服务法律保障体系等[8]。由此可知，“三圈”理论对于开展志愿服务活动具有指导作用，可应用于档案志愿服务领域。

二、档案志愿服务开展模式的构建

“三圈”理论即“价值、能力和支持——分析框架”，是公共管理领域的一个基本分析框架，可以用于分析和指导公共决策行为[9]。“三圈”理論用代表价值、能力和支持的三个圆圈构建公共决策的模型，其涵义是任何一项好的公共政策首先要具有公共价值;其次，这项政策的实施者要具备相应的能力来提供管理和服务;最后，相关政策还需得到政策作用对象或民众的支持[10]。通过依托“三圈”理论的核心思想，将其引入档案志愿服务领域，可以为构建科学有效的档案志愿服务开展模式提供有力的理论支撑。

1.主体要素的构建。“三圈”所分别代表的价值、能力、支持要素密切联系、相互作用，应达到结构性平衡。由此可知，档案志愿服务的有效执行依赖于三个方面：一是档案志愿服务本身具备公共价值;二是档案志愿服务实施者（即档案部门）具备一定的组织能力;三是档案志愿服务活动得到公众支持。如图1所示，档案志愿服务开展模式的主体要素包括公共价值、组织能力、公众支持。

三个要素中公共价值是关键性的，因为在实际操作中公共价值相对于组织能力和公众支持更难以评估和测定，容易得出主观性的评价，因此把握好公共价值是活动开展的关键;组织能力是基础性的，可以为档案志愿服务的顺利开展奠定基础，也是其竞争优势的来源;公众支持是保障性的，会直接影响档案志愿服务的辐射范围和执行效果。只有“三圈”完全重叠时活动才能得到有效执行，达到预期效果，反之缺少任何一个“圈”，活动都将无法正常实施。在实践中往往会出现“三圈”不能完全重叠的情况，会形成如图1所示的四个重叠区域[11]，重叠区域的具体含义如表1所示。

2.基本框架的构建。基于“三圈”理论，档案部门开展档案志愿服务活动的前提是判断公共价值、提高组织能力、获取公众支持。为使档案志愿服务的实施效果尽量趋向“耐克区”，避免落入某个要素不全的“怪区”，笔者按图2所示的思路构建档案志愿服务开展模式的基本框架：档案志愿服务活动的公共价值主要从其自身的活动类型和形式上体现，活动类型可划分为常项活动、特色活动、临时活动，活动形式则可划分为线上活动和线下活动;档案部门的组织能力主要从其人员分工和保障措施等方面体现，人员分工可划分为活动组织组、媒体宣传组、项目保障组，保障措施包括规章制度和风险管控两方面;公众对档案志愿服务的支持来自于宣传报道和激励政策，宣传报道可以从文化导向和精神导向两方面着力，激励政策则可以分为精神激励和物质激励。

3.活动流程的构建。为使档案志愿服务开展模式的基本框架更好地指導具体的活动，可以从实践层面上对活动流程进行构建。由于档案志愿服务具有长期性，活动的开展通常不是一次性的，而是不断修正和完善的过程，因此如图3所示的活动流程也是基于整体维度设计。档案志愿服务的活动流程总体上涵盖前期策划、中期执行、后期总结三个环节。这三个环节不是各自孤立的，而是彼此影响、相互制约的，前期策划环节对中期执行和后期总结环节有指导作用，中期执行的效果会影响另外两个环节，后期总结环节则为前期策划和中期执行提供反馈。

前期策划环节应注重志愿平台搭建、活动类型和活动形式的设计，以体现公共价值。档案部门可依托现有的微信公众号平台或搭建专门的档案志愿服务平台，形成集志愿活动发布、志愿者招募、志愿服务证明、志愿服务宣传报道等功能于一体的集成化系统;在设计活动时做好前期调研，对即将开展的志愿服务项目进行可行性分析，对可能出现的突发情况编制应急预案，确定具体活动内容和时间，并积极学习和借鉴其他档案部门和志愿服务机构的先进经验和做法。中期执行环节注重人员分工和制定保障措施，以提升组织能力。该环节的目的是保证活动开展质量，当前我国档案志愿者的主要来源是高校师生，由于档案工作往往具有连续性的特点，可以将全部志愿者划分为长期志愿者和流动志愿者，为长期志愿者建立志愿服务档案，并由长期志愿者对流动志愿者进行业务培训，定期对志愿者进行业务考核以保证活动质量。后期总结环节则注重媒体宣传报道、激励政策实施和意见收集反馈，以争取公众支持。媒体宣传报道可以提高活动影响力，吸引更多志愿者参与;激励政策的实施则可以提高志愿者的积极性和荣誉感;通过收集志愿者的意见，发现活动的不足，进而不断优化活动流程、提升组织能力，可以避免出现档案志愿服务的“内卷化”效应。

三、档案志愿服务开展模式的具体内涵

1.塑造愿景：体现公共价值。丰富的档案志愿服务活动类型和多样的档案志愿服务活动形式既是体现其公共价值的方式，也是提升其公共价值的手段。

（1）丰富活动类型。为便于组织和管理，档案志愿服务的活动类型可划分为常项活动、特色活动、临时活动。常项活动是指档案馆定期开展的长期性、频繁性的活动，例如档案整理、编目著录、数字化扫描等，这些活动可以作为日常性的志愿服务项目由志愿者完成。特色活动是指不同地区的档案馆根据其特色档案开展的短期性、固定性的活动，例如档案展览讲解、社会宣传活动等，这些活动相比较常项活动的筹备时间长、规模大。临时活动是指档案馆与博物馆、图书馆等文化机构或非政府性质的公益机构合作开展的暂时性活动，通过与相关机构合作有利于形成更大的社会效应，进而提升档案志愿服务的公共价值。档案馆、图书馆、博物馆也可以将志愿服务作为切入点，探索融合发展的新路径。

（2）增加活动形式。档案志愿服务的活动形式可划分为线上活动和线下活动。目前，档案馆线下形式的志愿服务活动较多，例如基层档案馆的档案志愿服务活动内容大致分为四类，即日常档案整理、引导讲解、技术支持和社会宣传，开展志愿服务的方式相对传统[12]。除了线下活动外，为适应数字时代的发展要求，也应该探索利用互联网的线上形式的活动，例如，浙江省档案馆充分利用“志愿汇”APP线上进行志愿者招募、签到管理、时间记录等，在提高工作效率的同时为工作创造了便利[13]。线上的档案志愿服务活动目前处于起步阶段，档案部门的实现路径包括网络宣传、网络资源捕获、档案著录、档案编研和档案参考咨询服务五个方面，为保障档案部门网络志愿服务的实现，要建立健全参与平台，创造良好的网络志愿服务空间;建立长效激励机制，培养稳定的网络志愿者队伍;强化全程监管机制，规范网络志愿活动良性开展[14]。

2.夯实基础：提升组织能力。科学、合理的机构内人员分工和完备的档案志愿服务保障措施是档案部门有效提升活动组织能力的途径。

（1）人员合理分工。参与组织档案志愿服务的档案机构人员应做好分工，可划分为活动组织组、媒体宣传组、项目保障组以保证志愿服务活动的顺利实施。活动组织组负责档案志愿服务活动的策划、实施和总结。在前期对活动的可行性进行分析，做好相关人员分工;在中期负责组织活动的开展，对开展情况进行详细记录;在后期对活动效果进行评价，总结其中的问题和不足。媒体宣传组负责在官方微信公众号、微博等媒体上宣传报道，包括对志愿服务活动进行介绍，定期发布活动预告和活动总结信息，及时在线上与志愿者进行互动，也可联系社会媒体对特色活动进行报道，以增加浏览量和提高知名度。项目保障组负责平台搭建，为各组提供技术支持，并负责志愿者的招募、考核和管理，记录每位志愿者的志愿活动信息，定期开具志愿服务证明。各组别的划分是依据活动流程和工作量，其人员配备和职责范围可根据实际情况进行调整，并尽量贴合原有的机构设置，尽量避免出现人员不足或冗余的情况。

（2）完善保障措施。一是编制规章制度。档案机构应编制完成《档案志愿服务活动开展细则》《档案志愿者管理办法》等文件，构建规章制度的大体框架，形成较为完整的制度体系，并全面落实规章制度的要求。按照档案机构各部门的要求，明确活动报备、场地审批、物品报账等具体流程，并做好资料的留存。根据活动开展情况进一步健全规章制度的内容，修改、补充相关条文。确定规章制度监督负责人，致力于具体落实相关要求，形成一定的约束力和硬性要求。二是做好风险管控。在档案志愿服务项目的选择上应注意保密问题，切实做好涉密档案的保密工作;在志愿者的管理上应注意核实其身份，选择品行良好的志愿者，确保其不随意泄露工作内容;还要评估档案志愿者在服务过程中发生意外的风险，加强志愿者权益保障，必要时为志愿者购买保险，关注志愿者的人身安全。

3.紧抓重点：争取公众支持。影响公众参与的档案志愿服务项目的因素包括社会需求、项目主题与内容范围、公众诉求、人员招募与推广方式[15]。为争取公众的广泛支持，可以从宣传报道和激励政策两方面着力。

（1）加强宣传报道。宣传报道应注重文化导向和精神导向。文化导向是指宣传档案文化和历史文化，推动社会档案意识的进一步提升，营造良好的文化氛围。精神导向是指弘扬“奉献、友爱、互助、进步”的志愿者精神，对外展现积极向上、甘于奉献的志愿者形象。档案部门应充分利用自身官方网站、新浪微博、微信公众号等平台，通过建立专题板块的形式报道档案志愿服务活动，可以对活动中涌现出的优秀志愿者、有吸引力的案例进行宣传。除此之外，应积极与社会媒体进行合作，通过大众传媒扩大活动的影响力。档案部门应根据各地区的历史底蕴和馆藏资源，结合自身特色选择宣传点，推动档案志愿服务项目化和品牌化。

（2）推行激励政策。激励政策是与考核制度相结合的，档案机构应建立科学的志愿者考核机制，对于考核不合格的志愿者，应终止合作关系;对于考核优秀的志愿者，应根据激励政策进行奖励。档案志愿服务的激励政策应实现物质与精神相结合的全方位激励，并以精神激励为主。精神激励可采用根据志愿时长给予荣誉称号的方式，并在志愿服务平台上进行公开;物质激励可采用颁发奖状、纪念品等方式。档案志愿服务组织者可以定期举办志愿者联谊会、志愿者表彰大会等活动，加强志愿者之间、志愿者与档案部门间的交流，增强志愿者对档案馆的归属感和对志愿服务的认同感。档案部门应以人为本，根据实际情况实施等级化的激励制度，如对服务时数少的志愿者采取基本的激励手段，对表现突出的志愿者在基本激励手段之外可增加颁发优秀志愿者奖状、提供参与专题培训的机会、获赠纪念品等激励形式[16]。

档案志愿服务是一项具有广阔发展前景的公益性文化事业。档案志愿者与传统的志愿者不同点在于：一是准入门槛较高，只有达到相当文化水平才能胜任档案志愿服务工作;二是非体力劳动，档案志愿者与档案馆开展的志愿服务项目紧密联系，以项目参与者身份进行志愿服务而非传统意义上的体力劳动;三是目的明确，志愿者参与档案志愿服务有很大部分是出于自身的目的，如對历史的兴趣或研究需要等[17]。由于档案志愿者和档案工作的特殊性，加之缺乏相关政策的指导，档案志愿服务活动的广泛开展具有一定的难度，这需要在活动开展的过程中根据档案志愿者和档案机构的特点因地制宜地选择活动开展模式。

本文基于“三圈”理论提出的档案志愿服务开展模式是一次理论结合实践性质的探索，是在普遍认可的公共管理理论指导下的产物，有利于体现档案志愿服务的公共价值、提升档案部门的组织能力、争取社会公众的广泛支持，并进一步推动具有社会性、服务性、文化性的档案工作的发展，形成新时代的志愿服务风尚。

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